Als je projecten hebt met een deadline en je wilt die inplannen, kun je gebruik maken van verschillende time management en project management technieken.
Een van die technieken is een PERT diagram. Zelf hoorde ik voor het eerst van een PERT diagram door een blog van Brian Tracy, de internationale business coach en schrijver van onder andere ‘The Psychology of Achievement’. Ik maakte dergelijke diagrammen al wel, maar wist niet dat ze zo genoemd werden.
Wat is een PERT diagram?
Dat is een visuele weergave van alle stappen in een project en hun samenhang. Dit is een heel effectieve time management techniek. PERT staat dan ook voor ‘Program Evaluation Review Technique’. Door het project te visualiseren wordt het mogelijk verschillende manieren aan te geven waarop je het project zou kunnen realiseren.
Eerst moet het doel van het project duidelijk zijn. Dus je begint aan het eind. Van daaruit werk je terug naar nu, dus zowel in stappen als in tijd. Maak dan een lijst van die logische stappen in de volgorde dat ze genomen moeten worden.
Maak een time management plan met een PERT diagram
In het PERT diagram staat dus aangegeven welke stappen genomen moeten worden en wanneer iedere stap klaar moet zijn, zodat je je doel binnen de deadline behaald.
Een heel logisch en krachtig hulpmiddel hierbij is de oude vertrouwde checklist. Dit is eigenlijk een PERT diagram in lijstvorm.
De stappen die genomen moeten worden zijn allereerst afhankelijk van het doel dat behaald moet worden en de tijd die je daarvoor ter beschikking hebt. Dus dat moet eerst heel helder zijn. Men zegt dat iedere minuut die je gebruikt om te plannen en om checklists te maken, je tien minuten in de uitvoering ervan bespaart. De tijd die je dus van tevoren spendeert is dus niet verloren tijd, het bespaart je zelfs tijd.
Hoe maak je een PERT diagram?
Deze afbeelding is een voorbeeld van een PERT diagram. Er zijn verschillende vormen en stijlen mogelijk, dus kijk hiervoor maar eens online. Het grote voordeel van het gebruik van PERT diagrammen is dat het hele project in een oogopslag duidelijk is en dat veel problemen tussen de verschillende stappen al van tevoren duidelijk zijn en opgelost kunnen worden.
1. Start aan het eind
Als je doel bepaald is, trek je lijnen naar allerlei stappen die nodig zijn om je project te realiseren, in omgekeerde volgorde, terugrekenend in de tijd van de deadline naar nu. Kijk goed of de stappel logisch op elkaar volgen en of er conflicten zijn tussen die verschillende stappen in die volgorde.
2. Manage het project
Door het op deze manier uit te tekenen, heb je meer grip op het project en met meer overzicht. Je weet welke stappen eerst gezet moeten worden, voordat andere stappen gedaan kunnen worden. En welke stappen al deels voorbereid kunnen worden, voordat andere stappen gereed zullen zijn. Op deze manier heb je minder last van deadline stress, omdat alle stappen zowel individueel als binnen het gehele project gepland staan.
3. Bepaal je deadlines
Zorg natuurlijk wel voor een bepaalde marge in je deadlines. Je weet natuurlijk nooit waar er vertragingen zullen optreden of problemen opduiken.
Natuurlijk houd je tijdens het gehele project de vinger aan de pols. Zo kun je meteen ingrijpen in geval van problemen of vertragingen. Maar het belangrijkste werk doe je voor het project start, in de planning en het uitdenken van het project. Hoe beter je dat beheerst, hoe beter het project verloopt en hoe sneller je het gewenste resultaat behaalt!
Ben jij een visueel ingestelde planner?
Of maak je liever alleen lijstjes?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype of Zoom gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
