Een van de meest productieve time management methodes is het time batchen.

Time batchen is het doen van vergelijkbare taken in een bepaalde tijd die je van tevoren bepaalt.

Je springt dus niet meer van de ene taak naar de volgende, met iedere keer tussendoor even je mail en je social media checken natuurlijk. Maar je bent langere tijd met een taak of met meerdere vergelijkbare taken bezig, zodanig dat je je volledig op een ding kunt concentreren.

WAAROM ZOU JE TIME BATCHEN?

Het stroomlijnen van je werk op deze manier heeft 3 grote voordelen:

– Minder opstart en opruim tijd
De tijd die je nodig hebt om met een nieuwe taak te beginnen en later alles weer weg te ruimen voordat je aan de volgende taak begint, lijkt misschien niet zoveel, maar het telt toch op. Daarnaast moet je ook in je hoofd schakelen van het ene naar het andere en ook dat is vermoeiend.

– Minder gerommel
In plaats van vijf dagen over een kort project te doen, focus je je de hele dag op een ding. In plaats van verschillende keren in je inbox te kijken, doe je dat maar een of twee keer. Het maakt het zo veel simpeler, op je bureau en in je hoofd.

– Meer focus
Als je langer met een taak bezig bent, raak je meer in de flow en raak je minder makkelijk afgeleid.

HOE BEGIN JE MET TIME BATCHEN?

Veel ondernemers weten niet waar ze moeten beginnen met time-batchen. Dus hier volgen wat ideeën om tijd te besparen, stress te verminderen en productiviteit te verhogen door middel van time-batchen.

• E-mail: reserveer een half uur of een uur maximaal twee keer per dag om door je e-mail heen te gaan.
• Lezen: reserveer een of twee periodes in de week om bij te lezen in je vakgebied of om te leren.
• Bloggen: schrijf meerdere posts achter elkaar en gebruik de planner functie op je blog platform om ze in te plannen.
• Telefoon: reserveer een of twee momenten op de dag om mensen terug te bellen. Gedurende de dag noteer je die op een lijst.
• Projecten: doe al je opdrachten of taken voor een bepaald project of een bepaalde cliënt achter elkaar. Dit betekent meerdere uren aan een opdracht werken en voorkomt zo uitstelgedrag.
• Nadenken: reserveer ook tijd om te brainstormen, bepaalde zaken te overdenken en helderheid te krijgen. Dit kan achter je bureau, maar ook heel goed tijdens een wandeling buiten bijvoorbeeld.
• Planning: plan ook je planning. Aan het eind van het kwartaal/maand/week/dag voor het volgende kwartaal/maand/week/dag.
• Fun: plan ook altijd iets leuks aan het eind van de dag of week. Dan heb je iets om naar uit te kijken!

Het grootste voordeel van time-batchen vind ik dat het minder afleiding geeft. Iedere keer als je afgeleid wordt, duurt het weer zo’n 15 minuten eer je er weer helemaal in zit en weer gefocust kunt werken. Dat is de reden waarom het zo belangrijk is om zorgvuldig met je tijdsplanning om te gaan, anders verlies je al snel alle focus.

Het groeperen van vergelijkbare taken in een bepaalde periode heeft voor mij een aantal voordelen, maar toch ook een aantal nadelen.

VOORDELEN

Minder tijdverspilling

De Pomodoro techniek is nooit zo aan mij besteed geweest, omdat ik me op bepaalde taken korter of langer kan concentreren.
Maar door vergelijkbare taken achter elkaar te doen in een bepaalde (langere) tijdsperiode, ben ik minder afgeleid en langer geconcentreerd bezig. In het begin pak je alles wat je nodig hebt erbij en verder hoef niks meer af te sluiten en weer op te starten. Ik werk de vergelijkbare taken achter elkaar af en kan ze vervolgens allemaal van mijn to-do lijst afstrepen!

Minder uitstelgedrag

Als je grotere projecten in kleinere stappen opdeelt, lijken ze al minder overweldigend. En als je goed kijkt, hebben die projecten vaak een aantal van die kleinere stappen gemeen. Bijvoorbeeld als je blogs schrijft, moet je voor al die blogs onderzoek doen, voor allemaal moet je zoekwoorden bepalen in verband met je SEO, enzovoort. Je kunt die vergelijkbare taken voor een aantal van die blogs ook achter elkaar doen. Veel overzichtelijker, sneller en beter te doen.

Minder fouten

Als je iedere keer van de ene taak naar de andere hopt, heb je kans dat er dingen tussen de wal en het schip terecht komen en dat je fouten maakt. Omdat je je bij het batchen van vergelijkbare taken je op een soort werk concentreert, maak je automatisch ook minder fouten.

NADELEN

Langer bezig to-do lijst te maken

Omdat je projecten in kleinere stappen moet delen en dan vergelijkbare taken moet zoeken om ze bij elkaar te batchen, ben je wel iets langer bezig. Bovendien moet je er ook een goede tijdsduur voor bepalen. Het vergt wat meer vooraf, maar dat weegt niet op tegen de tijdswinst achteraf.

Niet altijd werkbaar

Deze methode is niet altijd vol te houden. Bij onverwachte gebeurtenissen gaat je hele agenda overhoop en dus ook al je batches. Maar dat geeft ook niet.
Gewoon weer opnieuw kijken wat er gedaan moet worden, welke taken bij elkaar genomen kunnen worden en dan een nieuwe indeling maken.
Nood breekt wet, maar ook dan is er geen man overboord!

CONCLUSIE

Time batchen is een hele handige methode om langere tijd gefocust bezig te zijn met vergelijkbare taken. En dat kan je tijdswinst, minder uitstel en meer efficiëntie opleveren. Zelfs als af en toe je dag in de war wordt geschopt door onverwachte gebeurtenissen.
Probeer het maar eens! Je zult verbaasd zijn over het effect op je productiviteit.

Doe jij al aan time-batchen?
En wat zie jij als het grootste voor- of nadeel van deze time management methode?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow en krijg gratis het Productiviteits Planner template.
Klik daarvoor op deze foto >

En wil je hulp bij jouw productiviteit, time management en planning? Neem dan gerust contact met mij op.

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: