Transcriptie is een van de taken die mij nog al eens gevraagd wordt.
Het maken van de opnames heeft de ondernemer vaak al veel tijd en moeite gekost. En omdat de transcriptie daarna een tijdrovend en erg frustrerend klusje kan zijn, kun je het misschien maar beter uitbesteden.
Wat is transcriptie?
Eigenlijk is transcriptie niets anders dan het uittypen van audiobestanden. Vaak gaat het om interviews, maar het kunnen ook andere opnames zijn.
Voorbeelden van transcripties voor bedrijven:
- Financieel: vaak financiële verslagen live opgenomen of via een webcast
- Juridisch: dit kunnen gesprekken, rechtbankverslagen of vergaderingen zijn
- Medisch: patiëntenverslagen, verwijzigingen, brieven, verzekeringskwesties of samenvattingen
- Marktonderzoek of focus groepen: verslagen van bijeenkomsten waar producten geprobeerd worden, interviews achteraf
- Podcasts: veel podcasters bieden ook te downloaden transcripties aan op hun website
- Algemeen: interviews, speeches, presentaties, verslagen en onderzoek
Het transcriberen
Dus hoe gaan we nu van een audio opname naar een tekst document?
Eerst moet het audio bestand natuurlijk naar de transcribent gestuurd worden, samen met een aantal aanwijzingen voor de uitwerking.
Aanwijzingen
Een van de belangrijkste aanwijzingen is de woordelijke of letterlijke uitwerking. Bij een woordelijke uitwerking worden er van de gesproken tekst goed lopende zinnen in goed Nederlands gemaakt. En worden eh’s, ah’s, stiltes, overmatig gebruik van stopwoorden, lachen en dergelijke niet opgenomen in het verslag. Bij de letterlijke uitwerking wordt er letterlijk ieder woord, iedere zucht, echt alles wat er gezegd wordt opgenomen in het verslag.
Een andere aanwijzing kan zijn dat het verslag geanonimiseerd moet worden. Dat betekent dat uit het verslag niet mag blijken wie, wat, of waar de opname gemaakt is. De namen van personen, plaatsen, bedrijven enzovoort worden dan vervangen door [naam], [plaats] en [bedrijf].
Ook kan er gevraagd worden om bij iedere sprekerswisseling een tijdstempel te plaatsen, zodat een bepaalde uitspraak later makkelijk in het audiobestand teruggevonden kan worden.
Verder kan de opdrachtgever natuurlijk iedere aanwijzing die hij nuttig acht voor de uitwerking van zijn audiobestand aangeven. In overleg met de transcribent kan dan gekeken worden of dat praktisch uitvoerbaar is en welke kosten daaraan verbonden zijn.
Apparatuur
Professionele transcribenten hebben daarvoor speciale apparatuur om met voetpedalen na iedere keer dat ze de opname hebben stilgezet, de opname iets terug te zetten voordat ze weer verder gaan. Zo weet je precies waar je gebleven bent. Ook kan er in de tekst indien nodig een tijdstempel geplaatst, zodat je precies weet waar in de opname iets gezegd is. En behalve natuurlijk starten, stoppen, harder en zachter zetten van de opname, kan de opname ook langzamer afgespeeld worden. Geen overbodige luxe bij zeer snel sprekende mensen of bij mensen die (delen van) woorden inslikken.
Voor mensen die slechts af en toe een transcriptie uitwerken, zijn er ook apps waarin ze dergelijke transcriptie uitwerk mogelijkheden bieden. Die zijn vaak minder uitgebreid en minder precies, maar werken ook goed.
Uitgewerkt bestand
Nadat het audiobestand helemaal uitgewerkt is en naar de wens van de opdrachtgever is opgemaakt, wordt het als Word document of PDF weer teruggestuurd.
Bij de afspraken die tussen de opdrachtgever en de transcribent gemaakt worden, zijn er ook afspraken over hoe lang de opname en het verslag bewaard blijven. Meestal gaat dit om een relatief korte tijd, maar net genoeg om eventuele opheldering of verbeteringen achteraf nog te kunnen leveren.
Hoe tijdrovend is transcriptie?
Als het een opname van goede kwaliteit is, ben je drie tot vier keer zo lang met de uitwerking bezig als de opname lang is.
Maar de tijd dat je met de uitwerking bezig bent kan heel erg variëren door:
- De kwaliteit van de audio opname
- De hoeveelheid speciale aanwijzingen, zoals letterlijke uitwerking en tijdstempels
- De hoeveelheid achtergrond geluiden
- De al dan niet zware accenten van de sprekers
- De hoeveelheid sprekers
- Het door elkaar spreken van sprekers
- Het eventuele onderzoek dat gedaan moet worden, naar namen of termen
- Het al dan niet samenhangend Nederlands praten van de sprekers
En natuurlijk, hoe meer deze factoren een rol spelen, hoe langer de uitwerking gaat duren. Verschillende van deze factoren worden dan ook samengevat in een aantal prijscriteria, die dus de prijs van een standaard opname per factor kunnen verhogen.
Goedkoper en sneller
Als je dus een snelle, accurate verwerking van je audio bestand door een transcribent wilt laten doen, kun je dus, indien mogelijk, een aantal dingen zelf doen. Dit zorgt ervoor dat de verwerking zo snel mogelijk, maar dus ook zo goedkoop mogelijk zal verlopen:
- De opname in een ruimte maken met zo min mogelijk achtergrond geluiden
- Goede, van te voren geteste opname apparatuur gebruiken
- De opname apparatuur in het midden tussen de sprekers plaatsen
- Een gespreksleider aanwijzen, die rekening houdt met het feit dat er een opname uitgewerkt moet worden (sprekers niet door elkaar laten praten bijvoorbeeld)
- Informatie over namen, vaktermen en dergelijke meeleveren met het audio bestand
Uitbesteden
Omdat transcriptie vaak zo’n tijdrovend en vaak frustrerend werk is om zelf te doen, als je er weinig tot geen ervaring mee hebt, kun je het als bedrijf of zzp’er maar beter uitbesteden. Die tijd kun je beter besteden aan jouw core-business.
Je kunt transcriptie uitbesteden aan transcriptie bureaus maar natuurlijk ook aan je favoriete virtual assistant!
Voor meer informatie over transcriptie of ander administratief werk, kun je contact met me opnemen via info@ef-officemanagement.com
Wist je dat transcriptie op deze manier gedaan wordt? Doe je jouw transcripties zelf of besteed je ze uit? Ik hoor de reacties graag in de commentaren hieronder.
Om geen blog meer te missen, kan je je nu aanmelden voor een mail met het laatste nieuws van het blog. Je kunt je HIER voor deze mail aanmelden!
