In ieder beroep zijn er wel eens van die dagen of die periodes, waarin het lijkt of er meer te doen is dan er uren in de dag zijn.
Op dat moment is het fijn handvatten te hebben om op terug te grijpen, die bij gebrek aan beter met de Engelstalige term ‘time management’ worden aangeduid.
Wat zijn de voordelen van time management?
Meer productiviteit
Planning, termijnen stellen en tijdschema’s opstellen helpen bij het stellen van prioriteiten. Zo ben je geconcentreerder op de meest belangrijke zaken in plaats van je energie in allerlei onbelangrijke zaken te steken. Een dergelijke planning zorgt ervoor dat belangrijkste zaken ook als eerste gedaan zijn en er dus meer productiviteit bereikt wordt.
Minder stress
De verschillende taken via een schema uitvoeren en de verschillende doelen formuleren en organiseren zorgt voor minder stress. Een plan volgen geeft ook het idee wat controle terug te krijgen over de tijd. Het helpt ook om geconcentreerd te blijven op de belangrijkste zaken. Een agenda zorgt voor de motivatie de dingen op tijd af te krijgen, helpt onverwachte situaties en dus stress gevoelens te verminderen.
Minder uitstel
De taken in een schema of agenda zetten en te kunnen afstrepen, geeft een gevoel van voldoening. Het maakt ook meteen inzichtelijk welke taken nog niet uitgevoerd zijn. Daardoor vermindert het dus ook de kans op uitstel.
Simpeler communicatie
Niet alleen het werk zelf moet gepland worden. Er moet ook tijd ingepland worden om het eventueel aan collega’s te delegeren en de werkzaamheden uit te leggen. Ook voor terugkoppeling na afloop moet tijd vrijgemaakt worden. Als dit ingepland staat, hoeft het niet ‘even tussendoor’ en hoeft niemand zich af te vragen of ze er een ander wel mee ‘lastig kunnen vallen’.
Tips voor beter time management
- Zorg voor een agenda, organiser, blocnote, bullet journal of een andere (digitale) tool om in te plannen.
- Bepaal een volgorde in het werk. Hiervoor wordt vaak de Eisenhower box gebruikt. Allereerst wordt bepaald welke zaken zowel urgent als belangrijk zijn; en die moeten zo snel mogelijk gedaan worden. In het schema zie je hoe de andere prioriteiten bepaald worden.
- Voor elke taak moet ook een hoeveelheid tijd ingepland worden. Doe dit realistisch, zodat je geen tijd tekort hebt. Plan ook pauze, overleg met anderen en dergelijke in.
- Plan aan het begin van de dag een bepaalde hoeveelheid tijd (ongeveer 30 minuten) om deze planning te maken. Plan niet de hele dag overvol; houd tijd over voor onverwachte zaken of dingen die langer duren dan gepland. Zijn er dus wel meer taken dan uren, bepaal dan welke zaken tot morgen kunnen wachten; zij zullen de volgende dag een hogere prioriteit krijgen.
Volg deze tips, blijf kalm en zie hoe je productiviteit vergroot zal worden door een betere planning van je tijd.
En als je het moeilijk vindt deze tips zelf toe te passen, of als blijkt dat je heel veel werk nu wilt delegeren, neem dan gerust contact met mij op. Dan zien we wat de mogelijkheden zijn voor jou en jouw bedrijf.
Voor nog meer time management informatie kun je onder andere bij de volgende experts terecht:
“Find Your Focus Zone” by Lucy Jo Palladino,
“Eat that frog” by Brian Tracy,
“The Power of Habit” by Charles Duhigg,
“Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity” by David Allen,
“How to Get Control of Your Time and Your Life” by Alan Lakein
