Als ondernemer wil je niet alleen verschillende dingen in een notitieblok bewaren, maar het ook makkelijk terug kunnen vinden. En als het kan ook informatie doorsturen en zelfs in bepaalde notitieblokken samenwerken. OneNote is voor mij een van de belangrijkste notitie- en bewaarplaatsen voor mijn aantekeningen en nog veel meer. De reden daarvoor is dat het zo enorm flexibel en eindeloos is. Bovendien synchroniseert het allemaal op al je apparaten. Ik gebruik het dan ook zowel zakelijk als privé.
OneNote werkt redelijk intuitief. Je organiseert jouw informatie in één of meerdere Notitieblokken. Zo’n notitieblok is onderverdeeld in Secties (tabbladen) en elke sectie bevat Pagina’s en Subpagina’s. Deze bevatten alle informatie die je verzamelt, opkrabbelt of plakt.
Niet alleen tekst en plaatjes maar ook tabellen, audio, video, links en zelfs bestanden. En omdat OneNote al deze info via OneDrive synchroniseert, heb je op elk apparaat altijd de laatste versie direct binnen handbereik.
——————————————————————————————————————–
Er bestaan meerdere versies van OneNote, waarvan OneNote 2016 en OneNote for Windows10 de belangrijksten zijn. Binnenkort zal OneNote 2016 niet meer ge-update worden. Maar zolang OneNote for Windows10 nog steeds minder mogelijkheden heeft dan OneNote 2016, blijft OneNote 2016 voor mij de belangrijkste versie.
Hieronder zal het dus ook over die versie gaan.
Voor meer over het huidige verschil tussen de twee versies, kun je dit artikel van Microsoft lezen.
——————————————————————————————————————–
De onderverdeling in Notitieblokken, Secties, Pagina’s en Subpagina’s is heel logisch. Maar er zijn ook functies die minder bekend zijn, maar die het wel heel veel handiger in het gebruik maken. Hieronder volgen de 15 meest gebruikte tips & tricks.
1. Webnotities slimmer bewaren
Je kunt in OneNote niet alleen notities typend maken, maar ook schrijvend.
Met de QuickNote (snelle notities) functie kun je bijvoorbeeld ook op je telefoon of tablet even snel iets noteren en het dan later zijn definitieve plaats geven.
2. Samenwerken
Je kunt andere OneNote gebruikers toegang geven tot jouw Notitieblokken of tot een bepaald gedeelte van een blok. Op die manier kun je makkelijk samenwerken in hetzelfde document, tabel of agenda.
3. Agenda
Met behulp van Onetastic kun je onder andere verschillende agenda vormen in je OneNote invoegen. Een jaarkalender, maandkalender (met of zonder takenlijst), wekelijkse kalender en dagelijkse pagina’s. En zo kun je met behulp van de pagina’s en subpagina’s de agenda samenstellen, die het meest geschikt is voor jouw gebruik.
4. Revisies terugkijken
Revisies aan documenten worden opgeslagen en zijn dus ook weer terug te zien. Makkelijk als je, zoals hierboven staat, samenwerkt in eenzelfde document. Dit heet Paginaversies weergeven en is te vinden onder Geschiedenis.
5. Spraaknotities
Je kunt niet alleen geschreven notities maken, maar ook spraaknotities. Dit is met name makkelijk op je telefoon, omdat intypen daar vaak meer tijd kost dan inspreken. De opname wordt bewaard met tijdstip en datum.
6. Gewiste notities terughalen
Heb je per ongeluk een notitie gewist? Geen probleem. Je gaat dan naar Geschiedenis en vervolgens naar Prullenbak voor Notitieblok.
7. Back-up
In OneNote wordt wekelijks een automatische back-up van je notitieblokken gemaakt. Je kunt dit interval ook veranderen of handmatig een back-up maken. Ga hiervoor naar Bestand en kies Opties / Opslaan en back-up maken. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle instellingen die betrekking hebben op het maken van automatisch reservekopieën. Met de knop Nu een back-up maken van alle notitieblokken maak je handmatig een kopie.
8. Notities dokken
OneNote 2016 heeft een handige functie waarbij je notitie helemaal aan de rechterkant van het scherm komt te staan en alle overbodige toeters en bellen verdwijnen. Andere vensters zullen niet over OneNote heen worden geplaatst, zelfs niet wanneer ze worden gemaximaliseerd. Het is vooral handig als je informatie op internet verzamelt. Om een notitie te ‘dokken’, gebruik je de toetsencombinatie Ctrl+Alt+D of ga je naar Beeld / Dokken op bureaublad.
9. E-mails
Wil je de inhoud van een mail bewaren in OneNote? OneNote is in staat om je e-mail te ontvangen, mits je dat betreffende e-mailadres hiervoor toestemming hebt gegeven en het een mailadres is dat is gekoppeld aan je Microsoft-account. Ga hiervoor naar www.onenote.com/emailsettings. Stuur vervolgens vanaf dit mailadres een bericht naar me@onenote.com en de inhoud wordt automatisch als pagina aan het standaard notitieblok toegevoegd onder de sectie Losse notities. Gebruik @[naamsectie] in de onderwerpregel om de inhoud in een andere sectie op te nemen.
10. Notities vanuit Outlook
Gebruik je voor het afhandelen van je e-mail Outlook? Dan zie je onder de werkbalk Start een OneNote-pictogram staan. Wanneer je hierop klikt kun je direct één of meerdere e-mailberichten naar OneNote overzetten. Je zult het OneNote-pictogram overigens op meerdere plekken in Outlook en andere MS Office-toepassingen terugvinden. Vaak krijg je een tooltip te zien wanneer je er met de muis overheen gaat.
11. Koppelingen
Het plaatsen van veel bestanden gaat ten koste van de synchronisatiesnelheid. Het is dus aan te raden om zo veel mogelijk gebruik te maken van Koppelingen. Dit kun je doen met behulp van de toetscombinatie Ctrl+K. Er verschijnt dan een handige pop-up waarin je het webadres kunt plakken, een koppeling kunt aanbrengen naar een andere pagina in één van je notitieblokken en een pictogram waarmee je gewoon kunt bladeren naar bestanden. Je kunt naar Invoegen in de bovenste balk gaan en vervolgens naar Link.
12. Office Lens
Voor Android, iOS en Windows heeft Microsoft de handige gratis app Office Lens ontwikkeld. Dit is een soort scanner waarmee je documenten kunt digitaliseren, waarbij het perspectief automatisch wordt gecorrigeerd. Die scans kun je direct opslaan in één van je OneNote-notitieboeken.
13. Kantlijnnotities
OneNote heeft ook een leuk extraatje: kantlijnnotities. Het zorgt ervoor dat je snel aantekeningen kunt maken, zelfs wanneer je OneNote niet hebt geopend. Gebruik in Windows de combinatie Windows-toets+N en verschijnt een PostIt-achtig notitieblaadje. Gebruik deze toetsencombinatie nogmaals om een andere aantekening te kunnen maken. Alle kantlijnnotities worden automatisch bewaard in de sectie Losse notities van je standaard notitieblok.
14. Doorzoekbare plaatjes
Vind je een plaatje of maak je een screenshot (Windows-toets+Shift+S in OneNote) met hierin tekst die je graag aan een notitie wilt toevoegen? OneNote herkent zelf tekst in afbeeldingen en maakt deze doorzoekbaar. Je kunt dit ook handmatig in gang zetten door met de rechtermuisknop op een in OneNote geplakte afbeelding te klikken en te kiezen voor Tekst in afbeelding doorzoekbaar maken. Slaat OneNote de plank mis? Stel dan een andere taal in.
15. Sneltoetsen
OneNote ondersteunt de standaard-sneltoetsen die je wel kent uit andere Office- en Windows-programma’s. Er zijn ook nog wat sneltoetsen die specifiek betrekking hebben op OneNote. De belangrijkste:
- Ctrl+N Nieuwe pagina onderaan de huidige sectie
- Ctrl+Alt+N Nieuwe pagina onder de huidige pagina
- Ctrl+Shift+Alt+N Nieuwe subpagina
- Ctrl+Alt+] Maak van huidige pagina een subpagina
- Ctrl+Alt+[ Maak van huidige subpagina een pagina
- Ctrl+Shift+M Toon een klein notitievenster
- Ctrl+Shift+E Verstuur pagina als e-mail
- Ctrl+. Maak lijst met opsommingstekens
- Ctrl+/ Maak genummerde lijst
- Ctrl+1 Begin een afvinkbare takenlijst
- Ctrl+2 Maak lijst met belangrijke punten (met ster)
- Ctrl+3 Noteer een belangrijke vraag (voorzien van vraagteken)
Je begrijpt, met zoveel handige mogelijkheden is OneNote niet een simpel notitieblokje, maar een allround hulpmiddel voor het maken, bewaren, doorsturen, samenwerken en ordenen van informatie.
En dan heb ik het nog niet eens gehad over nog een aantal heel specifieke gebruiken van OneNote, als Bullet Journal bijvoorbeeld, of speciaal voor studenten en docenten, of als hulpmiddel bij GTD (Getting Things Done). Maar dat bewaar ik nog even voor volgende blogartikelen.
Gebruik jij ook een digitaal notitieblok? Zo ja, welke dan?
Laat het me hieronder in een commentaar weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype gesprek of stuur even een mail naar info@ef-officemanagement.com