fbpx

Zonder dat je het doorhebt, heb je al best veel dingen binnen je bedrijf die je op een vaste manier en op een vaste volgorde uitvoert. Dat zijn processen en procedures. Zij zorgen voor het verschil tussen een gladjes verlopende en chaotische bedrijfsvoering.

Als je in het begin je bedrijf aan het opbouwen bent, lijkt het niet zo belangrijk om processen en procedures vast te leggen. Je bent namelijk bezig nieuwe klanten te werven, je verkoop te verhopen en je rekeningen te betalen. Maar als je bedrijf groeit, groeit daarmee ook de complexiteit van verschillende processen binnen je bedrijf. Zonder goed doordachte en gedocumenteerde processen en procedures spring je al gauw van hot naar her en raak je de draad al snel kwijt. Dat voelt niet alleen chaotisch voor jou, maar ook voor je klanten en je eventuele medewerkers.

En je zult misschien geneigd zijn een dergelijk project als het beschrijven van processen en procedures uit te stellen, maar hier zijn 5 redenen waarom je nu hiermee zou moeten starten voor al de uitvoerende taken binnen jouw bedrijf.

processen beschrijven - chaos

1.  Het dwingt je over de flow van je bedrijfsvoering na te denken

Als iemand jou vraagt wat de procedure is voor het verkrijgen van een nieuwe klant, kun je hem dan een stap voor stap proces geven? Als je een dergelijk proces uitschrijft, wordt je gedwongen goed naar alle details te kijken en je af te vragen wat je wel en niet zou moeten doen.

2.  Het zorgt voor consistentie in je processen

Een geschreven proces zorgt ervoor dat bepaalde taken altijd precies hetzelfde uitgevoerd worden. Consistentie daarin helpt bij de algemene organisatie en bespaart veel tijd. 

3.  Het maakt het inwerken van nieuwe mensen makkelijker

Stel dat je zelf of een van je medewerkers plotseling ziek wordt. Zou het dan voor een vervanger niet veel makkelijker zijn als alle procedures al helemaal uitgeschreven zouden zijn? Inwerken kost sowieso veel tijd, maar uitgeschreven processen en procedures helpen de inwerktijd te verkorten en onnodige fouten te vermijden. Bovendien zijn deze SOP’s (= standard operating procedures) een naslagwerk voor iedereen binnen het bedrijf.

4.  Het vormt een meetlat voor de uitvoering van taken

Als de verschillende procedures niet uitgeschreven zijn, kun je minder goed aangeven wanneer zij goed genoeg uitgevoerd worden, maar je kunt ook niet meten hoe goed iemand bepaalde taken uitvoert. Als de procedures wel uitgeschreven zijn, is het makkelijker specifieke feedback te geven en aan te geven waar medewerkers op beoordeeld worden.

5.  Het dient als uitgangspunt voor continue verbetering

Als je bedrijf verandert en groeit, dan moeten de verschillende processen ook meegroeien. Nieuwe technologiën zorgen dat bepaalde zaken sneller gedaan kunnen worden. Nieuw aangenomen mensen hebben misschien andere, betere ideeën. Bepaalde processen kunnen misschien nog verder aangescherpt worden. Met uitgeschreven procedures is het makkelijker om te evalueren welke stappen veranderd zouden moeten worden om de flow te verbeteren. 

Zie je door de verschillende processen de procedures niet meer? Begin dan gewoon ergens, bijvoorbeeld bij hoe je het schrijven van de blogs voor je bedrijf doet. Neem in ieder geval allereerst een gebied binnen je bedrijf dat goed loopt en begin daarvan de verschillende procedures uit te schrijven van het begin tot het eind. Dat maakt het makkelijker daarna een gebied aan te pakken dat nog niet zo goed georganiseerd is.

Het vergt wat moeite en tijd, maar het betaalt zich uiteindelijk wel uit!

processe beschrijven - orde

Samenvatting

Het uitschrijven van bedrijfsprocessen:

  1. dwingt je over de flow van je bedrijfsvoering na te denken
  2. zorgt voor consistentie in je processen
  3. maakt het inwerken van nieuwe mensen makkelijker
  4. vormt een meetlat voor de uitvoering van taken
  5. dient als uitgangspunt voor continue verbetering

In een volgend blog zal ik verder ingaan op hoe je dan dergelijke SOP’s schrijft en uit welke onderdelen deze idealiter zouden moeten bestaan. Kijk anders ondertussen ook even naar de hieronder genoemde checklist…

Want welk onderdeel van jouw bedrijf loopt nog niet zo gladjes als zou moeten? En denk je dat het uitschrijven van het verloop van zo’n onderdeel meer helderheid en wellicht oplossingen zou kunnen bieden?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

SOP checklist

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd! Met onder andere deze handige SOP checklist >

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: