fbpx

Delegeren is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je begint als zzp’er of relatief kleine ondernemer. Maar bedenk ook, dat je niet alles alleen kunt doen, hoe hard je ook bereid bent te werken. Er zijn maar zoveel uren in de dag en je helpt niemand, als je jezelf overspannen werkt. Daar staat tegenover dat je maar een beperkt aantal mensen per dag kunt helpen, omdat er nog zoveel meer komt kijken bij het runnen van een bedrijf.

Maar als het je nou eens zou lukken om deze limieten een beetje op te rekken, dan zou je bedrijf ook succesvoller kunnen zijn!

De meest bekende oplossing is delegeren. Als je dit op een goede manier doet, kun je snel een sterk team om je heen verzamelen, waarmee je samen de meeste uitdagingen aan zult kunnen. Daarom is delegeren een vaardigheid die je zo snel mogelijk goed zou moeten leren beheersen!

WAAROM DELEGEREN?

Sommige ondernemers zullen niet willen delegeren, want het vergt namelijk nogal wat werk van tevoren en daar hebben ze geen zin in. Verder redeneren ze, dat ze die werkzaamheden zoveel sneller en beter zelf doen, dat delegeren niet logisch lijkt. Maar bedenk je dan, zijn die werkzaamheden mijn (dure) tijd wel waard?

En hoewel oppervlakkig gezien het makkelijker is sommige dingen zelf te blijven doen dan het aan iemand anders uit te leggen, zijn er twee redenen waarom je die taak beter kunt delegeren:

1. Jouw tijd is waarschijnlijk beter besteed met het ontwikkelen van de strategie en het bedenken van nieuwe ideeën, dan met de uitvoering van die ideeën.

2. Door anderen in het project mee te nemen, stimuleer je en ontwikkel je hun vaardigheden. Deze vaardigheden kunnen nu vaker ingezet worden in vergelijkbare projecten. Zo kunnen steeds meer projecten gedelegeerd worden, met steeds minder directe betrokkenheid van jezelf.

Het delegeren zorgt ervoor dat je eigen tijd en beste vaardigheden zo optimaal mogelijk ten behoeve van je bedrijf ingezet kunnen worden. En bovendien helpt het de mensen binnen je team te groeien en hun volle potentie te bereiken en die in te zetten binnen jouw bedrijf.

delegeren - whiteboard

WANNEER DELEGEREN?

Succesvol delegeren is een win-win situatie. Maar dat betekent niet dat je maar alles kunt delegeren. Stel jezelf deze vijf vragen om te bepalen of delegeren nu handig is:

  • Kan iemand anders deze taak overnemen? Of is moet je dit echt zelf blijven doen?
  • Draagt de overdracht van deze taak bij tot de groei en ontwikkeling van die andere persoon? En heb ik die vaardigheden nodig binnen mijn bedrijf?
  • Komt deze taak vaker terug, in deze vorm in de toekomst?
  • Heb je genoeg tijd om deze taak op een efficiënte manier over te dragen? Er moet tijd zijn voor training, voor vragen en antwoorden, voor de mogelijkheid de voortgang te controleren en eventueel fouten te verbeteren.
  • Is dit dus een taak die ik zou moeten delegeren?

Als je op een aantal van deze vragen ‘ja’ kunt zeggen, dan zou je deze taken heel goed kunnen delegeren.

Nog twee factoren om in de gaten te houden met betrekking tot delegeren of niet:

1. De tijdlijn of deadline van het project: hoeveel tijd staat er voor deze taken? Is er tijd om het eventueel over te doen? Wat zijn de consequenties als het project niet op tijd af is?

2. Jouw verwachtingen of doelen voor dit project: hoe belangrijk is het resultaat voor jou en jouw bedrijf? Is ‘goed’ goed genoeg? Hoe erg is een eventueel falen?

Er is namelijk nooit een garantie dat het delegeren altijd helemaal goed gaat. Daarbij kan de oorsprong daarvan trouwens aan beide kanten liggen.

delegeren - uitleg

AAN WIE DELEGEREN?

Mocht je verschillende taken bijvoorbeeld aan een virtual assistant willen delegeren, overweeg dan het volgende:

1. De ervaring, kennis en kunde van de VA; heeft ze de tijd en hoeveel training is er nodig?

2. De werkstijl van de VA: hoe onafhankelijk kan de VA werken? Hoe liggen haar doelen met betrekking tot dit project?

3. De huidige hoeveelheid werk van de VA: heeft ze tijd voor dit werk? En heeft ze tijd voor eventueel meer werk?

In het begin neemt een gedelegeerde taak  meer tijd in beslag dan wanneer jij het zou doen. Dit is normaal. Jij doet dit al jaren en deze VA doet het misschien voor het eerst. Maar al snel zal een competente VA dit tijdsverschil verminderen. En doordat zij op de hoogte is van de laatste werkwijzen en tools, kan zij het misschien mettertijd wel handiger en sneller doen.

Natuurlijk is dit nog niet alles over delegeren, dus binnenkort zal ik in een vervolgblog nog meer vertellen. Onder andere over hoe je dan kunt delegeren.

Delegeer jij taken naar een virtual assistant?

En zo niet, welke taak zou jij graag willen uitbesteden?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Vragenlijst voor je potentiële VA - cover

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina.

Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, met daarin onder meer deze Vragenlijst voor je Potentiële VA!

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: