fbpx

Soms sta je aan het begin van een project, maar mis je het overzicht om te weten hoe je dat aan gaat pakken. Waar te beginnen, in welke volgorde en wat gaat dat dan kosten?

In dat geval heb vaak iets aan een Gap analyse, waarin ‘gap’ staat voor een gat dat bestaat tussen wat er nu is en het doel waar je heen wilt. Dit is niet alleen toe te passen op een project, maar ook op een afdeling of zelfs op een heel bedrijf.

Wat is een Gap analyse?

Bij een Gap analyse vergelijk je de huidige situatie met de verwachte of gewenste situatie door het stellen van 3 vragen:

  1. Waar zijn we?
  2. Waar willen we heen?
  3. Hoe gaan we daar komen?

Door het bepalen van de antwoorden op deze vragen, kun je eventueel je bedrijf verbeteren, efficiëntere processen invoeren en winst verhogen.

Vierstaps Gap analyse

Onderstaand vier staps proces is toe te passen op een bedrijf, een afdeling of een project, afhankelijk van de schaal van je focus.

Stap 1 : Bepaal waar je nu staat

Bepaal bijvoorbeeld de huidige staat van je project of bedrijf door te kijken naar de financiën, de klanten, de medewerkers, de producten, et cetera. Afhankelijk van het project, de bedrijfstak en jouw verantwoordelijkheden zijn verschillende variabelen van toepassing.

Stap 2 : Bepaal waar je uiteindelijk wilt zijn

Bepaal dus nu waar je verwacht of hoopt te zijn in de toekomst. Bepaal dit bijvoorbeeld door S.M.A.R.T. doelen te stellen:

Specific = specifiek

Wees heel specifiek en duidelijk in wat je wilt bereiken. Meer klanten? Hang daar dan ook een getal aan. Een hogere omzet? Weet dan precies hoeveel dat moet zijn. Hoe specifieker je bent, hoe beter je je doel voor ogen zult hebben.

Measurable = meetbaar

Probeer wollige taal te vermijden en meetbare doelen te bepalen. Het liefst uit te drukken in een getal.

Achievable = bereikbaar

Ambitie is goed, maar je kunt ook te ver gaan. Het doel dat je stelt moet wel te bereiken en realistisch zijn.

Relevant = relevant

De doelen die je stelt, moeten wel in lijn liggen met de overall doelen die je voor je bedrijf gesteld hebt.

Time-bound = tijdgebonden

Er moet ook een soort tijdslimiet op zitten. Zonder een tijdschema en deadlines is het moeilijker prioriteiten te bepalen.

Stap 3 : Analyseer de gaten

Nu je weet waar je bent en waar je heen wilt, kun je kijken waarom hier een gat tussen zit. Door de ‘5 waaroms’ methode, die werd uitgevonden bij Toyota en daarna werd gebruikt door veel andere bedrijven, kun je hier achter komen. Stel jezelf minimaal 5 waarom vragen met betrekking tot het verschil tussen waar je bent en je wilt zijn en je kunt tot de kern van het probleem komen. En het wordt ook meteen duidelijk waar de gaten binnen jouw project zich bevinden.

Stap 4 : Verzin een plan om de gaten te dichten

Langzamerhand komen we bij de oplossing terecht. Houd dit voor ogen als je verbeteringen doorvoert of nieuwe methodes invoert:

Gebruik wat je geleerd hebt

Val niet terug op oude ideeën of aannames. Gebruik de feiten die uit je Gap analyse zijn gekomen. Baseer elke verbetering op wat je gevonden hebt in de eerste drie stappen.

Bereken de kosten

Hoewel je nu weet wat je moet doen, moet je je ook afvragen of je je dat wel kunt permitteren. Dus moet je gaan rekenen met het budget dat je hebt. Kun je bijvoorbeeld nog geen fulltime kracht inhuren terwijl je dat wel zou willen, dan kan misschien een freelancer de voorlopige oplossing zijn.

Verantwoordelijkheid

Soms duurt het lang voor het doel bereikt is en tussentijds moet er dan wel verantwoordelijkheid afgelegd worden. Breek het gehele project dus in kleinere stappen en zet er deadlines op. Zo blijft de voorgang gewaarborgd. Plaats ook verantwoordelijkheden voor de deelprojecten bij bepaalde personen, dan is het voor iedereen duidelijk wie het aanspreekpunt voor dat onderdeel is. Zo is de voortgang ook beter te volgen en dat werkt motiverend voor iedereen.

Zoals je ziet, kan deze Gap analyse methode op een vrij eenvoudige manier overzicht brengen in een project en de pijnpunten bloot leggen. Zowel op kleine als op grote schaal is deze analyse methode toe te passen, dus aarzel niet om deze manier van project management eens uit te proberen.

Heb jij wel eens op deze Gap analyse manier naar een project gekeken?

Zo nee, welke manier gebruik jij meestal om de stappen naar het projectdoel vast te stellen?

Timeboxing template

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Timeboxing template downloaden!

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: