Zou het niet fijn zijn als je een systeem hebt, zodat je altijd systematisch kunt werken in plaats van constant brandjes te blussen? Want nu je bedrijf gegroeid is, je freelancers hebt aangenomen, ben je niet minder, maar alleen maar meer gaan werken. Want ondanks het delegeren ben je drukker dan ooit en lijkt er nooit een einde te komen aan je to-do lijst.
Het goede nieuws is, dat dit een fase is die je even door moet. Maar net als Tim Ferris (auteur van de ‘4-Hour Work Week’), Richard Branson (Virgin) en Ray Kroc (oprichter McDonalds) zul je erachter komen dat je doorbraak zal komen uit systemen.
WAAROM SYSTEMEN?
Om echt door te groeien heb je dus systemen, processen en procedures nodig. Die systemen kunnen heel veel dingen, maar twee belangrijke zaken zijn hierbij:
- Systemen zorgen voor meer efficiëntie, helpen je bedrijf sneller te groeien en dus meer omzet te maken!
- Systemen zorgen dat je uit de dagelijkse operationele bezigheden kunt stappen en geven je dus de vrijheid om ‘aan’ je bedrijf te werken, in plaats van ‘in’ je bedrijf.
Let op: systemen en processen zijn niet hetzelfde! De systemen geven de manier aan, dus WAT. En de processen zijn de uitvoering van die manier, dus de HOE.
WIE GAAT DIE SYSTEMEN BOUWEN?
Nou, jij niet als CEO van je bedrijf, laat dat duidelijk zijn! Systemen, processen en procedures kunnen het best beschreven worden door de gebruikers. Maar niet zo maar, maar wel met bepaalde handvaten.
Hierna volgt het proces voor het documenteren en optimaliseren van bedrijfssystemen (ook wel: procedures, processen, SOP’s genoemd) voor maximale efficiëntie.
Door dit systeem te volgen en te modelleren, kan elk teamlid een voltooid systeemdocument produceren. Dit document is een uitstekend voorbeeld van een voltooid systeem – van het overzicht, tot de structuur, tot de opmaak. Dat wil niet zeggen dat jouw systemen aan deze standaard zullen voldoen vanaf eerste concept, maar het is er eerder een om naar te streven. Systemen hebben vaak tijd nodig om te rijpen bij regelmatig gebruik en voortdurende verbetering.
Elk teamlid binnen een organisatie kan documenteren, verbeteren en anderen leren hoe ze taken binnen hun rol kunnen voltooien. Dit creëert bedrijfsefficiëntie en nieuwe kansen voor elk teamlid.
10 STAPPEN PLAN OM EEN SYSTEEM TE BOUWEN
Stap 1. Bepaal het gewenste resultaat van dit systeem
Stap 2: Bepaal wie daarvoor het meest geschikt is
Stap 3: Bepaal de beste manier om dit proces vast te leggen
Video-opname, screenshot, audio-opname, interview of een ander middel.
Het doel is het vastleggen van stappen gemakkelijk te maken voor de persoon die zijn kennis deelt.
De ideale methode om een taak vast te leggen, is door video-opname tijdens het doen van die taak. Op deze manier kan de persoon die de taak uitvoert eenvoudig praten over wat ze doen en waarom – en hun acties zijn zichtbaar voor de persoon die leert.
Stap 4: Leg de uitvoering van de taak vast
Maar beschrijf of plan de shoot niet te veel en ga door met fotograferen of filmen, zelfs als er fouten worden gemaakt. In feite is het het beste om fouten te blijven opnemen en uit te leggen wanneer ze gebeuren en wat er is gedaan om ze te repareren.
Stap 5: Zorg dat het document makkelijk toegankelijk is
Als je een video hebt opgenomen, upload deze dan naar je videoservice (bijv. Wistia, Vimeo, Viddler, Private YouTube-video, Dropbox, enzovoort)
Als je het proces op een andere manier hebt vastgelegd (audio-interview bijvoorbeeld), upload het dan naar een service voor het opslaan/delen van bestanden (bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox)
Stap 6: Maak een stap-voor-stap document
Dit gebeurt door de nieuwe eigenaar van het systeem. Die persoon moet de video-opname bekijken (of verwijzen door een link) en de stappen op een lineaire manier noteren. Bijvoorbeeld Stap 1. Doe dit. Stap 2. Doe dat. Sla deze direct op in een SOP. Voeg eventueel aanvullingen toe voor meer informatie en verduidelijkingsopmerkingen.
Als je klaar bent, heeft een lezer een goed overzicht door simpelweg de genummerde stappen te lezen – items met opsommingstekens bieden eventueel extra details voor iemand die nieuw is in de taak.
Alle stappen moeten duidelijk genoeg zijn om iedereen met een basiskennis van het onderwerp in staat te stellen het systeem te voltooien.
Zorg ervoor dat de opmaak van de tekst uniform is. Elke stap moet zijn eigen nummer hebben en elk nummer moet opsommingstekens bevatten die alleen betrekking hebben op die stap.
Zorg er ook voor dat e-mailsjablonen en/of alle documenten die in het systeem worden genoemd, zijn gekoppeld. Dus maak die links en controleer ze. Voeg eventuele aanvullende nuttige informatie toe die niet aan de SOP zelf hoeft te worden toegevoegd (een soort ‘voetnoot’ in een boek) onderaan het systeem.
Stap 7: Test het systeem bij het eerstvolgende gebruik
Bekijk het systeem bij de volgende uitvoering van de taak. Terwijl je de taak met behulp van het systeem doorwerkt, voeg je eventuele gemiste stappen toe en/of breng je waar nodig verbeteringen aan.
Stap 8: Review door leidinggevende
Eenmaal tevreden, is het systeem klaar voor beoordeling door een leidinggevende en/of om te worden besproken tijdens een teamvergadering. De verantwoordelijkheid voor het laten beoordelen en goedkeuren van hun systemen ligt bij de systeemeigenaar.
Revisoren kunnen opmerkingen toevoegen aan een systeem met voorgestelde wijzigingen. Het systeem wordt aangepast op basis van aanvullende feedback. De systeemeigenaar brengt aanpassingen aan en reageert op opmerkingen over eventuele wijzigingen. Als je klaar bent is het systeem klaar voor gebruik.
Stap 9: Leer het systeem aan andere teamleden
Idealiter is het het beste voor de systeemeigenaar om zijn SOP te leren aan iemand die het nog niet eerder heeft gedaan. Tijdens dit proces kunnen gebieden van verwarring, problemen en gemiste punten gemakkelijk worden opgemerkt en opgelost.
Stap 10: Gebruik het!
Wanneer een nieuw teamlid de taak moet voltooien, krijgt hij toegang om het systeem te bekijken. Het systeem kan voortdurend worden verbeterd en aangepast, waardoor het zo eenvoudig/efficiënt mogelijk is.
Tenzij je een systeemeigenaar of secundaire eigenaar bent, moeten voorgestelde wijzigingen worden aangebracht als een opmerking over het systeem zelf – om vervolgens te worden beoordeeld en goedgekeurd door de systeemeigenaar.
Heb jij een systeem om systemen en processen te maken?
En waar heb jij deze (voor ieder teamlid bereikbaar) opgeslagen?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn wekelijkse Online Workflow op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.
En wil je hulp bij het maken van een workflow, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom afspraak van 30 minuten in mijn agenda.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
