Op een gegeven moment wordt het automatiseren van diverse workflows binnen je bedrijf onoverkomelijk. Je bedrijf groeit, je kunt niet alles zelf doen, je verzamelt een team om je heen, maar zij raken het overzicht ook een beetje kwijt. Te veel handmatige taken vallen tussen de wal en het schip. Workflow automatisering zorgt er dan voor dat de workflow weer soepel gaat lopen. Niets wordt meer vergeten, overgeslagen of half gedaan. En iedereen krijgt zijn werk automatisch voorgeschoteld. Hoe krijg je dat voor elkaar?
WAT IS WORKFLOW AUTOMATISERING?
Workflow automatisering maakt repetitieve taken makkelijker door processen die je eerst handmatig deed, nu automatisch te doen. Meestal doe je dat via een bepaalde software. Het wordt vaak gebruikt voor project management, om handmatige gegevensinvoer te verminderen en om taken te automatiseren, zodat werk sneller gedaan of gedelegeerd kan worden.
Je kan bepaalde taken of zelfs volledige workflows automatiseren. Of het nu semi-automatisch of volledig geautomatiseerd wordt, dit proces versnelt de manier waarop je je werk gedaan krijgt.
VOORBEELD VAN HET AUTOMATISEREN VAN TAKEN IN CLICKUP
De makkelijkste automatisering in je workflow is om een “wanneer dit gebeurt, voer dan deze actie” in te stellen in je taak management programma (ClickUp, Trello, Asana, Monday, et cetera).
Aan de andere kant kan je met automatiseringssoftware informatie toevoegen, beheren en visualiseren. Je kan bijvoorbeeld de status van een taak of de tijd die aan de taak is besteed, opslaan en die informatie bijwerken terwijl je het werk doet.
Dat is hoe projectmanagers of teamleiders in ClickUp bijhouden wat er met jouw project aan de hand is. Bovendien maakt workflow automatisering tijd en middelen vrij. Denk hierbij aan minder werkuren en minder kosten voor projectbudgetten.
Want wat heeft het voor zin om zelf bepaalde zaken uit te voeren, als software het kan doen? En dat meestal beter en sneller kan doen ook nog. Het enige dat je hoeft te doen, is de sets met regels en de procedures te definiëren die deze workflows automatiseren.
VOORDELEN VAN WORKFLOW AUTOMATISERING
Zelfs heel simpele repetitieve handmatige taken kunnen tijd en de middelen van je team te verspillen. In plaats daarvan zou je workflow automatisering kunnen inzetten om routinematig, voorspelbaar en gepland werk dat je elke dag doet, aan te pakken.
Het probleem is namelijk dat veel van deze taken simpel zijn en ongetwijfeld tijdrovend, maar ze zijn ook foutgevoelig. Bovendien kunnen ze invloed hebben op het hele bedrijfsproces. Workflow automatiseringstools beperken de risico’s die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer en bieden nog veel meer andere voordelen.
Laten we eens kijken naar de grootste voordelen wanneer je workflow automatisering daadwerkelijk gebruikt. En ook hoe ClickUp je hierbij kan ondersteunen.
1. Verhoogde productiviteit met minder middelen
Geautomatiseerde taken en workflows nemen minder tijd in beslag. En je hoeft taken niet meer handmatig door de workflow te verplaatsen. Automatiseringen wijzigen bijvoorbeeld de status, toegewezen persoon of vervaldatum, afhankelijk van vooraf door jou gedefinieerde regels.
Door workflow automatisering vergeet je bijvoorbeeld niet langer om een klant te factureren, wat tijd bespaart voor iedereen. In plaats daarvan dien je de factuur automatisch in terwijl iedereen zich richt op ander werk.
Met workflow automatisering kan je ook meer gedaan krijgen met minder moeite, zodat je productief blijft. Het is eenvoudig om zaken te automatiseren, zoals het toewijzen van werk aan freelancers, het onboarden van nieuwe teamleden en het verstrekken van bepaalde documenten aan teamleden.
ClickUp: Zet de processen in jouw bedrijf op met het proces- en proceduresjabloon. Dit geeft de taken aan die je moet doen om een geautomatiseerd procesdocument te maken! Bovendien kun je met de functie Whiteboards visualiseren hoe verschillende processen met elkaar verbonden zijn en samenvloeien, zodat je een gestroomlijnde en efficiënte workflow kunt maken.
Wil je processen binnen je bedrijf optimaliseren en standaardiseren? Het proces- en proceduresjabloon is gemaakt om je door de noodzakelijke stappen te leiden om een uitgebreid en dynamisch procesdocument te maken.
2. Verbeterde samenwerking, zichtbaarheid, communicatie
Met workflow automatisering kunnen teamleden elkaars werk bekijken en zich bewust worden van individuele bijdragen aan het project. Deze zichtbaarheid verkleint de kans om op elkaars tenen te trappen en dingen dubbel te doen.
Bovendien creëert het de mogelijkheid om commentaar te geven op taken of om hulp te vragen. Daarom voorkomt workflow automatiseringssoftware hiaten in de communicatie. Het vraagt om input van de juiste persoon op het juiste moment en logt de berichten zodat je ze later kunt volgen.
ClickUp: Zet opmerkingen om naar ClickUp-taken of wijs ze toe aan bepaalde personen om gedachten direct om te zetten in actie-items.
Identificeer knelpunten in de communicatie sneller door e-mail te vermijden voor eenvoudige taken. Wijs opmerkingen toe aan gebruikers om ervoor te zorgen dat ze je opmerking zien en markeer deze als voltooid nadat ze hebben gereageerd.
Bovendien ondersteunt workflow automatiseringssoftware zowel interne als externe communicatie. Je kunt bijvoorbeeld je team coördineren, contact opnemen met klanten en werk toewijzen aan freelancers met geautomatiseerde projectmanagement communicatie.
3. Meer verantwoordelijkheid
Door taken automatisch toe te wijzen aan teamleden, wordt de verantwoordelijkheid voor hun deel van de workflow duidelijk. Met workflow management kun je de voortgang van taken bijhouden en tijdig actie ondernemen om te voorkomen dat je deadlines mist.
Bovendien verbeter je met dashboards en KPI’s de prestaties van je workflows continu, waardoor efficiëntere projectmanagement systemen ontstaan. En alsof dat nog niet genoeg is, helpt workflow automatiseringssoftware je bij het identificeren en oplossen van knelpunten in uw bedrijfsproces.
Over het algemeen vinden mensen repetitieve taken saai en vermoeiend. En dat kan op den duur tot een burn-out leiden. Dit soort taken zorgt er ook voor dat mensen meer bezig zijn met doelgericht en zinvol werk.
ClickUp: Haal het meeste uit je workflows met whiteboards met de stroomdiagramsjabloon van ClickUp.
Workflow automatisering bestrijdt effectief de impact van repetitief werk op de werklust van teamleden, omdat ze weten wat er daarna komt en wie de leiding heeft over de taak die voor handen is. Maak stroomdiagrammen in Whiteboards om een duidelijk pad in je workflow management aan te geven. Daardoor blijven je teamleden langer en fijner werken, wanneer je vertrouwt op zo’n visuele workflow automatiseringstool.
4. Effectieve klantenservice
Het automatiseren van antwoorden op vragen van klanten is één van de opties voor een goede klantenservice. En workflow automatisering is uitstekend geschikt voor het bieden van snelle en gepersonaliseerde klantenservice. Hierdoor zullen je klanten zich tevreden voelen en jouw merk waarderen.
ClickUp: Leg belangrijke informatie van je klanten vast met een ingebouwd formulier om klantenservice en feedback bij te houden.
Wil je de hulp aan klanten optimaliseren met workflow automatisering? Gebruik dan het sjabloon voor klantenservice zodat je, indien nodig, een systeem met twee niveaus kunt instellen. Een met een eerstelijns ondersteuningsteam en een gespecialiseerd team voor het afhandelen van escalaties.
Deze aanpak zorgt ervoor dat klantenservice vragen efficiënt en effectief worden afgehandeld en dat ook de meest complexe vraagstukken de aandacht krijgen die ze nodig hebben. Daarnaast kun je dit ClickUp sjabloon makkelijk aanpassen om alle informatie vast te leggen die jouw team nodig heeft.
5. Lagere kosten en/of onverwachte uitgaven
Kostenbesparing is een positief neveneffect van efficiënt workflow management. Wanneer je de productiviteit verhoogt door handmatige taken te verminderen, lever je producten van hogere kwaliteit. Geoptimaliseerde workflows verlagen ook de kosten door het personeelsverloop te verminderen en, zoals gezegd, efficiënte klantenservice te bieden.
Daarnaast is het gebruik van workflow automatiseringssoftware essentieel om ook budgetfouten te beperken!
ClickUp: Krijg een overzicht op hoog niveau van het budget van je project, terwijl je taken en statussen beheert in het project management budget sjabloon.
Houd efficiënt toezicht op en bewaak de voortgang van je project met dit sjabloon van ClickUp. Dit eenvoudige projectmanagement sjabloon stelt je in staat om makkelijk de projecttijdlijn bij te houden. Je kunt ook de status van de verschillende activiteiten zien, zodat je op de hoogte blijft van je budget.
VOORBEELDEN VAN WORKFLOW AUTOMATISERING
Geautomatiseerde workflows toepasbaar in meerdere industrieën. En dit zijn een paar automatiseringsvoorbeelden:
IT: wachtwoord resetten, nieuwe gebruikersaccounts aanmaken, software-implementatie, back-upbeheer, software-installatie en IT-servicedeskbeheer
Gezondheidszorg: maken van dienst- en oproepschema’s, opname van patiënten, ontslag van patiënten en overdracht van patiëntendossiers
Boekhouding en financiën: facturering, salarisadministratie, onkostengoedkeuring, onkostenvergoeding en budgetgoedkeuring
Juridisch: contractbeoordelingsbeheer en contractgoedkeuring
Bankieren: rekening aanmaken en goedkeuring van leningen
Marketing: beheer van e-mailmarketingcampagnes en postplanning op sociale media
Verkoop: goedkeuring van offertes, beheer van verkooppijplijnen en planning van verkoopvergaderingen
Human resources: screening van sollicitaties, wervingscommunicatie, het maken van nieuwe werknemersrecords, onboarding van werknemers, offboarding van werknemers, bijwerken van werknemersdossiers, goedkeuring van urenstaten, beheer van enquêtes over werknemersbetrokkenheid, goedkeuring van betaalde vrije tijd, goedkeuring van reisaanvragen en verzending van jaarlijkse belastingformulieren
Klantenservice: onboarding van klanten, klantenservicebeheer en beheer van klanttevredenheidsonderzoeken
Behalve dat workflow automatisering dus eigenlijk onontbeerlijk is bij groei en het streven naar efficiëntie binnen je bedrijf, kun je ook zien dat ClickUp hierbij op allerlei fronten bij kan helpen.
Wat is binnen jouw bedrijf de eerste workflow die jij wilt automatiseren?
En met welke tool denk je dat te gaat doen?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
En wil je hulp bij het maken van automatiseren van een workflow binnen jouw bedrijf (met ClickUp of met een andere tool), maak dan een afspraak van 30 minuten in mijn agenda voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek met mij over dit of over een ander onderwerp.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
