Voor een ondernemer is het vaak een grote stap om te gaan samenwerken met een virtual assistant. En een van de grote vragen is vaak, hoe kun je dan het beste die wachtwoorden delen? Want wachtwoorden zijn natuurlijk wel heel privé. Maar ook omdat wachtwoorden vaak toegang geven tot gevoelige informatie.
Gelukkig zijn er tools die je daarbij van dienst kunnen zijn en waarmee je wachtwoorden kunt delen zonder dat de veiligheid van je informatie aangetast wordt of jouw informatie op straat ligt.
Je kunt zelfs iemand toegang geven zonder dat diegene jouw wachtwoorden kan zien!
VOORDELEN VAN PASSWORD MANAGERS
Er zijn meerdere tools waarmee je wachtwoorden kunt delen. Een populaire is onder andere 1Password Teams. En je hebt ook nog Dashlane, Sticky Password, Password Boss en nog veel meer. Maar ik gebruik zelf al jaren LastPass.
Deze password managers, zoals ze wel genoemd worden, bewaren al je wachtwoorden met de bijbehorende links naar de websites in een soort kluis. Je kunt ze op al je apparaten installeren, dus je hebt altijd je kluis bij je. Ze kunnen ook voor elke website die beveiligd is met een wachtwoord, een superveilig wachtwoord creëren. Je kunt in je kluis komen met een hoofdwachtwoord. En die moet je dus nooit aan iemand geven.
Als je een wachtwoord van een bepaalde website wilt delen, stuur je een soort sleutel naar diegene, waarmee hij of zij vervolgens op die website terecht kan.
Binnen de kluis kun je de verschillende websites in folders indelen. Dat maakt het wel zo overzichtelijk. Je kunt ook bepalen wie waar toegang toe heeft en wie wat kan zien. Het is bovendien heel simpel om iemand toegang te geven tot bepaalde sites, maar ook om die toegang weer in te trekken. Ook kun je bijvoorbeeld een speciale folder maken voor je virtual assistant, als zij toegang nodig heeft tot meerdere sites en vervolgens de toegang tot die folder met haar delen.
Een groot voordeel van LastPass is ook dat het gratis is. Er zijn wel betaalde opties, maar die zijn echt voor de meeste ondernemers niet nodig.
BEGINNEN MET LASTPASS
LastPass is een heel makkelijke tool en er is ook een hele goede uitleg bij, die kun je hier vinden. Maar hierbij geef ik toch even een stap-voor-stap uitleg.
- Allereerst download je de LastPass extensie voor jouw browser. Na het downloaden vind je dit blokje
in de werkbalk van je browser. Via dit knopje meld je je dagelijks aan met hoofdwachtwoord. - Maak een account aan. Bedenk dus een lang, moeilijk hoofdwachtwoord. Dit is vanaf nu het enige wachtwoord dat je hoeft te onthouden.
Als je ingelogd bent is het zwarte blokje rood geworden. Mocht je een fout gemaakt hebben bij het inloggen wordt het blokje oranje en moet je je wachtwoord opnieuw ingeven.
Je kunt nu handmatig websites die beveiligd zijn met een wachtwoord in de kluis zetten. Maar makkelijker is om in te loggen bij die websites en dan vraagt LastPass automatisch of hij het wachtwoord (en het bijbehorende webadres) moet opslaan. En natuurlijk wil je dat!
Je hebt nu de mogelijkheid om meteen dit wachtwoord in een bepaalde folder toe te voegen, maar dat kan natuurlijk ook achteraf.
WACHTWOORDEN DELEN MET LASTPASS
Het delen van een wachtwoord met een derde gaat als volgt. Als je in de kluis met je muis over een website gaat, zie je een grote knop met ‘launch’ erop. Als je daarop zou klikken ga je naar de website. Eronder vind je drie icoontjes, waarvan de middelste is voor het delen van je wachtwoord met derden. Je krijgt dan een pop-up, waar je het e-mail adres van de ontvanger in kunt vullen. Je kunt er dan ook voor kiezen of de ontvanger het huidige wachtwoord mag zien of niet. Dan klik je op de rode ‘share’ button en je bent klaar!
Om dit delen goed te laten functioneren, moet de ontvanger ook LastPass installeren. Dus zowel de extensie downloaden als een account aanmaken.
TOEGANG WEER INTREKKEN
De toegang intrekken is zo mogelijk nog makkelijker dan toegang verlenen.
Eenmaal ingelogd ga je naar de ‘share’ button op de grijze balk aan de linkerkant van het scherm. Ga naar het wachtwoord dat je wilt intrekken. Vink dit wachtwoord aan. Vervolgens kun je onder ‘actions’ klikken op ‘revoke access’ = toegang intrekken. Vanaf nu kan die persoon dat wachtwoord niet meer gebruiken.
Nou, dat lijkt me allemaal niet te ingewikkeld en wel zo veilig! Dus als ondernemer hoef je geen zorgen meer te hebben dat je wachtwoorden overal en nergens terechtkomen als je met een virtual assistant samenwerkt. Je hebt er met een goede password manager zelf compleet de regie over.
Gebruik jij al een password manager? En zo ja, welke dan?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Vragenlijst voor je potentiële VA downloaden.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
