fbpx

Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven met virtuele teams. Natuurlijk waren er veel bedrijven die gedwongen door de coronacrisis hun teams (deels) virtueel lieten werken. Maar ik heb het eerder over bedrijven waarvan permanent een deel of het hele team virtueel werkt. Enerzijds komt dat omdat er veel voordelen zitten aan een virtueel team. Anderzijds omdat het bedrijf van een ondernemer zich nu eenmaal op deze manier organisch heeft ontwikkeld, omdat de beste personen voor een bepaalde functie nu eenmaal virtueel werken.

Omdat het managen van een virtueel team niet helemaal hetzelfde is als een team dat bij elkaar op kantoor zit, leg ik in dit artikel zo goed mogelijk uit wat en wat de voordelen van een virtueel team zijn, maar ook hoe je efficiënt met een virtueel team kunt werken.

WAT IS EEN VIRTUEEL TEAM?

Een virtueel team is een groep individuën die samenwerken vanaf verschillende geografische locaties of tijdzones.

Deze teams op afstand communiceren dan via verschillende tools met elkaar zodat ze goed kunnen samenwerken. En tijdens deze coronacrisis is wel gebleken dat die afstand niet eens zo groot hoeft te zijn om een virtual team te vormen. Je kunt zelfs in dezelfde stad wonen en toch een team op afstand zijn.

VOORDELEN VAN VIRTUELE TEAMS

Natuurlijk geeft het werken vanuit huis je de flexibiliteit om zelfs vanuit je bed in je pyjama te werken. Maar uiteindelijk is dat niet zo’n goed plan. Zowel niet voor je productiviteit als voor je lichaam. Bovendien kun je niet in een pyjama in een virtuele vergadering verschijnen.

Maar de plaats waar je werkt of de kleren die je aan hebt zijn niet de redenen waarom virtuele teams zo goed werken. Maar wat zijn die redenen dan wel?

1. VIRTUELE TEAMS ZIJN GOEDKOPER

Ten opzichte van traditionele teams zijn virtuele teams veel goedkoper. Omdat virtuele teamleden zijn (grotendeels) verantwoordelijk voor hun eigen werkruimte. Er zijn in sommige bedrijven wel mogelijkheden om bepaalde kosten op het bedrijf te verhalen, maar toch zorgen de meeste virtuele teamleden voor hun eigen ruimte en eigen materiaal.

Een andere besparing is het overbodig zijn van woonwerkverkeer, dus geen openbaar vervoer abonnementen of lease auto’s meer. Dat scheelt niet alleen in geld maar ook in tijd!

2. INTERNATIONAAL TEAM (voor internationale cliënten)

Een virtueel team kan bestaan uit leden van over de hele wereld, alhoewel het wel handig is als de vergadertijden een beetje op elkaar kunnen aansluiten. Voor de werktijden is dat niet altijd nodig, zeker niet als de verschillende teamleden zelfstandig kunnen werken en niet constante input van andere teamleden nodig hebben.

Daarnaast geeft het ook een andere, meer internationale, open bedrijfscultuur als de teamleden van over de hele wereld komen. Dit geeft weer andere inzichten, maar ook andere vaardigheden en ideeën.

Als je bovendien teamleden hebt die in verschillende tijdzones werken, kun je het zo regelen dat je bedrijf 24 uur per dag doordraait. Dan kun je cliënten van over de hele wereld helpen!

3. BETERE BALANS WERK EN PRIVE LEVEN

Om te beginnen, al geen woonwerkverkeer meer, dus heel veel minder stress. En als je flexibele werktijden hebt, valt dit beter in te passen in een druk gezinsleven. Of je kunt het beter verenigen met je biologische klok: sommige mensen werken nu eenmaal beter ’s ochtends, terwijl anderen ’s avonds het meest productief zijn.

Uiteindelijk levert dit gelukkigere en meer gebalanceerde teamleden op.

“A team is not a group of people who work together. A team is a group of people who trust eachother.” – Simon Sinek

EFFICIENT WERKEN MET EEN VIRTUEEL TEAM

  1. Kies de juiste virtuele technologie
  2. Standaard procedures voor een beter team management
  3. Niet micromanagen
  4. Team building
  5. Wereldteam

1. Kies de juiste virtuele technologie

Als je bijvoorbeeld moet communiceren met individuele teamleden over je project, maar ook dingen moet laten zien. Ook moet samenwerken met het team aan een project, maar ook de productiviteit van je assistent in de gaten moet houden, dan zijn er wel een aantal mogelijkheden:

  • COMMUNICATIE MET SLACK

Slack is een instant messaging platform dat door heel veel teams gebruikt wordt. In plaats van e-mail kun je met je hele team een effectief communicatiekanaal hebben.

Voordelen:

  • channels: je kunt verschillende channels opzetten per project of per team
  • voice en video calls: even persoonlijk contact met je teamleden via (video)bellen
  • Delen van documenten: afbeelden, video’s, pdf’s en andere documenten kun je met je team delen

  • VIDEOBELLEN MET GOOGLE MEET

Google Meet is een videobel app waarmee je ‘face to face’ kunt vergaderen met je virtuele teamleden.

Voordelen:

  • Video vergaderen: vergaderingen beleggen om projecten te bespreken
  • G Suite integratie: vanuit je Google Calendar kun je snel videobellen met je team
  • Mobiele apps: zelfs onderweg kun je nog videobellen

Alternatieven hiervoor zijn natuurlijk Microsoft Teams en Zoom.

  • PROJECT MANAGEMENT TOOL ALS CLICKUP

Als meest complete project management tool heeft ClickUp alles om een virtueel team op afstand te managen. Want je kunt er zowel vergaderingen beleggen, taken delegeren of bijhouden hoe alles verloopt. Bovendien integreert het met zoveel andere virtuele tools (zoals bijvoorbeeld Slack en Zoom) dat het managen van projecten nog eenvoudiger wordt. Om productief en efficient een team te leiden kun je bijna niet beter vinden. Kijk maar:

  • Taken toebedelen aan teamleden met een druk op de knop

Om een taak in ClickUp aan iemand toe te bedelen, klik je op de taak en kiest de persoon of personen aan wie je het wilt geven. Ook kunnen taken in subtaken worden opgedeeld. En met prioriteiten vlaggetjes wordt het meteen duidelijk welke taken als eerste moeten worden uitgevoerd. Daarnaast kun je als projectleider aangeven wie wat kan zien en wat zij met die informatie mogen doen.

  • Project specifiek taak statussen maken en volgen

De meest PM tools hebben statussen om de verschillende fasen van een project aan te geven. Maar meestal zijn deze standaard ingesteld. In ClickUp kun je zelf taak statussen maken die relevant zijn voor een bepaald project. Dit maakt het makkelijker om de verschillende project onderdelen te volgen via de fasen waar je zich in bevinden. Maak daarvoor ook gebruik van de verschillende ‘views’ die mogelijk zijn in ClickUp: list, Kanban, calendar, table, enzovoort. Je kunt naar een project kijken zoals jij dat het makkelijkst vindt.

  • Zien waar de teamleden aan werken

Met ClickUp kun je via Box view precies zien waar iedereen mee bezig is, wat er al af is en wie er eventueel te veel op zijn bordje heeft liggen. Zo kun je het werk makkelijker verdelen over de teamleden, zodat de gehele productiviteit op een hoog peil kan blijven.

  • Samenwerken met teamleden

In iedere taak is er een ‘comment’ gedeelte waar teamleden elkaar kunnen berichten over die betreffende taak. Je kunt zelfs van een bepaalde opmerking een nieuwe taak maken en die aan iemand toewijzen. Zo ben je er zeker van dat er een antwoord zal komen op je opmerking. Daarnaast kun je tegenwoordig ook vanuit ClickUp mailen en kun je ook chatten. Het vervangt daarmee nu ook Slack als communicatietool.

  • TIJDOPNAME TOOL ALS TOGGL

Om te registreren hoeveel tijd er aan verschillende (onderdelen van) projecten wordt besteed, kun je de tijd opnemen met Toggl.

Een alternatief hiervoor is bijvoorbeeld Clockify. Ben je bang dat je virtuele teamleden te vaak op social media surfen in plaats van te werken? Dan kun je met Time Doctor zien hoeveel tijd ze aan hun projecten werken. Het geeft gedetailleerde rapportages over de productiviteit van de teamleden. En via ‘web and app monitoring’ kun je in de gaten houden welke websites en apps je teamleden gebruiken.

2. Standaard procedures voor een beter team management

De juiste tools om mee samen te werken zullen niet genoeg zijn om je team op afstand te managen. Je moet ook duidelijke processen en procedures hebben om ervoor te kunnen zorgen dat je team efficiënt kan werken. Omdat er fysiek afstand is, moeten die procedures op afstand geraadpleegd kunnen worden om vertragingen en vragen om uitleg te voorkomen.

Tips:

  • Zorg voor bepaalde tijden waarop het hele team beschikbaar is. Zo kunnen belangrijke taken makkelijk besproken worden in realtime.
  • Zorg dat teamleden hun taak statussen in ClickUp bijhouden en regelmatig hun manager via Slack op de hoogte houden van de voortgang.
  • Zorg voor een standaard onboarding procedure als er nieuwe leden aan het team worden toegevoegd.
  • Bepaal vaste tijden voor dagelijkse of wekelijkse updates.
  • Maak documenten voor deze regels in ClickUp Docs die voor iedereen toegankelijk zijn.
ClickUp Box view
ClickUp Box view

3. Niet micromanagen

Dit is een van de redenen waarom ik niet houd van die tools als Time Doctor, tenzij teamleden het zelf een goed idee vinden. Micromanagement geeft veel argwaan tussen teamleden en het management. En sommigen gaan zelf twijfelen aan hun eigen capaciteiten. Bovendien is het geen goed besteding van je tijd. Dus wees geen controlfreak!

Vertrouw liever op de capaciteiten van je team en help hen succes te bereiken in hun verschillende taken. Daar vaart iedereen wel bij!

Belangrijk is hierbij ook:

  • Dat de verwachtingen duidelijk zijn, zowel wat betreft hun eigen rol als de verantwoordelijkheden binnen het team
  • ‘Fail forward’: als er fouten gemaakt worden, probeer die dan met constructieve feedback te beantwoorden
  • Vraag om input en feedback zodat ze meedoen aan de beslissingen binnen het project
  • Laat teamleden teamleiders worden op bepaalde onderdelen als dat van toepassing is

4. Team building

Om van een groep medewerkers een team te maken is het belangrijk dat ze een band met elkaar vormen.

Communicatie is hierin een belangrijk onderdeel. Dit werkt verhogend op de productiviteit en op het team gevoel.

  • Zorg voor een ‘#praatje’ channel in Slack zodat er ook een gezellige klets mogelijkheid is;
  • Stuur ook eens een berichtje buiten werktijd;
  • Vraag ook eens om persoonlijke foto’s of over een activiteit uit het weekend;
  • Maak tijd voor teambuilding aan het begin of aan het eind van vergaderingen;
  • Bedenk bewust enkele teambuilding activiteiten om over het jaar te verspreiden (samen een film kijken of iets dergelijks).

Gebruik deze activiteiten om ervoor te zorgen dat iedereen zich verbonden voelt met elkaar.

5. Wereld team

Veel teams noemen zich een wereld team omdat de leden in verschillende landen van de wereld wonen.

Maar dat is eigenlijk niet voldoende. Met teamleden uit verschillende landen komen ook verschillende gewoonten en gebruiken aan het licht.

Vier deze verschillen door ze te benoemen en te kijken hoe je ze in jullie team structuur kunnen opnemen. Alleen al het bewust zijn van deze verschillen kweekt begrip voor elkaar. En zorgt ervoor dat iedereen zich veilig voelt om op zijn manier te communiceren en samen te werken.

“Great things in business are never done by one person. They’re done by a team of people.” – Steve Jobs

CONCLUSIE

Het is wel duidelijk waarom virtuele teams zo populair zijn tegenwoordig. Hun kosten effectiviteit, diversiteit en een makkelijkere balans tussen werk en privéleven maken ze zowel aantrekkelijk voor de ondernemer als voor de teamleden.

Het leiden van virtuele teams is wel een uitdaging maar zeker geen onmogelijkheid. Met de bovenstaande tips, de juiste tools voor jouw team en een open mindset denk ik dat je al een heel eind komt.

Heb je of maak je deel uit van een virtueel team?

En heb je dan nog een aanvullende tip?

Laat het mij in een commentaar hieronder weten!

Bibliotheek EF Office Management

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow mails op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna vele handige gratis documenten downloaden.

En voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp, kun je een afspraak van 30 minuten inplannen in mijn agenda.

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: