MAAK EEN HANDIGE WIKI VOOR JE BEDRIJF !

Al die informatie over je bedrijf, je klanten, werkwijzen, content voor social media, website, enzovoort, enzovoort. Op een gegeven moment wordt het een hele berg en weet je niet meer waar alles zich bevindt. De laatste tijd hoor ik vaak de vraag, hoe je dit het beste kunt organiseren. De oplossing is volgens mij een bedrijfs-Wiki. Organiseer al die digitale document bij elkaar in een programma in een logische hiërarchie en met machtigingen op verschillende niveaus. Lijkt dat je wat?

WAT IS EEN WIKI EIGENLIJK?

Een wiki (zelden ook WikiWiki) is een verzameling tekstdocumenten, inclusief de hiervoor benodigde software. Een wiki is een applicatie of computerprogramma, waarmee webdocumenten door meer redacteuren samen kunnen worden bewerkt. De term is afgeleid van het Hawaïaanse woord wiki, dat ‘snel, vlug, beweeglijk’ betekent.

Een bedrijfswiki is een wiki die gebruikt wordt in een zakelijke context, in het bijzonder om interne kennisdeling te verbeteren. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, kan het dienen als aanvulling of vervanging van een centraal content managementsysteem. Hun gedecentraliseerde aard maakt het mogelijk, om informatie sneller en goedkoper binnen een organisatie te verspreiden dan met een centrale kennisbank. Wiki´s kunnen ook worden gebruikt voor projectmanagement (om samen te werken aan bepaalde documenten) en marketing (als wiki´s voor klanten).

HOE MAAK JE EEN WIKI VOOR JE BEDRIJF?

Voorwaarden:

De inhoud organiseren in onafhankelijk toegankelijke document.
Machtigingen toe kunnen passen op wiki- of een ander niveau.
Meerdere gebruikers kunnen gelijktijdig bijdragen aan de inhoud en die bewerken.

Er zijn gespecialiseerde programma’s voor Wiki’s voor bedrijven, de zogenaamde enterprise wiki’s. Goede voorbeelden hiervan zijn Jotspot en Socialtext. Een ander voorbeeld is Central Desktop. Maar er bestaan er veel meer.

Veel kleinere bedrijven hebben iets dergelijks helemaal niet nodig. Dan volstaat het document management systeem dat ze al gebruiken.

Je kunt natuurlijk documenten delen, er samen in werken en opslaan in programma’s zoals Google Drive of OneDrive. Die zijn ook op allerlei niveaus te beschermen.

Maar ik geef de voorkeur aan programma’s waarin je direct je pagina’s maakt, zoals OneNote, Notion en ClickUp docs.

Voorbeeld 1: OneNote

Microsoft OneNote heb je nu in twee vormen: de ‘oude’ OneNote 2016, die nog steeds mijn voorkeur heeft, en OneNote for Windows 10. Maar voor het maken van een Wiki maakt dit niets uit.

OneNote werkt als een opschrijfboek, maar dan digitaal. Je hebt qua hiërarchie eerst het notebook, dan tabs, pagina’s en subpagina’s. Met deze indeling kun je de meeste Wiki’s wel maken.

Je kunt meerdere personen op verschillende niveaus machtigen en er met meerdere personen in werken. Ook kan er van alles gelinkt worden binnen en buiten OneNote. Samen met OneNote Clipper (browserextensie) kun je zo allerlei links, afbeeldingen of webpagina’s toevoegen.

Zeker voor bedrijven die met andere Microsoft programma’s werken, kan dit de beste keuze zijn.

Voorbeeld 2: Notion

Notion is ook zo’n handige workspace, die eigenlijk nog meer kan dan OneNote. Je moet wel alles zelf aanmaken, alhoewel daar ook allerlei cursussen en video’s voor gemaakt zijn inmiddels.

Voordelen zijn dus de ongebreidelde mogelijkheden van dit programma en dat je het kunt maken wat je maar wilt. Machtigingen zijn ook mogelijk op verschillende niveau’s en samenwerken binnen Notion is ook mogelijk.

Het nadeel van Notion is dus de wat langere leercurve en het is een wat logger systeem. Het is constant in ontwikkeling, dus er zijn ook wat meer bugs. Verder heeft de gratis versie niet zo’n grote opslag, dus je moet al vrij snel naar een betaalde versie.

‘You love it or you hate it’, is eigenlijk het meest gehoorde oordeel over Notion.

Voorbeeld 3: ClickUp docs

Als je al een gebruiker van ClickUp als bedrijfsmanagement tool bent, dan is het logisch om ook je Wiki in ClickUp docs te maken. ClickUp docs is een integraal onderdeel van ClickUp en voldoet zowel aan de eis van het kunnen machtigen op verschillende niveaus, als de mogelijkheid tot samenwerken.

De hiërarchische indeling kun je zelf maken. En omdat iedere pagina zijn eigen url heeft, kun je ze ook op paginaniveau delen.
Het prettige voor ClickUp gebruikers is dat je direct vanuit de docs een taak kunt aanmaken en die dus aan iemand toewijzen. Ook kun je vanuit de docs mailen.
Een ander voordeel is dat je niet alleen maar met ClickUp docs hoeft te werken. Vanuit allerlei externe apps kun je informatie en zelfs hele pagina’s of folders ClickUp binnenhalen.
Verder hoef je het wiel niet nog een keer uit te vinden. Als je liever een leidraad hebt om documenten te maken, dan gebruik je gewoon een van de vele templates.

Je begrijpt dat ik, als fervent ClickUp gebruiker, de voorkeur geef aan ClickUp docs voor mijn Wiki. Maar ik ben ooit begonnen met OneNote en daar heb ik ook nog wel het een en ander in staan. En Notion heb ik ook een jaar geprobeerd naast OneNote, maar ik vond dat te omslachtig om daar alle ‘ins and outs’ van te leren. Dus ClickUp docs is het voor mij!

Heb jij een Wiki voor je bedrijf?
En zo ja, in welke vorm/programma/app?

Laat het mij in een commentaar hieronder weten!

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.

En wil je hulp bij het maken van een Wiki, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een afspraak van 30 minuten in mijn agenda.