Een productievere to-do lijst met OneNote lijkt misschien niet zo voor de hand liggend. Maar als jij net al ik een lijstjesmaker bent, dan zul je vast en zeker houden van OneNote. Ik weet dat er heel veel andere apps en programma’s zijn waarmee je to-do lijstjes kunt maken, maar voor mij is OneNote steeds degene waar ik naar teruggrijp.

Dat komt omdat het niet alleen een soort opschrijfboekje is, maar er kan zo ontzettend veel meer mee.

Zelf gebruik ik OneNote zowel zakelijk als privé. Hé, zelfs dit blogartikel schreef ik eerst in OneNote, met alle links erin en met een soort stappenplan ernaast. Bovendien is het blogartikel dan gelinkt naar een lijst waarop al mijn blogs staan.

OneNote heeft ook een hele sterke zoekfunctie, dus zelfs al zou je niet meer weten waar iets staat, dan kun je het altijd terugvinden. Het fijne is ook dat je het op al je apparaten kunt gebruiken en synchroniseren, dus je hebt het altijd bij je.

Ben je nog geen gebruiker van OneNote, maar wil je dat wel? Klik dan even door naar deze OneNote trainingspagina, waar de basisprincipes worden uitgelegd.

En als jij ook je lijsten beter wilt organiseren en een productievere to-do lijst wilt met OneNote for Windows 10, dan heb ik daar 6 slimme tips voor.

1. Tags

In OneNote kun je dingen visueel identificeren met behulp van tags. De meest gebruikte tag is de ‘checkbox’, waarin je dingen met een klik kunt afvinken. Maar er zijn er nog veel meer:

• Gebruik een ster om iets als belangrijk aan te merken
• Gebruik een vraagteken als je meer informatie nodig hebt voordat je iets kunt afvinken
• Je kunt een pijl bij een item zetten om aan te geven dat je verplaatst hebt naar de volgende dag
• Een telefoon kun je gebruiken om aan te geven dat je nog iemand moet bellen

Je kunt ook meerdere tags bij een item gebruiken. En je hoeft niet alleen de tags uit de lijst van OneNote te gebruiken, maar je kunt ook je eigen tags maken.

2. Keyword shortcuts

Er zijn een aantal handige shortcuts die ervoor kunnen zorgen dat je net zo snel je gedachten in OneNote kunt opnemen als dat je ze bedenkt.

Om met een to-do lijst te beginnen, typ Ctrl+1. Alles wat je daarna typt is een checklist item. Gebruik voor de cijfers wel de cijferbalk op je computer; bij mij werkt het in ieder geval niet als ik het numerieke toetsenbord gebruik.

Andere shortcuts zijn:

• Ctrl+2 : een ster
• Ctrl+3 : een vraagteken
• Ctrl+4 : markeert de tekst in geel, om te onthouden
• Ctrl+5 : markeert de tekst in groen, als een definitie

OneNote geeft Ctrl+6 en hoger aan de door jou gemaakt tags, zodra je die maakt.

3. Pagina’s maken van iets op een lijst

Als je iets op je to-do lijst hebt staan, waar je meer informatie over wilt verzamelen, omdat je er bijvoorbeeld een blogartikel over wilt schrijven, kun je er een aparte pagina van maken met een link naar je to-do lijst.

4. Documenten invoegen

Wat heel prettig werkt is dat je documenten direct in OneNote kunt zetten. Je kunt er zelfs in werken en als je het dan weer sluit is ook het oorspronkelijke document op je computer bijgewerkt.

Er zijn 3 mogelijkheden bij het invoegen van documenten:

1. “Upload to OneDrive and insert link” – kies deze mogelijkheid als je een preview wilt laten zien van het document. Een nieuwe kopie van het document wordt in je OneDrive account gemaakt, die in Office online kunt bewerken.

2. “Insert as attachment” – kies deze mogelijkheid als je het document op je computer wilt bewerken. Een nieuwe kopie van het document wordt bewaard op jouw computer in de OneNote EmbeddedFileFolder. Er is geen preview van het document, maar je kunt erop dubbelklikken om het te bewerken zonder dat je met internet verbonden hoeft te zijn.

3. “Insert as printout” – deze optie is als je het document niet wilt aanpassen op zijn oorspronkelijke plaats. Je krijgt een printout te zien van het document en die kunt je aanpassen zonder het oorspronkelijke document te bewerken. Deze veranderingen worden dus ook niet gesynchroniseerd.

Het bewerken van preview documenten werkt alleen met Office documenten. Je kunt andere documenten, zoals PDF’s ook in OneNote plaatsen, maar dan alleen als klikbare thumbnail of printout.

5. Zoeken

Meestal zijn lijsten niet doorzoekbaar. Maar dat is een van de vele voordelen van OneNote. Typ Ctrl+F en zoek wat je maar wilt. Je kunt het zoeken ‘beperken’ tot alle notebooks, het huidige notebook, de huidige sectie of de huidige pagina.

Echt onmisbaar naarmate je steeds meer gebruik maakt van OneNote!

6. Indelen voor meer productiviteit

Voor een echt productievere to-do lijst kun je het best in OneNote gewoon even al die ideeën of dingen die je wilt onthouden uit je hoofd halen en op ‘papier’ dumpen. Dan typ ik alles op een lange braindump lijst en ga die pas later indelen.

Deze indelingen maak ik meestal:

• Per onderwerp
• Per prioriteit of datum

De lijst per onderwerp kun je nog verder opdelen:

• Per prioriteit
• Belangrijke onderdelen taggen met een ster
• Een prioriteiten tabel maken

1. NU – Dit zijn zaken met de hoogste prioriteit. Dingen die echt vandaag moeten gebeuren.
2. LATER – Deze zaken kunnen wel even wachten. Ze mogen vandaag, maar ook later gedaan worden.
3. DELEGATE – Zaken die jij zou kunnen doen, maar die je misschien maar beter door een ander kan laten doen. Omdat dat sneller gaat, omdat jij je tijd nodig hebt, of omdat het niet jouw ding is.
4. NIET – Je hebt van die dingen die maar van dag na dag op je lijstje blijven staan. Kijk er nog eens goed naar. Behalve het nu wel doen of het delegeren, kan het misschien ook gewoon weg.

Met OneNote kun je een productievere to-do lijst krijgen door deze slimmer te gebruiken. Dus door tags, shortcuts, het toevoegen van documenten, links en eventueel een prioriteiten tabel erbij te gebruiken.

Gebruik jij ook een app of programma voor je to-do lijsten?

En heeft die ook deze handige eigenschappen?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!

En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype of Zoom gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: