Ieders tijd is kostbaar, maar nergens is dat zo duidelijk als in een bedrijf. Daar wordt er toch verwacht dat er geld verdiend wordt en dan is tijd dus vaak letterlijk geld. Succesvolle ondernemers hebben een aantal goede gewoontes die te maken hebben met een goede organisatie, maar die alleen maar werken als ze consistent en consequent doorgevoerd worden.
1. GOEDE GEWOONTES VAN TIJDSINDELING
Krijg een gevoel van urgentie
Tijd is geld, dus je moet de zaken niet alleen goed regelen, maar ook snel. Het gevoel van urgentie is de gewoonte om snel te handelen als de gelegenheid zich voordoet. Snelheid van handelen is een belangrijk onderdeel van succes.
Stop met uitstellen
Uitstellen kost niet alleen werktijd maar ook tijd in het algemeen. Altijd tegen een deadline aanwerken is vermoeiend en stressvol. In plaats van uitstellen zou je beter een goede reputatie zien te krijgen voor wat betreft snelheid en betrouwbaarheid. Kleine taken zouden meteen gedaan moeten worden. Zo kun je heel veel kleine bergen per dag kunnen verzetten, dus uiteindelijk een grote berg.
Werk nu
Werk, als het maar even kan, meteen als het werk zich aandient. Blijf gefocust en doe het nu. Zorg dat je werk niet meerdere keren in handen hebt, bekijkt, over nadenkt en weer weg legt. Dat is echt zonde van je tijd.
2. GOEDE GEWOONTES VAN TIMEMANAGEMENT
Denk altijd op papier
Dit kan ook op digitaal ‘papier’ zijn, overigens. Schrijf al je taken van die dag op, ook het maken van je lunch en kleine boodschapjes die je nog wilt doen. Organiseer ze dan in volgorde van belangrijkheid. Dus stel jezelf de vraag: ‘als ik vandaag maar één ding kon doen, wat is dat dan?’ Vervolgens dezelfde vraag maar voor het volgende ding, etcetera. Begin dan dagelijks met nummer 1 en ga niet naar nummer 2 tot de eerste helemaal klaar is. Zo blijf je gefocust.
Vermijd afleidingen
De grootste afleiders tegenwoordig zijn e-mail en social media. Als het voor jouw bedrijf belangrijk is ’s ochtends e-mail of social media te controleren, neem daar dan een afgepaste hoeveelheid tijd voor. Herhaal dit eventueel aan het einde van de werkdag weer gedurende een afgepaste hoeveelheid tijd. Zo kun je werken aan je prioriteiten.
Maak ’s avonds je to-do lijst
Om er zeker van te zijn dat je de volgende dag met een vliegende start kunt beginnen, maak je al de avond ervoor een lijst met dingen die je wilt doen of bereiken. Hoe beter je kunt plannen en prioriteiten stellen, hoe makkelijker het is om geen zaken uit te stellen, te beginnen en te blijven doorgaan. Het opschrijven van zaken voor de volgende morgen is een psychische voorbereiding op de volgende werkdag. Het maakt niet alleen de start maar ook de rest van je dag zoveel makkelijker en georganiseerder.
3. GOEDE GEWOONTES VAN JE TO-DO LIJST
- Maak iedere dag een to-do lijst
Wetende dat het je productiviteit verhoogt, ga je er iedere dag even voor zitten. Hoe beter je je lijsten maakt, hoe effectiever en efficiënter je kunt werken.
- Maak er een gewoonte van
Een gewoonte is pas goed als je het consequent en consistent doet. Werk ook altijd vanaf je lijst. Komt er iets nieuws binnen, dan bepaal je eerst de plaats van deze taak op je lijst. Op deze manier werken kan wel 25% in productiviteit schelen.
- Soorten to-do lijsten
- Braindump lijst: Hier op gaan alle taken die je maar kunt verzinnen, in willekeurige volgorde.
- Maandlijst:Zoals de naam al aangeeft komen hier de zaken voor de aankomende maand op.
- Weeklijst: Hier op komen de zaken voor de komende week en die kan dus aan wijziging onderhevig zijn.
- Dagelijkse lijst: En dan is er nog de dagelijkse lijst, voor de zaken voor de volgende dag.
- Streep de voltooide taken af
Neem tijdens je werkdag af en toe even de tijd om de afgehandelde zaken van je lijst af te strepen of te vinken. Dit geeft zowel bewust als onbewust een gevoel van voortgang en succes. Ook helpt dit om andere zaken niet uit te stellen.
4. GOEDE GEWOONTES OP KANTOOR
Computer
Doe je documenten, zowel fysiek als digitaal, in de bijbehorende dossiers. Zorg dat alles opgeruimd blijft. Dit geeft een visueel, maar ook een werkelijk overzicht over het werk.
Kantoorbenodigdheden
Zorg ook dat je van alles voldoende hebt voordat je je werkdag of een grote klus begint. Niets is zo irritant als te moeten stoppen om papier in de printer bij te vullen, paperclips te moeten zoeken, of zoiets dergelijks. Ook dit hoort bij een goede voorbereiding en organisatie.
5. GOEDE GEWOONTES BIJ E-MAIL
Inbox
Houd het schoon en georganiseerd. Gooi mails weg als dat kan. Archiveer wat moet. Beantwoord mails op gezette tijden van de dag en gedurende een bepaalde tijd. Zet het alarm van de binnenkomende mail uit. Dat voorkomt het multitasken, waardoor de vaart eruit gaat en het overzicht en de productiviteit vermindert.
Outbox
Beantwoordt dus je e-mails op gezette tijden, zoveel mogelijk achter elkaar. Dit zorgt voor sneller en georganiseerder werk. Je kunt bijvoorbeeld groepjes mails weggooien of archiveren en dat is veel efficiënter.
E-mails
Maak er geen lange epistels van, maar beantwoord ze kort en duidelijk. Eventueel in lijstjes, als het antwoord daarom vraagt. Zo gaat het beantwoorden sneller en zijn de mails voor de ontvanger ook sneller te lezen.
Folders
Je kunt verschillende e-mail adressen op een account beheren. En filters en labels voor elk account aanmaken. Zo weet je welke mails privé en welke zakelijk zijn. Dit maakt de schifting makkelijker.
Mail checken
Check je e-mail twee keer per dag; dat is meer dan voldoende. Maak ergens in de ochtend een bepaalde hoeveelheid tijd vrij en doe dit ook ’s middags. Eventueel kun je een automatische antwoordboodschap sturen die hiervoor waarschuwt. Zo verwachten je contacten ook niet dat je onmiddellijk antwoordt.
Natuurlijk zijn er nog veel meer goede gewoontes en kantoorprocessen die gestroomlijnd kunnen worden, maar dit zijn de voornaamste. Alle bovenstaande gewoontes staan of vallen met het consequent volhouden van deze gewoontes. Alleen op deze manier dragen ze bij aan het verhogen van de productiviteit en efficiëntie van je bedrijf.
SAMENVATTING
1. Goede gewoontes van tijdsindeling
- Krijg een gevoel van urgentie
- Stop met uitstellen
- Werk nu
2. Goede gewoontes van time-management
- Denk altijd op papier
- Vermijd afleidingen
- Maak ’s avonds je to-do lijst
3. Goede gewoontes van de to-do lijst
- Maak iedere dag een to-do lijst
- Maakt er een gewoonte van
- Soorten to-do lijsten
- Streep de voltooide taken af
4. Goede gewoontes op kantoor
- Computer indelen
- Kantoorbenodigdheden bijvullen
5. Goede gewoontes bij e-mail
- Inbox
- Outbox
- E-mails
- Folders
- Mail checken
Welke van deze tips spreekt jou het meeste aan?
En hoe ga je dat inpassen in jouw gewoontes?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow e-mails en krijg gratis het Productiviteits Planner template.
Klik daarvoor op deze foto >
En wil je hulp bij jouw productiviteit, time management en planning? Neem dan gerust contact met mij op.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
