KANBAN METHODE: CLICKUP VERSUS TRELLO

Als project management en samenwerk tool is de Kanban methode een oude bekende. Veel mensen gebruiken dit of een eigen versie ervan om hun project visueel te maken.

Kanban is oorspronkelijk de Japanse term voor ‘visueel’ en ‘kaart’. Deze kaarten worden gebruikt om de stappen in het proces visueel te maken. Tegenwoordig zijn er zoveel dingen te onthouden en in de gaten te houden, dat je makkelijk het overzicht kwijtraakt. Omdat het brein de voorkeur geeft aan visueel beeld is het geen wonder dus dat Kanban een populaire tool is.

WAT IS DE KANBAN METHODE?

Kanban kan op meerdere manieren worden toegepast, het doel blijft echter altijd efficiëntie. Het geeft weer wat, wanneer en hoe iets klaar moet zijn met Kanban kaarten als belangrijke speler. Deze kaarten geven het signaal aan de betreffende personen die de onderdelen aan moeten leveren.

Naast de kaarten is het Kanbanbord een variatie op dit systeem. Het bord maakt dan gebruik van magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk vertegenwoordigen. Een kaart staat voor een product in het proces en de plek op het bord visualiseert de beweging in het productieproces. Vaak is het bord ingedeeld in drie kolommen: wachtend, in productie en geproduceerd.

Tegenwoordig wordt er overigens steeds meer gebruik gemaakt van online Kanban tools zoals onder andere Trello.

In het verleden werkte ik graag met de Kanban methode, maar binnen Trello liep ik steeds vaker tegen de grenzen van hun gratis versie aan.

Natuurlijk kun je dan kiezen voor de betaalde versie. Die geeft meer mogelijkheden.

Maar ik vroeg me af of er niet andere project management programma’s zijn die meer passen bij wat ik zoek in een project management systeem.

Als je dan toch wilt overstappen, dan wil je ook meteen alles goed geregeld hebben, toch?!

WAAROM GEEN TRELLO MEER?

1. Het is te simpel

Zijn simpele uiterlijk is vaak wel zijn eerste aantrekkingskracht. Dus waarom is dat een probleem? Omdat dat alles is en niks meer…

Beperkt overzicht met beperkte hoeveelheid data

Om gecompliceerde of grote projecten te beheren wil je op een gegeven moment dieper kunnen gaan dan een aantal kaarten.

Bovendien is het zicht op al die kaarten dan ook een beetje zoek. Je kunt maar een beperkt aantal kaarten in een oogopslag zien.

Niet geschikt voor alle projecten

De een ziet het liefst een project uitgestald op een Kanban bord en de ander heeft liever een traditionele kalender of een lijst weergave. Die verschillende opties heeft Trello niet. Dus moet iedereen zijn project aanpassen aan de Kanban methode en dat werkt niet voor iedereen.

Dus zocht ik naar een tool die verschillende manieren van overzicht kan geven, zodat iedereen kan werken op een manier die hem het beste past.

2. Moeilijk om een team te managen

Taken zijn niet aan meerdere teamleden aan te wijzen

Dat is vervelend als er lastige taken zijn die door meerdere mensen gedaan moeten worden. Zij moeten dan via aparte kanalen samenwerken.

Weinig overzicht op het team

Je kunt niet verschillende borden tegelijk bekijken. Je moet door ieder bord apart heenscrollen. Zonder overzicht kun je niet zien wat iedereen doet en eventuele taken van de een aan de ander geven.

Dus zocht ik naar een tool met goed team management mogelijkheden. Dus project overzicht en meerdere aangewezen personen per taak, zodat je taken beter kunt verdelen en het project beter in de gaten kunt houden.

3. Handige mogelijkheden zijn betaald

Trello heeft in de verschillende versies wel betaalde ‘Power-Ups’ waarmee je bepaalde extra mogelijkheden kunt inschakelen: Gantt overzicht, kalenders, prioriteiten, enzovoort. En dan moet je nog kiezen ook, want pas in de Business Class of Trello Gold krijg je meer dan één Power-Up.

Dus zocht ik naar een alternatief dat genoeg mogelijkheden heeft om de projecten te beheren waar je mee te maken krijgt.

Als alternatief voor Trello heb ik heel veel andere project management tools bekeken en geprobeerd. Ze hadden allemaal handige snufjes en mogelijkheden, maar er ontbrak altijd wel wat aan.

Maar vanaf het moment dat ik ClickUp ging gebruiken, mis ik eigenlijk niets meer. En dan heb ik het over de gratis versie!

WAAROM WEL CLICKUP?

ClickUp is een heel uitgebreide tool (ook in de gratis versie), maar toch heel gebruiksvriendelijk.

Laten we de voordelen even langslopen.

1. Meerdere overzichten mogelijk

Niet alleen kun je ieder project op een andere, voor jou handige manier bekijken, maar je kunt ook makkelijk switchen tussen de verschillende manieren van overzicht.

TAAKOVERZICHT

Je kunt in ClickUp je taken op twee manier bekijken:

Board View

Dat lijkt heel erg op Trello. Hou je van Kanban, dan is dit het overzicht voor jou.

List View

Ben je meer van de Get Things Done, dan kijk je misschien liever naar je taken op deze manier.

BOXOVERZICHT

ClickUp heeft wel een goed project overzicht. Taken zijn gesorteerd per aangewezen persoon, zodat je makkelijker je team kunt aansturen.

KALENDEROVERZICHT

In dit overzicht kun je perfect je projecten plannen en managen. Net als in Google Calendar kun je het op verschillende manier bekijken.

Je kunt het per dag, per 4 dagen, per week of per maand bekijken.

MIJN OVERZICHT

ClickUp heeft ook een manier om zelf je focus op jouw taken te houden. In dit overzicht staan alleen jouw mappen en takenlijsten. Dit zorgt voor minder afleiding!

Je kunt de taken ook zo laten indelen dat je kunt zien waar commentaar bij staat, waar subtaken of lijsten bij horen.

2. Hierarchie

ClickUp werkt met een hierarchische methode, die je ten alle tijden veel overzicht geeft: Workspace > Space > Folder > Lists > Tasks > Subtasks.

Workspace: dit is het hoogste level waar je je bedrijf bijvoorbeeld in afdelingen opdeelt
Space: dit zijn de grote groepen
Folder: hier sla je project gerelateerde lijsten op
List: hier staan de indviduele projecten (zij hoeven niet onder folders ingedeeld te zijn; ze kunnen ook los staan)
Task: dit zijn de taken waaraan gewerkt wordt; iedere taak kan zijn eigen subtaken, omschrijving, commentaren, enzovoort hebben
Subtask: iedere taak kan onderverdeeld worden in subtaken
Checklist: aan taken of subtaken kun je checklists toevoegen

Deze hierarchie maakt het je makkelijk je werk te organiseren en vervolgens overzicht te creeren.

3. Persoonlijke berichten

Je kunt teamleden individueel berichten sturen, die ze meteen in een taak kunnen omzetten. Het teamlid krijgt meteen melding van een dergelijk bericht en kan zelfs in zijn taken verschijnen.

Zodra de taak voltooid is kan die afgevinkt worden, zodat dat ook meteen voor jou zichtbaar is.

4. Meerdere aangewezen personen

Je kunt meerdere personen aan een taak toewijzen, zodat zij kunnen samenwerken.

5. Gantt charts

Dit zit al ingebouwd in ClickUp. Geen Power-Up nodig!

Met Gantt charts heb je overzicht over het project in de tijd en kun je zien of de deadlines gehaald zullen worden.

Je kunt taken bekijken die afhankelijk van elkaar zijn, het kritiek pad berekenen en dan opnieuw inplannen als dat nodig is.

Veel process kunnen geautomatiseerd worden:

Afhankelijke taken worden aangepast als je deadlines verandert
Het berekent het voortgangspercentage gebaseerd op het aantal voltooide taken ten opzichte van het totaal aan taken
Het vergelijkt de huidige voortgang ten opzichte van de verwachte voortgang
Het berekent het kritieke pad om de belangrijkste taken in het project te bepalen

6. Inbox en Profiles

De inbox is de gecentraliseerde plaats voor al je takenlijsten, reminders en meldingen. Zo kun je alles in de gaten houden.

Je hoeft dus niet te zoeken naar wat je moet doen. Het staat allemaal in je inbox.

In Profiles kunnen managers een overzicht zien van waar iedereen mee bezig is en nog te doen heeft. Dit maakt het makkelijker om taken toe te voegen of juist bij iemand weg te halen, als dat nodig is.

7. Docs

Dit is een samenwerkingstool in de cloud, vergelijkbaar met Asana bijvoorbeeld. Hier kun je allerlei belangrijke documenten in opslaan.

Net als in Google Docs kun je veranderingen in real time doorvoeren. Zo blijft je bedrijfs-Wiki altijd up-to-date.

Dit zijn de belangrijkste voordelen, maar ClickUp heeft nog veel meer handige mogelijkheden.

Rapportages, uren bijhouden, taak afhankelijkheid, prioriteiten, toegang voor cliënten, mobile apps, enorm veel integraties en nog veel meer.

Kijk maar eens op de pagina van ClickUp Features voor alle snaakse mogelijkheden.

En dan heeft natuurlijk de betaalde versie nog veel meer mogelijkheden.

SAMENVATTING

Geen Trello meer, want

Te simpel
Geen teammanagement
Al snel betaalde opties nodig

Wel ClickUp, omdat

Meerdere overzichten mogelijk
Hierarchie
Persoonlijke berichten
Meerdere aangewezen personen
Gantt charts
Inbox en Profiles
Docs

Je begrijpt ik heb in ClickUp het ideale project management systeem voor mij gevonden. Overzicht, samenwerking en alle snufjes die ik voor mijn werk nodig heb.

ClickUp is bekender in de engelstalige zakenwereld, maar lijkt in Nederland nog wel een goed bewaard geheim. Waarom is mij niet helemaal duidelijk. Want een Nederlandse ondernemer heeft toch graag waar voor zijn geld. En meer gratis mogelijkheden in één project management systeem zoals bij ClickUp ben ik nog niet eerder tegengekomen!

Maar wat is jouw favoriete project management tool voor de Kanban methode?

En wat zijn de voor- of nadelen ten opzichte van ClickUp?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow mails op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Project Visualisatie checklist downloaden!