fbpx

Business Management Support

Het ondersteunen van de ondernemer bij de activiteiten die horen bij het runnen van het bedrijf.

Daaronder vallen onder andere:

 

  • e-mailbeheer
  • het opzetten van een database
  • artikelen bestellen
  • bewaking van planningen 
  • afspraken met klanten maken
  • klantenservice
  • opzetten van processen
  • online & offline events organiseren
  • contact met leveranciers onderhouden etc.

E-mailbeheer

Het beheren van de e-mail van een ondernemer kan in zijn geheel of deels door een VA uitgevoerd worden. 

1. E-mail opzetten voor beheer door derden
Voordat e-mail door een VA beheerd kan worden, moet de inbox en alle mappen daar wel op ingericht zijn. Als de ondernemer dat niet zelf kan doen, kan de VA dat in overleg met de ondernemer doen.

2. Toegang geven aan de VA tot de e-mail
Omdat daarvoor inloggevens doorgegeven moeten worden, gaat dit het veiligst via een passwordmanager zoals bijvoorbeeld LastPass. Daarmee kan zelfs toegang gegeven worden aan derden zonder dat de inloggevens direct gedeeld worden. De VA kan ook helpen dit op te zetten.

3. Specifieke aanwijzingen met betrekking tot de mail
De ondernemer moet van tevoren wel bedenken welke e-mails de VA kan behandelen, archiveren, deleten, enzovoort en welke e-mails door hemzelf behandeld dienen te worden. Hiervoor moeten duidelijke regels gecommuniceerd worden.

Een voorbeeld van een dergelijke set regels zijn:
• Interviews/pers verzoeken/afspraken > stuur naar PA voor wekelijkse bespreking
• Vragen > indien mogelijk beantwoorden met behulp van document ‘Veel gestelde vragen en hun standaard antwoorden’
• Persoonlijke berichten > laten staan zodat ondernemer ze zelf kan beantwoorden
• Specifieke terugkerende verzoeken > beantwoorden met standaard opgestelde antwoorden
• Verzoeken met betrekking tot aanbod/offertes > stuur naar PA voor wekelijkse bespreking
• Bijzondere berichten > kijk op de lijst van ’toegestane contacten’ en laat die staan om door de ondernemer te worden beantwoord

Hoe specifieker de richtlijnen zijn, hoe makkelijker dit e-mailbeheer door de virtual assistant uitgevoerd kan worden.
Maak ook afspraken over wat te doen met spoedmails en met mails die niet binnen de richtlijnen vallen.