Voor je aan een project begint, maak je als het goed is eerst een projectplan. Want zo maar in het wilde weg iets opzetten blijkt achteraf meestal veel tijd, geld en moeite te hebben gekost. Een goed projectplan bespaart je dus juist veel tijd en geld. Het is de meest betrouwbare manier om je projectdoelen binnen de gestelde tijd te halen.
MAAR WAT IS EEN PROJECTPLAN?
Een projectplan geeft de stappen die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen. Het geeft je de omvang, de verwachte resultaten, de doelen, het team, de benodigdheden en de deadlines van het project.
DE BELANGRIJKSTE ONDERDELEN VAN EEN PROJECTPLAN
- Budget : Een goed projectplan heeft ook altijd aanbevelingen voor een budget. Zo blijven de uitgaven binnen de perken en blijft het project winstgevend, als dat een van de doelen is.
- Gedetailleerde taken : Het projectplan heeft al het werk opgesplitst in taken en subtaken voor dit specifieke project.
- Tijdlijn : Om het project gladjes te laten verlopen staan alle taken ook op een tijdlijn met deadlines daaraan verbonden.
- Management van benodigdheden : Het projectplan moet ook alle benodigdheden voor het project inventariseren om ze goed te kunnen managen. Benodigdheden zijn niet alleen tastbare dingen, maar ook mankracht, software en bijvoorbeeld tijd.
- Communicatie systemen : Je project moet zijn doelen en verwachtingen duidelijk communiceren. Daarom moeten er software en systemen gebruikt worden die een dergelijke communicatie bevorderen.
- Project omvang : De omvang van het project moet vanaf het begin duidelijk zijn. Het geeft aan wat de doelen zijn en wat hier precies onder valt. Dit om ‘scope creep’ te voorkomen. Dat is het langzaam veranderen (en vaak groter worden) van de omvang van het project. Dat vertraagt vaak het hele project.
- Project resultaten : De verwachte resultaten moeten ook duidelijk zijn. Dus worden ook de doelen, de tussendoelen en verwachte resultaten van ieder onderdeel van het project in het plan opgenomen.
EEN SUCCESVOL PROJECTPLAN
Natuurlijk kan iedereen een projectplan maken, maar het kan je wel heel veel tijd kosten. Daarom heb je hier een simpel te volgen stappenplan:
Stap 1. Onderzoek
Zorg dat je over alle informatie betreffende het project beschikt. Wat wil de cliënt en wat willen ze dat het resultaat is?
Ga nogmaals alle documenten en aantekening langs. Dit kunnen aantekeningen zijn van gesprekken met de cliënt of ideeën die je hebt opgeschreven of data die je al verzameld hebt.
Gebruik dan een zogenaamde Wiki of document management tool om alle informatie op een plek te behouden en te organiseren.
Je moet eerst weten wat het is en waar het over gaat voordat je er een goed plan voor kunt maken.
Stap 2. Vragen stellen
Bijvoorbeeld: heb ik nog iets nodig van de cliënt? Wat zijn hindernissen voor dit project? Heb ik genoeg mensen om dit project uit te voeren?
En nog heel veel meer vragen. Speel rustig advocaat van de duivel en stel je allerlei doemscenario’s voor om zoveel mogelijk vragen te stellen en die vervolgens ook te beantwoorden om zoveel mogelijk obstakels uit de weg te ruimen.
Stap 3. Het team
Laat ook het uitvoerende team meewegen in de planningfase. Want ook zij zullen wat te zeggen hebben over de manier waarop de verwachte resultaten, de doelen en tussendoelen behaald moeten worden. Het team kan ook helpen met het zo goed mogelijk inzetten van ieders capaciteiten en snelheid van werken. Organiseer hiervoor bijvoorbeeld een kickoff meeting. Iets dergelijks kan ervoor zorgen dat je meer kans hebt om deadlines en andere verwachtingen waar te maken.
Stap 4. Doelen, resultaten en prioriteiten
Heb je eenmaal een team, dan kan je de precieze omvang van het project bepalen. Dit omvat de doelen, de prioriteiten en de verwachte resultaten.
- Doelen
Eerst moet het doel van het project bepaald worden. Zowel de grote doelen als de kleinere en tussendoelen.
- Resultaten
Bij ieder doel hoort een resultaat. Het is belangrijk dat duidelijk is wat het verwachte resultaat is van ieder doel voordat er begonnen wordt. Resultaten zullen niet altijd tastbaar zijn, maar moeten wel een soort bewijs zijn dat die fase is doorlopen.
- Prioriteiten
Prioriteiten zijn ook belangrijk om aan ieder doel of ieder takenpakket te verbinden. Dit geeft het team duidelijkheid over hoe belangrijk bepaalde zaken zijn ten opzichte van andere op een bepaald moment.
“If you really want to grow as an entrepreneur, you’ve got to learn to delegate.” – Richard Branson, British entrepreneur
Stap 5. Delegeren
De snelste manier om alles gedaan te krijgen is om het door verschillende mensen met verschillende capaciteiten te laten doen. Als je iedereen laat doen waar hij/zij goed in is, komt het allemaal veel eerder en veel beter voor elkaar.
Dus delegeren moet!
En als je de raad in stap 3 hebt opgevolgd en het team laat meedenken, dan wordt het ook een echt gezamenlijk project, waarin iedereen optimaal kan presteren.
Stap 6. Gantt chart
Het plannen van een project is heel overzichtelijk op een Gantt chart. Sommige mensen vinden ze ouderwets, maar ze kunnen toch heel nuttig zijn. Met name de Gantt charts in ClickUp hebben heel veel handige eigenschappen.
In ieder geval geven Gantt charts een visueel overzicht van hoe het project in elkaar zit en wat er nog gaat komen. Het bevat iedere taak, met een verantwoordelijke persoon en een deadline. En alles is in een oogopslag zichtbaar.
Vooral tussendoelen moeten goed zichtbaar zijn, omdat die vaak dienen als checkpoint of het project nog goed op schema ligt. Indien nodig kunnen dan de nodige aanpassingen gedaan worden.
Stap 7.Verrassingen
Je kunt je nog zo goed voorbereiden, maar onverwachte dingen kunnen altijd gebeuren en kunnen het project dan danig vertragen. Laat dus altijd wat ruimte voor dit soort verrassingen. Doe aanpassingen indien nodig, maar geen paniek!
Stap 8. Communicatie
Zorg dat je altijd op elk moment kunt communiceren met je team. Zo blijft iedereen op de hoogte van eventuele veranderingen of problemen.
Iedere samenwerking staat of valt met de juiste communicatie. Zorg dus dat je een communicatie kanaal hebt dat robuust genoeg is om afbeeldingen, video’s en dossiers door te sturen naar elkaar.
Een van de voordelen van ClickUp is dat ze een chatfunctie geïntegreerd hebben in hun project management systeem en nog uitgebreid hebben met dashboards.
“Operations keeps the lights on, strategy provides a light at the end of the tunnel, but project management is the train engine that moves the organization forward.” – Joy Gumz
Stap 9. Analyse en evaluatie
Nadat het project is afgelopen is het belangrijk om dit te analyseren en te evalueren. Zowel met de cliënt als met het team. Van een dergelijke analyse en van de feedback kun je alleen maar beter worden.
Bouw jij een projectplan ook zo op, of was dit helemaal nieuw voor je?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.
En voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp, kun je een afspraak van 30 minuten inplannen in mijn agenda.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
