Zou jij ook wel een lege inbox willen? Want als je nu naar je inbox kijkt, is die leeg? Of gebruik je het als je algemene vergaarbak om vanuit te werken? Dan kom je vast ook wel eens in de problemen, doordat je een mail vergeten bent te beantwoorden. Of dat je heel lang loopt te zoeken naar dat ene mailtje van die ene klant.
Met een beetje discipline en het handig inrichten van je e-mail systeem zul je zien dat je een heel eind komt richting een lege inbox.
1. Organiseer je mail dagelijks
Om je mail dagelijks te kunnen organiseren, zet je er ook tijd voor apart in je agenda. ’s Ochtends maak je dan de eerste schifting en pas je eventueel je to-do lijst aan. Als je er tijd voor hebt, check je aan het begin van de middag of er nog urgente mails zijn binnengekomen. En aan het einde van de werkdag maak je een tweede schifting, archiveer je afgehandelde mails die bewaard moeten worden en maak je de to-do lijst voor de volgende dag.
2. Zorg voor een flexibel foldersysteem
Iedere email inbox heeft wel een soort foldersysteem. Denk van te voren goed na hoe het gaat indelen. Het liefst zodanig dat na schifting je inbox in principe leeg is.
Zelf werk ik met de volgende folders:
- Urgent: dat wat prioriteit heeft gaat daarin. ’s Avonds is deze folder vanzelfsprekend leeg
- Later: alles wat wel moet gebeuren, maar niet direct gillende haast heeft.
- In afwachting van: dit zijn mails waar eerst nog iets mee moet gebeuren voordat ik ze kan beantwoorden, of waar iemand nog iets aan moet toevoegen.
- Lezen: mails met interessante informatie, waar ik als ik daar tijd voor heb in ga kijken.
- Potentiële klanten: mails van eventuele nieuwe klanten waarvan offertes lopen.
- Klanten: met per klant nog een folder met hun naam. Daar zitten de mails van die desbetreffende klant in.
Dat wat niet in deze folders past, kan of naar iemand anders doorgestuurd worden of weg. Op deze manier kan ik alle mail uit mijn inbox ergens kwijt en kan ik vervolgens aan het werk. En mijn inbox is leeg!
Ook geïnteresseerd in een lege inbox in je G-mail? Neem dan eens contact met me op. Dan regelen we dat!
3. Houd de folders opgeruimd
Typisch een werkje voor het einde van de dag. Even door je mail en je folders lopen en kijken of er iets gearchiveerd, weggegooid of naar een andere folder moet. Daar is een ook weer beetje discipline voor nodig, maar het is daarna altijd fijn dingen terug te vinden waar ze thuishoren.
4. Zorg voor een goed ingesteld spamfilter
Dat scheelt een hoop weggooien en ergernis. Als er toch mails zijn die je niet (meer) wilt ontvangen, neem even de moeite om te kijken of je er op geabonneerd bent en desabonneer je dan desgewenst. Dat lijkt weer even een extra stap, maar dat is een keer en dan hoef je daarna nooit meer de moeite te nemen ze weg te gooien.
5. Geen privé mail
Zorg dat je zo min mogelijk privé mail in je zakelijke inbox ontvangt. Dus laat je vrienden niet je zakelijke e-mail gebruiken voor privé zaken. Het is beter dit soort e-mails helemaal gescheiden te houden. Dan is er minder afleiding en dan verhoog je focus en dus je productiviteit.
Samenvatting
- Organiseer je mail dagelijks
- Zorg voor een flexibel foldersysteem
- Houd de folders opgeruimd
- Zorg voor een goed ingesteld spamfilter
- Geen privé mail
Je ziet, heel ingewikkeld is het niet.
Twee geblokte tijdstippen in je agenda, een goed foldersysteem en een beetje discipline. En dan twee keer per dag de voldoening van een lege inbox en de zekerheid dat je geen mails bent misgelopen, kwijtgeraakt of per ongeluk verborgen hebt.
Lijkt het je wat, een lege inbox?
Laat het me weten in de commentaren hieronder.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
