Uitstelgedrag is letterlijk het gedrag waardoor je iets uitstelt dat moet gebeuren, vaak omdat iets vervelend is of saai. Vaak laat je je vervolgens afleiden om die taak maar niet te hoeven uitvoeren. Komt dit je bekend voor? Vast wel, want uitstelgedrag ligt bij velen van ons op de loer.

REDENEN VOOR UITSTELGEDRAG

Sommige mensen vertonen meer uitstelgedrag dan anderen. Je kunt namelijk niet constant werken en je de hele tijd concentreren, dus in de pauzes ligt het grootste gevaar. Sommigen nemen een korte pauze en anderen laten zich lekker afleiden en verlummelen zo uren achter elkaar.

De meest voorkomende redenen voor uitstelgedrag zijn:

• Geen motivatie voor het project dat gedaan moet worden
• Niet weten waar je moet beginnen
• Angst voor de uitkomst of om teleur te stellen
• Letterlijk als een berg opzien tegen het project

Soms wordt wel gedacht dat technologie het antwoord is op uitstelgedrag, omdat de verschillende taken zoveel sneller gedaan kunnen worden. Maar alle moderne technologie zorgt er ook voor dat je veel sneller afgeleid bent. Bijvoorbeeld door social media of een gezellige mail of andere boodschap.

“Van uitstel komt afstel!” – Nederlands spreekwoord

GEVOLGEN VAN UITSTELGEDRAG

• Schuldgevoel en schaamte
• Stress, zeker als er een deadline steeds dichterbij komt
• Lagere efficiëntie en daardoor minder focus en minder motivatie
• Boze collega’s/werkgevers/klanten
• Uitstellen wordt een gewoonte

Allemaal heel vervelend, maar er is iets tegen te doen. Kijk maar eens naar onderstaande tips!

“Don’t put off until tomorrow what you can do today.” -Benjamin Franklin

TIPS TEGEN UITSTELGEDRAG

1. Verander je blik op je taken

Zie ze niet als verplichtingen, maar als uitdagingen. De moeite die je moet doen om de taak uit te voeren blijft hetzelfde, maar jouw houding ten opzichte van de taak kun je zelf kiezen. Niet iedere taak is namelijk leuk om te doen, maar probeer het leuke ervan in te zien. Of wees blij als je het succesvol hebt afgesloten. En soms verras je jezelf doordat een taak waar je tegenop zag, toch best leuk blijkt te zijn.

2. Maak van je to-do-lijst een prioriteitenlijst

Maak niet een lange lijst met alle dingen die je nog moet doen, zonder er prioriteiten en/of deadlines bij te zetten. Als ze eenmaal in volgorde van belangrijkheid staan, heb je veel meer overzicht. Dan kun je ook besluiten dat als je bijvoorbeeld de eerste vijf dingen gedaan hebt, jouw dag eigenlijk al geslaagd is. Mocht je er dan meer afkrijgen, is dat een bonus.

3. Wees realistisch

Schat zelf goed in hoeveel taken realistisch gesproken afgemaakt kunnen worden vandaag. Heb je veel afspraken buiten de deur met veel reistijd, zul je minder andere zaken ernaast af kunnen maken. Kijk ook eens of je echt wel alles zelf zult moeten doen. Misschien staan er dingen op jouw lijst die beter overgedragen kunnen worden aan iemand anders.

4. Herinner je doelen

Als je duidelijke doelen hebt geformuleerd over wat je wilt bereiken op de korte, middenlange en lange termijn dan is het veel makkelijker om je te motiveren.

5. Wees niet bang om te mislukken

Vaak wordt een doel bereikt door verschillende dingen te proberen en dus ook in een aantal dingen te falen. Dat is niet erg en dat hoort erbij. Vaak als iets niet lukt ben je gedwongen creatievere en slimmere oplossingen te bedenken.

6. Maak een planning

En dan gaat het niet alleen om welke taak eerst uitgevoerd moet worden, maar ook hoe ingewikkeld zijn ze en hoeveel tijd gaat het me kosten? Moet de taak misschien opgedeeld worden en verdeeld worden over meerdere personen? Probeer geen stappen over te slaan, zodat de taak uiteindelijk volledig en op tijd uitgevoerd is.

7. Stel een deadline

Als je erg veel last hebt van uitstelgedrag, zet dan meerdere deadlines voor deeltaken, ruim voor de uiteindelijke eind-deadline. Die kleinere ‘overwinningen’ helpen als motivatie voor de volgende deeltaak.

8. Maak tijd voor overdenking

Zorg dat je een of twee keer per dag tijd maakt om te overzien en overdenken wat je allemaal al gedaan hebt en wat er nog moet gebeuren. Op die manier ben je bewuster met je werk bezig in plaats van zonder veel nadenken het ene na het andere punt op je to-do-lijst af te werken. Bovendien zijn dit momenten waarop er eventueel iets aangepast zou kunnen worden om de rest van de dag zo efficiënt mogelijk door te komen.

9. Geef jezelf een beloning

Wees blij met wat je allemaal bereikt hebt en beloon jezelf ervoor. Dit verhoogt het zelfvertrouwen en je efficiëntie op de lange termijn.

10. Slaap genoeg

Niemand functioneert goed op te weinig slaap. Zorg voor een regelmatig slaapritme en je dagen worden vanzelf ook makkelijker.

11. Neem pauzes

Neem tussen de taken door en zelfs soms middenin een taak even pauze. Het geeft je soms net de afstand die je nodig hebt om een taak of een probleem beter te beoordelen. Bovendien kun je niet de hele tijd ‘aan’ staan. Geef je hersens regelmatig rust door een korte pauze te nemen, maar spreek wel een maximale tijd met jezelf af!

12. Plan je maaltijden

Net als voor het slapen geldt dat niemand goed functioneert zonder brandstof. Bovendien werk je het beste als die brandstof ook op een regelmatige manier tot je komt. Zorg dus voor regelmatige eet- of snackpauzes, ook weer zonder overdrijven.

13. Houd je bureau opgeruimd

En daarmee bedoel ik ook zonder al te veel afleidingen van dingen die niet met werk te maken hebben en die maar een beetje in het rond liggen. Opruimen en organiseren van je bureau maakt echt een verschil tegen uitstelgedrag. Als alles wat je nodig hebt voor het grijpen ligt en er niets op je bureau ligt wat niet met deze taak te maken heeft, is het enige dat je nog kunt doen je bezig houden met deze taak.

14. Haal verleidingen uit het zicht

Dus sluit tabs die je zouden kunnen afleiden. Werk niet in een ruimte waar een tv staat. Leg je telefoon verder weg of zet hem op stil. Hoe minder je dingen die kunnen afleiden ziet, hoe minder kans dat je afgeleid zult worden terwijl je aan het werk bent.

15. Laat je niet door anderen afleiden

Als je echt iets af moet maken, houd gesprekken met anderen als die niet te vermijden zijn, dan heel kort en zakelijk. Leg eventueel uit dat je echt weer aan het werk moet en maak een afspraak om later uitgebreider te spreken. Laat de mensen om je heen ook weten dat je voor een bepaalde tijd niet gestoord wilt worden om de kans zo groot mogelijk te maken om ongestoord achter elkaar te kunnen werken.

16. Zet je telefoon op stil

Inderdaad, dat had ik hierboven ook al gezegd, maar het verdient zijn eigen punt! De telefoon is tegenwoordig namelijk een van de grootste afleiders en je zult hem waarschijnlijk heel bewust op stil of vliegtuigmodus moeten zetten om er echt niet door afgeleid te worden.

17. Vind je eigen methode

Leuk natuurlijk, al die tips, maar jij moet ermee werken. Kies de tips die je aanspreken en probeer ook een aantal tips waar je nu sceptisch tegenover staat. Wie weet werken ze toch wel! En vind dus jouw manier om zo geconcentreerd mogelijk te werken zonder afleidingen van buitenaf of van binnenin.

18. Geef jezelf niet op je kop

Merk je dat je toch weer uitstelgedrag vertoont, straf jezelf dan niet teveel af. Het is een proces. Je zult langzamerhand merken dat met al deze tips je concentratie vergroot en je steeds meer focus ontwikkelt. Maar gun jezelf de tijd die focus te ontwikkelen en af en toe een terugval hoort daarbij.

19. Schakel een professional in

Dat hoeft helemaal niet een psycholoog of een andere hulpverlener te zijn, tenzij er depressie of grote angsten aan het uitstelgedrag ten grondslag liggen. Maar met de hulp van bijvoorbeeld een virtual assistant kun je al heel veel uitstelgedrag uitsluiten. VA’s kunnen helpen met de planning, met de uitvoering, met het houden aan deadlines en met het scheppen van orde in de chaos.

En nu ben ik wel benieuwd, wat zijn de taken die jij altijd uitstelt? En wat is jouw tip om uitstelgedrag te vermijden?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow mails op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!

En wil je met mij overleggen hoe ik je kan helpen binnen jouw bedrijf, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom of Google Meet afspraak van 30 minuten in mijn agenda.

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: