Timeboxing is een heel effectieve manier van timemanagement. Veel mensen gebruiken het al op hun eigen manier. Al is het maar om te zeggen, dan werk ik en dan heb ik lunchpauze en dan heb ik vrij. Dat is natuurlijk een heel grove manier van timeboxing. Dus dat kan beter en met deze tips zul je het zeker ook nog beter kunnen toepassen.

WAT IS TIMEBOXING?

Voor degenen die het nog niet kennen, is timeboxing het aanwijzen van een bepaalde tijdsperiode voor een bepaalde taak of groep van taken. In plaats van ergens aan te werken tot het af is, bepaal je dat je er een bepaalde tijd aan werkt. Soms wordt het ook time blocking genoemd, maar dat klinkt mij negatiever in de oren, dus ik houd het bij timeboxing.

Simpel toch? Ja, maar er valt nog wel wat meer over te zeggen.

TIMEBOXING PRAKTISCH

Wijs in de je agenda eerst eens de tijd aan wanneer je werkt en wanneer je vrij bent, lunch neemt en dergelijke. Zo, dat is al een lekker duidelijk kader.

Met je to-do lijst in de hand ga je nu blokken tijd aanwijzen, allereerst voor terugkerende taken, zoals mail, social media, dagelijks/wekelijks overleg enzovoort. En vervolgens zet je tijd apart voor de verschillende andere zaken op je to-do lijst, inclusief het werken ààn je bedrijf, lezen, leren en wat er maar belangrijk is voor jou.

Misschien kom je er dan achter dat je door een bepaalde afspraak een van je terugkerende taken zult moeten verplaatsen, of dat je op een bepaalde dag langer zult moeten werken. Maar misschien ook wel dat je ergens in je week een gat hebt, dat je nu eens kunt opvullen met een welverdiend rustmoment, of tijd met je gezin.

Je kunt dit timeboxing in je fysieke agenda doen, maar ook in bijvoorbeeld Google Calendar of een speciale timeboxing app. Ook kun je het in sommige projectmanagement programma’s toevoegen, zoals ik doe in ClickUp.

Het belangrijkste is dat er een begin- en een eindtijd aan je taak en dus aan je timebox gekoppeld is. Er bestaat dus de mogelijkheid dat je taak nog niet af is als de timebox is afgelopen. Bedenk dan waarom dat is en plan een nieuwe timebox in je agenda om de taak af te maken.

Maar het grappige is, dat heel vaak de taak wel af is aan het einde van de timebox, ook al dacht je van tevoren dat dat onmogelijk was. Dat is de kracht van timeboxing. Je houdt onbewust rekening met de tijd die je hebt en werkt efficiënt naar gelang je tijd hebt. Als je meer tijd zou hebben, zou je minder efficiënt werken en dus meer tijd gebruiken.

Probeer het maar eens!

TIPS & TRICKS

1. Projecten aanpakken

De meest gebruikte manier van timeboxing is het aanpakken van grote projecten. Je kunt door regelmatige timeboxen in te plannen constante voortgang maken bij dit soort indrukwekkende taken. Bovendien wordt dan een dergelijke taak niet opzij gezet door dagelijkse klusjes.

2. Oplossen van kleine klusjes

Met timeboxing kun je eindelijk die kleine klusjes eens aanpakken die je iedere keer wegschuift voor iets belangrijkers. In hun eentje zijn deze klusjes niet groot genoeg om een belangrijke plaats in je agenda te krijgen, maar ze hebben wel de neiging om met de tijd op te hopen. Geef ze een timebox en los ze in een keer allemaal op!

3. Niet meer uitstellen

Zit je een bepaalde taak iedere keer maar voor je uit te schuiven? Geef het een timebox en je zult zien, dat je er gewoon aan begint, want dit staat nu op de agenda en niks anders. Je kunt het zelfs in een ‘open timebox’ zetten: dat is een timebox met alleen een begintijd, maar waarvan je het einde open laat. Aan het einde van de dag bijvoorbeeld. Dan kun je met deze lastige taak eindelijk eens flink opschieten. Als je hiermee lekker bent opgeschoten, vergeet dan niet jezelf te belonen!

4. Perfectionisme loslaten

Perfectionisme is het tegenovergestelde van uitstelgedrag. In plaats van de taak te vermijden, zit je er zo lang aan te werken of bij te schaven, dat alle tijd zo op is. Om dit perfectionisme te vermijden moet je harde eindtijden stellen. Perfectionisme bestrijd je dus met een ‘gesloten timebox’, waar dus een maximale hoeveel tijd voor staat. Als je hiervoor een timer zet, zorg dat er vervelend hard geluid op zit.

5. Meer focus krijgen

Omdat je maar een taak hebt binnen de timebox, sluit je niet relevante taken en gedachten uit gedurende deze tijd. Als je heel productief wilt zijn, moet je zo min mogelijk mentale rommel aan je hoofd hebben. En omdat je je werk in timeboxen georganiseerd hebt, geeft je de structuur al om je volledig op deze taken te richten. Omdat je mogelijke verleidingen al van tevoren wegneemt, heb je veel meer kans op ‘in de flow’ te raken en je werk op tijd af te krijgen.

6. Efficiëntie verhogen

Als je eerlijk bent, weet je ook wel dat je vaak het meest efficiënt bent vlak voor een deadline. Timeboxen geven je deze zelfde gezonde druk om ervoor te zorgen dat je dit deadline effect volledig kunt benutten. Dit kun je nog benadrukken door een timer direct in het zicht te zetten, zodat je kunt zien hoe die deadline nadert.

7. Motivatie boosten

Grote taken kunnen soms demotiverend werken. Ze zijn zo groot en gaan zo lang duren, dat het moeilijk is de eindstreep te zien. Maar als je het opdeelt in timeboxen, met of zonder specifiek takenpakket m.b.t. dat grotere project, dan is iedere timebox dat je aan dit project gewerkt hebt, een voortgang die je kunt afstrepen. En dat geeft voldoening.

Er zijn ook ondernemers die zichzelf motiveren door er een spelletje of uitdaging van te maken: hoeveel potentiële klanten kan ik in een uur te spreken krijgen? Of ze proberen een ander fictief record te breken. Dat werkt natuurlijk het best als de prestatie in het aantal schuilt.

8. Doelen dromen

Je kunt niet altijd maar concrete doelen verzinnen. Soms moet je je gedachten ook eens laten gaan naar iets wat buiten je directe scoop ligt. Droom maar eens over onmogelijkheden en kijk of je er een doel van kunt maken. En hoewel dit heel goed is voor het verbreden van de horizon van je doelen, moet dit soort dromen natuurlijk niet je schema in de war schoppen. Daarom kun je er het beste een timebox voor maken, zodat je daarna weer gefocust met een concreet doel aan de slag kunt.

9. Creatieve projecten

Creatieve projecten zijn vaak niet rechtlijnig. Vaak begint dat met een berg aan ideeën of met een brainstorm sessie, die je dan maar het beste in een braindump folder kunt doen en ze vervolgens weg te leggen. Later, als het plan meer handen en voeten heeft gekregen, kun je het behandelen als ieder ander project. Maar ook die eerste brainstormsessies en het maken van zo’n braindump folder kun je heel goed inplannen met behulp van een timebox.

10. Besef van tijd

Hoe vaak heb je niet aan het eind van de dag gedacht, waar is de tijd gebleven? Door het toekennen van deze timeboxen en daar in het begin de tijd te onder- of overschatten, leer je hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Hoe langer je dit doet, hoe beter je dus wordt in het indelen van je dag door timeboxen. Daardoor wordt het ook makkelijker onbelangrijke dingen niet te doen of daar een ander tijdstip voor te bepalen.

11. Werkritme creëren

Je bent het meest effectief in je werk als je een goede balans kunt vinden tussen werken en rusten. Timeboxen geven je hiervoor een heel goed kader. De kunst is om je eigen ritme te vinden, naast het juist inschatten van hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen. Behalve dat je werken en pauzes goed over de dag moet verdelen, kun je ook een verdeling maken in lastige en simpele taken.

12. Belangrijk werk eerst

Inmiddels een klassieke tip: doe je meest belangrijke werk ’s ochtends als je nog de meeste energie hebt. Of, als je meer bent van het ‘eat the frog’ principe, tackel de lastigste taak van die dag als eerste. Dan ben je er maar vanaf en begin je de dag met een mooi resultaat.

13. Balans vinden

Soms zijn we veel te druk met bepaalde zaken in ons leven en laten we anderen versloffen. Door timeboxen in te stellen voor de dingen die belangrijk voor je zijn, krijg je meer balans in je werk, maar ook in de andere onderdelen van je leven. Het draait natuurlijk allemaal om prioriteiten toekennen aan de verschillende bezigheden.

14. Tijdverspilling beperken

Iedereen heeft zijn eigen tijdverspillers: social media checken, een beetje op het internet rondsurfen, e-mail, games. Noem het maar op. Dat is niet erg, maar doe er een timebox omheen en maak er een pauze activiteit van.

15. Jezelf belonen

Als je jezelf beloont bij het afmaken van een taak, heb je de neiging makkelijke en korte taken te doen. Maar als je jezelf beloont voor het afmaken van een timebox, dan is zo’n projectbox evenveel waard als veel van die kleine taakjes in een andere timebox. Voor mij is zo’n beloning meestal even achter mijn bureau weg en naar buiten. Even lekker wat doen in de tuin of een stuk lopen. En zo heb jij waarschijnlijk ook je eigen favoriete beloningen.

Hopelijk zie je door deze tips het nut van timeboxing in en ga je dit misschien zelf ook toepassen als toevoeging aan je timemanagement.

Wat vind je de meest nuttige tips met betrekking tot timeboxing?

En is het iets dat je zelf wilt gaan toepassen?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn mails op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd, met onder andere het timeboxing template!

En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Zoom gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: