Het organiseren van een evenement kan behoorlijk stressvol zijn. Maar als (directie)secretaresse, office manager of virtual assistant kun je zoiets ineens in je schoot geworpen krijgen. Het stellen van veel vragen, het opstellen van lijsten en alle afspraken op papier zetten, kan dan veel problemen voorkomen. Zorg ook dat je genoeg tijd hebt om een dergelijk evenement te organiseren.
Hier zijn 10 stappen om er een succesvol evenement van te maken.
1. Bepaal het doel van het evenement
Is het om inkomsten te verkrijgen, zoals een verkoop evenement of product lancering? Is het om nieuwe klanten te genereren? Of om meer publiciteit te krijgen?
Het is heel belangrijk het doel gedurende de hele planning altijd voor ogen te houden.
2. Maak een wensenlijstje
Uitgaande van een bepaald aantal genodigden en het maximale aantal deelnemers kun je nu een wensenlijstje opstellen. Denk aan locatie, sprekers, optredens, eten, drinken, aankleding en dergelijke.
Let niet alleen op de prijs van de verschillende onderdelen, maar houd ook de service die jij als organisator krijgt in de gaten. Dit is een afspiegeling van de service die de deelnemers straks zullen ontvangen.
3. Bepaal het budget
Om de kosten binnen de perken te houden, houd rekening met het volgende:
- Vraag verschillende offertes en stel een strikte datum. Offertes die niet op tijd zijn, worden niet meegenomen in de overwegingen, want deze tijdsoverschrijding is een afspiegeling van de manier van werken van deze aanbieder.
- Zet ook 10% onverwachte kosten in je budget.
- Bepaal de prijs voor de deelnemers met of zonder winstmarge (afhankelijk van het doel van het evenement). Vergeet niet de marketingkosten mee te nemen. Ook hier weer 10-15% onverwachte kosten incalculeren.
- Alle afspraken met derden op papier vastleggen om gedoe achteraf te voorkomen.
- Let op wisselkoersen als het evenement in het buitenland plaatsvindt.
- Doe altijd navraag bij kosten die anders zijn of lijken dan afgesproken.
- Controleer alle facturen tegen de schriftelijke offertes.
4. Maak praktische keuzes
- Behalve kosten en services, hangt het succes van een evenement ook af van het aantal deelnemers. Kies dus een centraal gelegen locatie met een goede reputatie op het gebied van evenementen organisatie.
- Mocht het niet binnen het bedrijf kunnen, is een groot hotel hiervoor heel handig, want behalve dat de benodigde services al aanwezig zijn, kunnen mensen die van ver weg komen of uitgenodigde sprekers of artisten in hetzelfde hotel ondergebracht worden.
- Natuurlijk wil je als hoofdspreker het liefst een beroemdheid, maar er zijn ook minder prijzige sprekers die een goede match met jouw evenement kunnen zijn.
- Mocht het een terugkerend evenement betreffen, is het handig om vooraf de deelnemers van vorige keer te ondervragen naar hun op- en aanmerkingen. En gebruikt vervolgens die feedback bij de organisatie van dit evenement.
5. Werk samen met aanbieders
Nadat je geïnventariseerd hebt welke producten en diensten jouw gekozen locatie aanbiedt, kun je op zoek voor de resterende diensten bij andere aanbieders. Vraag ook aan de gekozen locatie of zij vaak samenwerken met bepaalde (lokale) aanbieders. Doe je voordeel met de kennis die al aanwezig is.
6. Stel het programma op
Het programma is natuurlijk het belangrijkste voor de deelnemers aan jouw evenement.
- Bepaal de doelen van het programma: een of meer onderwerpen, al dan geen vermaak tussendoor.
- Bekijk het programma vanuit de ogen van de deelnemers.
- Vraag om referenties van de sprekers en/of artisten.
- Kijk bijvoorbeeld ook naar demonstratie videos indien aanwezig.
- Ga er niet van uit dat beroemdheden ook een effectief verhaal kunnen vertellen.
- Geef sprekers voldoende informatie over het evenement en wat er van hen verwacht wordt. Zorg bovendien goed voor ze; voor wat betreft reizen, accomodatie en dergelijke zaken.
7. Bepaal de agenda
- Bepaal de datum van je evenement en bepaal ook een eventuele backup datum.
- Maak een gedetailleerde agenda/draaiboek voor het evenement. Blijf in voortdurend contact hierover met de gekozen locatie. Doe nooit aannames, maar controleer alles.
- Verdeel sprekers, workshops en vrije tijd over de dag.
- Plan ook pauze voor koffie, thee, snacks en maaltijden.
- Plan aan het einde van het evenement een borrel of cocktail party als afsluiter.
- Bepaal de aankleding eventueel met de locatie. Bepaal dan ook wie wat doet.
8. Marketing voor je evenement
- Bij een groot evenement past een eigen logo en kleurschema. Evenals een website of webpagina met online inschrijving.
- Maak reclame via social media en eventueel via advertenties.
- Ook via e-mail marketing en lokale evenementen sites kan het evenement gepromoot worden.
- Overweeg het geven van korting aan organisaties die meerdere deelnemers afvaardigen.
- Overweeg vroegboek kortingen.
- Zorg voor een duidelijke einddatum voor het opgeven van deelname.
9. Blijf in contrôle
- Blijf actief communiceren zowel met de deelnemers als met de sprekers en de aanbieders van diensten. Zorg dat iedereen weet waar hij/zij moet zijn en wat er verwacht wordt.
- Zorg dat je van iedereen hun contact informatie hebt en dat zij die van jou hebben.
- Maak een rondje voor de start van het evenement en kijk of alles en iedereen aanwezig is en dat alles ook werkt.
- Zodra de rekeningen binnenkomen, kijk ze goed na zodat eventuele problemen meteen besproken kunnen worden.
- Zorg dat er voor de laatste dag voor het evenement in principe niks gepland staat. Neem even rust voor de grote dag.
- Blijf gedurende het evenement in contact met de belangrijkste personen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
10. Evalueer het evenement
Zorg dat de deelnemers een evaluatieformulier kunnen invullen, ter plaatse of online. Dit helpt bij de evaluatie van dit evenement en bij de organisatie van een eventueel volgend evenement. Bel of mail ze ook na. Om eventuele problemen te bespreken, maar ook om potentiële klanten relevante aanbiedingen te kunnen doen.
Evalueer het evenement ook met de locatie en de andere aanbieders van diensten.
Samenvatting
- Bepaal de doel van het evenement
- Maak een wensenlijstje
- Bepaal het budget
- Maak praktische keuzes
- Werk samen met aanbieders
- Stel het programma op
- Bepaal de agend
- Marketing voor je evenement
- Blijf in contrôle
- Evalueer het evenement
Mocht je vaker evenementen organiseren, is het handig een checklist op te stellen, die naar gelang het evenement natuurlijk aangepast kan worden. Maar zo heb je al veel van je voorbereiding klaarliggen en hoef je alleen de lijst langs te lopen.
Welk onderdeel van de evenementen organisatie spreekt jou het meest of het minst aan?
Laat het me in de commentaren hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd! Daar vind je onder andere deze Checklist Evenementen Organisatie, met tips en uitleg.
