Voor de organisatie van verschillende (groepen) taken oftewel het project management binnen je bedrijf is het belangrijk een tool te vinden waarmee je prettig en het liefst intuïtief kunt werken. En als je houdt van een hiërarchische indeling dan is ClickUp misschien iets voor jou. Zelf werk ik al een tijd met de gratis versie van ClickUp en ben erg tevreden over alle mogelijkheden.

De hiërarchie binnen ClickUp gaat van Teams > Spaces > Projects > Lists > Tasks. Dit geeft genoeg ruimte om een passende indeling te maken tussen verschillende cliënten of tussen verschillende onderdelen van je bedrijf. En hoewel alles in het Engels is opgesteld, kun je overigens alle benamingen veranderen, als je dat wilt.

Wat is ClickUp?

ClickUp is project management software, die niet te ingewikkeld, maar ook niet te simpel is. Het heeft veel opties die allemaal aan te passen zijn. Bovendien zijn veel belangrijke opties ook beschikbaar in de gratis versie, zoals taken die afhankelijk zijn te maken zijn van elkaar.

De meeste project management tools hebben de belangrijke opties alleen in de betaalde versies, zodat je gedwongen bent te betalen voor een volledig product.

ClickUp is niet voor iedereen ideaal. Als je bijvoorbeeld niet van een strakke hiërarchische structuur houdt, dan is ClickUp misschien niet voor jou.

Hiërarchische opbouw

Om te begrijpen hoe project management binnen ClickUp georganiseerd is, moet je de hiërachische structuur van deze app begrijpen. Die gaat van Teams > Spaces > Projects > Lists > Tasks.

Teams

Dat is jouw bedrijf. Dus je hebt meestal maar een team per organistie nodig. Je kunt er meer hebben, bijvoorbeeld als je net als ik, ook je privé ‘project management’ erin wilt hebben, of als je meerdere bedrijven of organisaties beheert.

Spaces

Dat zijn de verschillende afdelingen binnen je bedrijf, zoals marketing, sales en administratie. Maar bedrijven met vooral veel klanten en weinig andere afdelingen, zouden ook een space per klant kunnen maken.

Projects

Die spreken voor zich, dat zijn projecten.

Lists

Dat zijn eigenlijk subprojecten. Of iedere andere onderverdeling die je in Projects wilt maken (zie ook de templates binnen ieder niveau).

Tasks

Dat zijn natuurlijk de to-do’s of taken.

Binnen ieder onderdeel kun je je eigen naamgeving hanteren. Op ieder niveau zijn er ook handige templates, waar je geheel of gedeeltelijk gebruik van kunt maken. Overal kun je ook deadlines op zetten, mensen als verantwoordelijke aanwijzen en taken herhaalbaar maken.

Bovendien kun je werken met de methode die je het best bevalt, zoals Kanban, Gantt, Scrum, Agile en mijn favoriet, Getting Things Done.

Multi-task toolbar

Door middel van deze toolbar, die bovenaan elke pagina staat, kun je verschillende taken in bulk uitvoeren.

Zodra je meerdere taken hebt geselecteerd, kun je de aangewezen personen, de status, de tags, de deadlines, de afhankelijkheid van andere taken veranderen en ook taken omzetten in sub-taken. Als je veel taken hebt, is dit natuurlijk een heel handige tool.

Aanpassingen

ClickUp werkt met name ook zo fijn, omdat het op verschillende manieren aan te passen is.

Er zijn shortcuts mogelijk voor het bepalen van deadlines of van een aangewezen persoon. Er zijn ook vele filters om taken op verschillende manieren te bekijken. Bijvoorbeeld alle taken voor een persoon, een deadline of voor een van de tags. Deze filters kunnen ook bewaard worden, zodat je altijd op die manier naar bepaalde onderdelen kunt kijken.

ClickUp opties

Zoals al gezegd heeft ClickUp ook in de gratis versie al heel veel mogelijkheden. Maar grotere bedrijven en teams zullen misschien de betaalde versies nodig hebben. Voor meer opslagruimte bijvoorbeeld.

ClickUp heeft een aantal belangrijke integratie mogelijkheden. Zoals bijvoorbeeld Dropbox, Google Calendar, Slack, Toggl, Pomodoro en Outlook 365. En nog veel meer. Maar als je nog meer integraties nodig hebt, kun je eventueel gebruik van Zapier om deze web app met andere web apps te verbinden.

Alle mogelijkheden van process, task en time management, evenals alle integraties, alle aanpassingsmogelijkheden en alle samenwerkingsmogelijheden vind je op deze ClickUp pagina.

Onderstaande video geeft een mooi overzicht van hoe je ClickUp kunt inrichten en gebruiken. Verder zijn er heel veel tutorials beschikbaar, voor ieder onderdeel van deze app in ClickUp Docs. Ook is er uitgebreide uitleg in verschillende video’s op het ClickUp YouTube kanaal.

Prijsstelling

Het begint met een gratis versie, die verrassend uitgebreid is. Je kunt ongelimiteerd projecten en spaces maken, ook ongelimiteerd gebruikers toevoegen en gebruik maken van allerlei mogelijkheden zoals het afhankelijk maken van een taak aan een andere. De opslag is wel beperkt tot 100MB.

Dan is er een Unlimited versie, voor minder dan € 4,50 per maand. Hierin krijg je dus inderdaad ongelimiteerd alles en je kunt bepaalde gebruikers maar gelimiteerde toegang tot bepaalde onderdelen geven.

De Unlimited Plus en Business versies zijn voor grotere bedrijven. Kijk hiervoor maar even op de site van ClickUp.

Al met al is ClickUp een hele fijne project management tool voor zzp’ers en kleine teams. En verrassend uitgebreid in de gratis en eerste betaalde versie. Ik ben er voorlopig in ieder geval helemaal tevreden over.

Ben jij tevreden met jouw project management tool? Wat is volgens jou de belangrijkste eigenschap binnen zo’n organisatie tool?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!

En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype gesprek of stuur even een mail naar info@ef-officemanagement.com

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: