Inmiddels werken veel mensen al op afstand, of kiezen ervoor om thuis te werken. Verplicht, vrijwillig, door hoge benzineprijzen, uit ecologisch oogpunt, om bij het gezin te kunnen zijn of gewoon, omdat het kan. Iedereen heeft er zijn eigen redenen voor. En omdat dit thuiswerken alleen maar populairder lijkt te worden, is het slim om je een aantal dingen over thuiswerken te realiseren. En misschien wordt het ook tijd om een aantal ‘best practices’ (met jezelf) af te spreken.
Uit een onderzoek bleek namelijk dat 77% van de ondervraagden vond dat zij productiever waren bij het op afstand werken, dan wanneer ze in een kantoor werkten. Uit een ander onderzoek kwam dat 82% van de ondervraagden zich prettiger voelden als zij vanuit huis werkten.
Maar het is niet allemaal rozegeur en maneschijn. Er zitten ook uitdagingen aan het thuiswerken, zoals gevoelens van eenzaamheid, isolatie en ‘er niet bij horen’.
WAT IS WERKEN OP AFSTAND?
Werken op afstand is het online werken vanuit een kantoor elders als norm. Dus niet als tijdelijke uitzondering. En dat kan zowel individueel als met een team zijn.
Een vorm van het werken op afstand is het ‘digital nomad’ zijn. Daarbij wordt er nog een dimensie aan toegevoegd, namelijk het reizen.
Maar dat is niet voor iedereen mogelijk of handig. Dus hierna heb ik het alleen over het werken vanuit een thuiskantoor.
TIPS VOOR WERKEN OP AFSTAND
1. Gelijke monnikken, gelijke kappen
Als je een gemengd team hebt, dus met enkelen die op kantoor werken en enkelen die op afstand werken, doe dan alsof ze allemaal op afstand werken. Dus vergaderingen worden dan vanachter het bureau belegd. Papierwerk wordt digitaal met elkaar gedeeld.
Als je dit namelijk niet doet en je belegd een vergadering op kantoor, met maar een enkeling die de vergadering bijwoont via digitale middelen, geef je eigenlijk aan dat het kantoor het belangrijkst is en de werkers op afstand minder belangrijk. Ook is er dan meer kans dat degenen die op afstand werken vergeten worden bij het delen van informatie.
2. Zorg voor een thuiskantoor met deur
Als je altijd op afstand werkt moet je echt een apart kantoor thuis hebben, die je ook als kantoor kunt inrichten, waar je je spullen kunt laten liggen. En met een deur die dicht kan, zodat je je kunt isoleren van de rest van het huis. Dit is ook veel beter voor je concentratie.
Natuurlijk kun je tijdelijk in de keuken, de woonkamer of op het terras gaan zitten werken, maar de norm zou je thuiskantoor moeten zijn.
3. Zorg voor de juiste tools
En dan heb ik het niet alleen over een goede internetverbinding (hoewel dat wel héél belangrijk is). Maar ook over een projectmanagement tool, een tool om op afstand te vergaderen, communicatie tools, enzovoort. Ieder team heeft zijn eigen behoeftes en dus zijn eigen tool set. Zorg ook voor regels en vaste gebruiken rondom deze tools, zodat iedereen ze op dezelfde manier gebruikt.
4. Communiceer
Communicatie is altijd belangrijk, maar als iedereen op afstand werkt is het moeilijker te peilen of alle communicatie ook werkelijk aangekomen en geconsummeerd is. Zorg dat er regels zijn over het reageren op bepaalde manieren van communicatie, zodat het duidelijk is hoe en wat.
5. Plan ‘live’ bijeenkomsten indien mogelijk
Naast al dat online werk is het ook belangrijk elkaar in het echt te ontmoeten. Als dat niet mogelijk is, door de afstand bijvoorbeeld, plan dan regelmatig bijeenkomsten via tools als Teams of Zoom.
6. Beperk tijd zones
Het is belangrijk om zowel met je team als met je cliënten in ieder geval deels in dezelfde tijdzone te zitten. Zowel voor de bijeenkomsten genoemd in punt 5, als voor het altijd ‘live’ kunnen bereiken van een teamlid of een cliënt tijdens zijn of haar werkdag.
PRODUCTIVITEIT EN WERKEN OP AFSTAND
Werken op afstand gaat zeker over werken en niet over lekker thuis rondhangen en uitslapen. Om ervoor te zorgen dat je tijdens het thuiswerken productief bent en blijft, nog een paar tips.
7. Ken je eigen productiviteit
Ben je iemand die ’s ochtends productiever is? Kun je je lang concentreren of niet? Heb je veel terugkoppeling nodig? Allemaal zaken die handig zijn om van jezelf te weten als je je eigen werkschema moet maken. Pas je werkdag aan je eigen productiviteit aan, stel je eigen prioriteiten en je zult uiteindelijk meer gedaan krijgen met minder moeite.
8. Stel je grenzen
Probeer je persoonlijke leven en je werk niet teveel in elkaar te laten overlopen. Dus werk niet tijdens familietijd en doe niet het huishouden tijdens werktijd. Daarom is een thuiskantoor ook zo belangrijk.
9. Optimaliseer je omgeving
Werk je liever op een leeg bureau of liever in een georganiseerde chaos? Werk je liever bij een raam of met een lamp boven je bureau? Zorg dat je je thuiskantoor zo inricht dat je prettig kunt werken. Een van de grote voordelen van het werken op afstand en het hebben van een thuiskantoor!
Maar er zijn ook mensen die regelmatig sociaal contact nodig hebben om productief te zijn. Die werken waarschijnlijk prettiger minstens een aantal uren per dag in een co-working ruimte. Anderen sluiten ze het liefst op in hun thuiskantoor en moeten bewust afspraken buiten de deur maken om af en toe nog eens buiten te komen. Ken jezelf en pas je omgeving aan!
Op afstand werken hoeft niet afstandelijk te zijn. Met de moderne middelen heb je snel contact met iedereen en je hebt dan de keuze of dat schriftelijk, via audio, via visio of ‘live’ is. Je kunt qua tijd, plaats en manier zelf kiezen hoe je werkt en met wie je werkt.
Daarnaast is het, in ieder geval voor mij, de meest handige manier om mijn gezinsleven met mijn werk te combineren!
En vertel eens, werk jij al op afstand?
En is dat dan af en toe of permanent?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Timeboxing template downloaden!
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
