EEN LEAD OPVOLGEN MET CLICKUP

Super! Er is iemand geïnteresseerd in jouw bedrijf en in jouw aanbod. Maar wat nu?

Van tevoren zou je een plan moeten hebben klaarliggen over wat er met die potentiële klant gaat gebeuren en hoe je die tot klant gaat maken, oftewel het lead opvolgen. Maar ook hoe je ervoor zorgt dat dit soort taken niet verdwijnen tussen jouw goede wil en de waan van de dag. Dat betekent dat je een duidelijk proces moet hebben en dat je gegevens van die klant bij zult moeten houden. Want je kunt niet alles onthouden van een (potentiële) klant als je daarnaast nog je bestaande klanten en andere potentiële klanten spreekt. Dus hoe ga je dit allemaal stroomlijnen?

Allereerst met een goed overzicht

Het maakt niet zoveel uit waar je het in bijhoudt, als je het maar bijhoudt.

Wat vooral belangrijk is, is om te weten in welke fase de lead zich in het verkoop/werfproces bevindt. En dat je dit dus kunt aangeven en veranderen in het programma waarin je werkt.

Daarnaast moet er iemand verantwoordelijk zijn voor deze lead. In een klein bedrijf ben je dat zelf, maar sommige stappen worden misschien in een groter bedrijf door anderen gedaan. Dat moet in ieder geval duidelijk blijken.

Daarnaast staan natuurlijk alle gegevens van de lead en de afspraken die er eventueel gemaakt zijn, in het programma dat je gebruikt.

Wacht niet te lang

Als de lead interesse toont, een vraag heeft of als je een afspraak gemaakt hebt, zorg dan dat het opvolgen van de lead op tijd gebeurt. Door zo spoedig mogelijk te antwoorden, het in te plannen in je agenda of door reminders in je CRM programma bijvoorbeeld. Snelle opvolging van leads geeft veel meer succes, omdat de potentiële klant zich zoveel meer gewaardeerd en gevalideerd voelt.

Effectief een lead opvolgen

Negen van de tien keer zal de opvolging uit een gesprek bestaan. Of dat nou via Zoom is, zoals in mijn geval, of in een persoonlijke ontmoeting, je zult maatwerk moeten leveren. Ondanks dat er vaste punten besproken moeten worden, zul je het gesprek ook moeten laten afhangen van je gesprekspartner. Een mitrailleur aan vragen komt niet echt prettig over, terwijl het inweven van vragen in een vloeiend gesprek vaak veel beter werkt.

Eindig het gesprek altijd met een samenvatting en met een vervolgafspraak. Dat hoeft niet weer een gesprek te zijn, maar dat kan ook een offerte zijn of antwoorden op vragen die de potentiële klant heeft.

Bovenstaande zaken zoals het goede overzicht en het tijdig en effectief opvolgen kunnen heel goed in een CRM programma. En je weet, mijn favoriet hiervoor is en blijft ClickUp. Hieronder zal ik je laten zien hoe een CRM in ClickUp kan worden ingericht en gebruikt.

1. Opzet van je CRM

ClickUp heeft een hierarchisch systeem en dus begin je het opvolgen van een lead binnen een CRM (client relationship management) in de ‘space’ van je bedrijf. Daar begin je een ‘list’ die je CRM of iets dergelijks noemt. Binnen die lijst maak je statussen aan die je lead gaat doorlopen, dus prospect, eerste contact, kennismakingsgesprek, offerte verstuurd, follow up en als laatste twee ‘gesloten – klant’ en ‘gesloten – geen klant’.

Je kunt daarna je ‘view’ aanpassen, afhankelijk hoe je het liefste werkt. Mensen die van Trello komen, werken waarschijnlijk het liefste in Kanban. Maar ik heb mijn lead tracker het liefst als tabel.

2. Data velden

Er zijn natuurlijk een flink aantal data die je van deze nieuwe potentiële klant wilt bijhouden. Deels zal dit per bedrijf anders zijn, maar er zijn ook een aantal algemene velden.

De bedrijfsnaam en de persoon die dat bedrijf vertegenwoordigt, de deadline voor de volgende stap (bijvoorbeeld de offerte), de verantwoordelijke staan allemaal standaard in ClickUp. Daarnaast kun je nog een aantal ‘custom fields’ aanmaken:

Lead source: waar komt de lead vandaan? Je kunt een drop-down veld aanmaken met een aantal mogelijkheden als: website, social media, event, referral, enzovoort.
Contact informatie: niet alleen de bedrijfsnaam en de vertegenwoordiger van dat bedrijf is belangrijk, maar ook wat de rol is van die vertegenwoordiger. Ook daar kun je een drop-down veld voor aanmaken met de meest voorkomende rollen.
Budget: om te weten over welk bedrag je het hebt met deze lead, kun je een ‘money field’ aanmaken om het geldbedrag aan te geven die deze lead vertegenwoordigt.
Aanbod: in welk aanbod heeft deze lead interesse? Met een ‘labels field’ kun je meerder mogelijkheden per lead aangeven.
Vertrouwen: hoeveel vertrouwen heb je erin dat deze lead ook klant wordt? Met een ‘rating field’ kun je dit door middel van sterren aangeven.
Reden geen klant: heel belangrijk natuurlijk, wat is de reden dat deze lead geen klant is geworden? Je kunt hiervoor weer een ‘labels veld’ aanmaken met verschillende veel voorkomende redenen, of een tekst veld maken, zodat je het per keer zelf kunt invullen.

3. Data overzicht op een dashboard

Het dashboard is een fijne functie, waar je door middel van widgets van alles m.b.t. lead opvolgen bij elkaar kunt zetten. Omdat dit per bedrijf heel verschillend kan zijn, zal ik hier niet verder op ingaan. Maar hier is in ieder geval een voorbeeld van hoe het eruit zou kunnen zien:

4. Communicatie met klanten

Er zijn verschillende manieren waarop je in ClickUp met (potentiële) klanten kunt communiceren.

Als GUEST kun je ze uitnodigen binnen een bepaalde folder, lijst of taak
Met PUBLIC SHARING kun je openbaar maken wat jij op dat moment nodig acht
De FORMS functie laat je informatie verzamelen door middel van formulieren, waarvan de uitkomst weer gebruikt kan worden binnen ClickUp
EMAIL IN CLICKUP is de nieuwste functie van communiceren: zowel versturen en ontvangen van mails is nu ook mogelijk

Daarnaast kun je door automations in te stellen jezelf of een ander reminders geven, statussen laten aanpassen of bijvoorbeeld een bepaalde taak aan iemand toewijzen. Dat zorgt ervoor dat het hele proces soepel verloopt en er niets en niemand vergeten wordt.

Binnen ClickUp kun je bovendien kiezen voor een aantal CRM templates gebaseerd op bepaalde soorten bedrijven. En je kunt allerlei data ook nog uit heel veel andere programma’s die je bedrijf gebruikt halen door de vele integraties die mogelijk zijn met ClickUp.

Mocht je op zoek zijn naar een all-in-one CRM/project management/sales programma, dan zou ik eens naar ClickUp kijken. Er is zelfs een ‘voor altijd’ gratis versie, dus waarom zou je het niet proberen?

Hoe is het beheer van (potentiële) klanten geregeld binnen jouw bedrijf?
En heb je hiervoor wel eens aan ClickUp gedacht?

Laat het mij in een commentaar hieronder weten!

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.

En wil je hulp bij het opzetten van een CRM in ClickUp, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom afspraak van 30 minuten in mijn agenda.