Communicatie is in de samenwerking tussen opdrachtgever en virtual assistant een van de belangrijkste dingen. Met name omdat er een fysieke afstand is. Regelmatige, duidelijke communicatie kan ervoor zorgen dat die afstand zo klein mogelijk voelt.
Pas geleden had ik het zelf nog, dat ik waarschijnlijk de deadline voor een eenmalige cliënt niet kon halen, vanwege internet uitval door onweer. Toen ik haar hiervan op de hoogte stelde door een berichtje via mijn telefoon, die gelukkig nog wel werkte, bleek dat de deadline helemaal niet zo hard was en dat het ook best de volgende dag af mocht zijn.
Zo zie je dat met name rondom deadlines communicatie heel belangrijk kan zijn, om stress, teleurstellingen en zelfs boosheid te vermijden. Als deadlines nog verder weg zijn is onmiddellijke communicatie in een dergelijk geval niet direct nodig, tenzij je meer informatie of iets anders van je cliënt nodig hebt.
Met de volgende vijf tips hoop ik dat jullie het beste uit je communicatie met je virtual assistant kunnen halen.
1. Heldere, duidelijke dialoog
Dit geldt natuurlijk voor beide kanten. Hoe duidelijker, hoe minder ruimte voor miscommunicatie. Als er niet genoeg, duidelijke informatie wordt gegeven, laat je ruimte voor onbedoelde fouten. Blijf elkaar ook vragen stellen totdat alles helemaal duidelijk is. Sluit af met een samenvatting van hetgeen afgesproken is, of in ieder geval met een berichtje dat het duidelijk is dat alle informatie is overgekomen.
2. Regelmatig contact
Iedere opdrachtgever zal hier andere behoeften in hebben, maar maak afspraken over hoe vaak en wanneer er precies contact zal zijn. Dit ter controle van wat er al gedaan is, of om onduidelijkheden te verhelderen. Of het nou gaat om een mailtje, berichtje, telefoontje of Zoom afspraak, dit soort contact zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. En zorgt ook voor een betere verstandhouding tussen de partijen.
3. Prioriteiten en deadlines
Het lijkt zo logisch, maar maak afspraken over de verschillende prioriteiten en deadlines. Dit ook weer in het kader van het verhelderen van verwachtingen en duidelijkheid voor iedereen. En omdat VA’s meestal meerdere cliënten hebben, helpt het met het verdelen van het dagelijkse werk.
4. Gebruikmaken van online tools
Er zijn enorm veel online tools die kunnen helpen bij het contact tussen opdrachtgever en VA. Laat als opdrachtgever weten met welke tools jij het liefste werkt, dan past de VA zich meestal wel aan. Mocht je nog geen samenwerkingstools gebruiken, dan kan de VA helpen met het kiezen tussen de vele beschikbare tools, afhankelijk van wat er nodig is voor jullie samenwerking. Veel van deze tools verhogen niet alleen de productiviteit, maar helpen ook bij het delen van documenten en andere informatie, evenals de communicatie tussen de verschillende partijen.
5. Stel procedures op
Dit geldt met name voor de virtual assistant. Voor iedere taak kan zij de handigste volgorde bepalen en zo een vaste procedure creëren. Al die informatie zou ze ook weer in een soort handleiding kunnen zetten, zodat ook de opdrachtgever daarvan kan profiteren. Dit betekent dat de VA vooral in het begin heel veel informatie nodig heeft, waarvan de opdrachtgever misschien in eerste instantie het nut niet inziet. Door duidelijke communicatie kan dit zo snel mogelijk opgehelderd worden en kan er een gezamenlijke werkwijze ontstaan.
Samenvattend zou ik willen zeggen, dat eigenlijk altijd voor communicatie geldt: doe het goed, doe het vaak en doe het op de juiste plaats, op de juiste tijd!
Welk communicatiemiddel gebruik jij het liefst als opdrachtgever of als virtual assistant?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype gesprek of stuur even een mail naar info@ef-officemanagement.com
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
