Virtual Assistant (VA)
Wat is een VA?
Een Virtual Assistant is een zelfstandige professional die vanaf een eigen externe werkplek ondersteuning biedt aan andere ondernemers in de uitvoering van specifieke taken.
Het is een handige toevoeging aan de onderneming en de ondernemer. Een VA wordt vaak ingeschakeld:
- Als de ondernemer geen tijd heeft bepaalde uitvoerende taken te verrichten
- Als de ondernemer geen plezier heeft in het verrichten van deze taken
- Als de ondernemer niet zo goed is in deze taken of helemaal niet weet hoe hij deze taken moet verrichten.
Door slim gebruik van online tools is samenwerken met een VA zeer efficiënt.
- Een VA is op de hoogte van de laatste snufjes
- Een VA werkt er dagelijks mee, dus werkt snel en efficiënt met deze tools
- Een VA kan de ondernemer bepaalde tools aanraden voor een probleem of inefficiëntie binnen zijn bedrijf
Een ander voordeel is dat een VA ingeschakeld kan worden zonder de lasten van een werknemer, zoals het regelen van een werkplek en alles wat daarbij hoort, de sociale lasten en dergelijke. Het gaat hier namelijk om een B2B contract en de voorwaarden daarvan zullen in een onderling gesprek bepaald worden. De meeste VA’s hebben hiertoe een eigen contract en algemene voorwaarden opgesteld.
Wat doet een VA?
Iedere virtual assistant is anders en heeft andere specialismen.
Maar hieronder heb ik de meest voorkomende werkzaamheden van virtual assistants op een rijtje gezet.
Overleg altijd goed met de virtual assistant welke werkzaamheden eventueel gedelegeerd gaan worden en hoeveel ervaring zij daarin heeft. Dit om onaangename verrassingen te voorkomen.
Hoe duidelijker de ondernemer is in zijn vraag naar te delegeren werkzaamheden, hoe preciezer de VA kan zijn over de tijd die dat gaat kosten en welke resultaten er verwacht mogen worden.
BUSINESS MANAGEMENT SUPPORT
E-mailbeheer,
het opzetten van een database,
artikelen bestellen,
bewaking van planningen,
afspraken met klanten maken,
alles regelen rondom de dienstverlening van de klant,
opzetten van processen,
online & ofine events organiseren,
contact met leveranciers onderhouden etc.
MARKETING & SOCIAL MEDIA SUPPORT
Verzenden van nieuwsbrieven,
social media berichten beheren en analyseren,
advertenties inzetten,
website bijhouden,
social media profelen bijhouden,
grafsch design,
productlanceringen,
meedenken in de opbouw van de e-maillijst,
joint-ventures,
SEO,
websiteanalyses etc.
SALES SUPPORT
Contact met potentiële klanten leggen,
vragen beantwoorden in het verkoopproces,
opvolging van offertes,
bestellingen verwerken,
referenties van klanten verzamelen,
klachtafhandeling etc.
COMMUNICATIE SUPPORT
Teksten schrijven en redigeren,
contact met klanten onderhouden,
enquêtes opstellen en afnemen,
reageren op informatieverzoeken,
beheer en planning communicatie-uitingen,
content publiceren, analyseren en optimaliseren etc.
TECHNISCH SUPPORT
Bouwen van webpagina’s,
inrichten en koppelen van tools,
bouwen van een online leeromgeving,
websitebeheer,
automatiseren van handmatige handelingen etc.
FINANCIEEL SUPPORT
Facturatie,
kosten inboeken,
debiteuren- en crediteurenbeheer,
statistieken bijhouden,
budgetbewaking,
btw-aangiftes verzorgen,
bewaken fnanciële planning etc.
Oftewel, alles wat de ondernemer zelf ook doet, behalve de werkzaamheden waarvoor de specialistische kennis van de ondernemer zelf nodig is.
Dit zijn de taken waarvoor de onderneming gestart is en die de onderneming zo specifiek van de ondernemer maakt.
Aarzel ook niet om de VA om werkzaamheden te vragen die misschien niet in dit rijtje of in een rijtje op haar website staan. Mocht zij deze werkzaamheden niet zelf verrichten, dan kent zij ongetwijfeld een collega die dat wel kan.
Synoniemen voor een VA
• Virtual office assistant
• Executive assistant
• Remote assistant
• Personal digital assistant
• Zelfstandig assistent
• Digitale assistent
• Online personal assistant
• En nog veel meer…
Laat je niet afschrikken door een bepaalde titel, maar vraag liever wat iemand precies doet.
Virtual Assistant is een van die verzameltermen, die niet echt duidelijk maken wat het nou is wat iemand aanbiedt.
En het is ook lastig! Zoveel VA’s, zoveel werkzaamheden. Geen twee VA’s zijn precies gelijk.
Afhankelijk van de werkzaamheden die een ondernemer wil delegeren, kan het dus zijn dat hij meerdere VA’s nodig heeft, omdat zij andere specialismen hebben.
Kijk voor de meest voorkomende werkzaamheden van een VA hierboven onder ‘Wat doet een VA?’