Een bedrijfshandboek vind je niet in alle bedrijven. Met name kleine bedrijven denken dat ze dat niet nodig hebben. Ondernemers leggen het zelf wel aan hun werknemers uit, zeker als er niet zoveel werknemers of freelancers zijn. Wat ze alleen niet beseffen, is dat ze het elke keer net iets anders uitleggen. En dat al die verschillende procedures nergens terug te vinden zijn, behalve in het hoofd van de ondernemer. Dat geeft ruimte voor fouten, verwarring en zowel verlies aan tijd als aan geld. Vandaar dus het belang van een bedrijfshandboek!
WAT IS EEN BEDRIJFSHANDBOEK?
In een bedrijfshandboek staat alle belangrijke informatie van het bedrijf en door middel van welke procedures het draait. Het is in te zien door alle werknemers, bijvoorbeeld wanneer ze twijfelen over een bepaalde procedure of over wie waar over gaat. Dus het bevat onder andere:
- Het bedrijfsbeleid
- De hierarchie en de rollen binnen het bedrijf: Meestal wordt hier een bedrijfsdiagram voor gebruikt. Op die manier is in een oogopslag duidelijk hoe de hierarchische opbouw van het bedrijf geregeld is.
- De contactgegevens en functieomschrijvingen: Naam, positie, functieomschrijving en contactgegevens van iedereen binnen het bedrijf
- Bedrijfsprocedures en -processen: Dit is vaak het grootste deel van het handboek. Alle procedures en processen moeten met dezelfde format uitgeschreven worden. Inclusief wie er verantwoordelijk voor is en wat je ervoor nodig hebt.
- Procedures en processen in noodgevallen
In noodgevallen heb je geen tijd om een verantwoordelijke persoon te zoeken, dus moet alles op papier staan. Wie te contacteren, wat te doen, wat te laten, enzovoort.
Het moet niet verward worden met een personeelshandboek, dat met name over de bedrijfscultuur gaat.
DE VOORDELEN VAN EEN BEDRIJFSHANDBOEK
1. Het hebben van gedocumenteerde procedures en processen
Het opschrijven van deze procedures maakt het handig voor werknemers om altijd te weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen en hoe ze het het meest effectief kunnen doen. Het vermindert dus ook de kans op het maken van fouten.
2. Alle informatie is altijd op een plaats te vinden
En dat zonder dat het nodig is om veel vragen aan anderen te stellen. Indien nodig kunnen er dingen opgehelderd worden, maar in principe kan iedereen deze informatie altijd gebruiken in geval van twijfel. Of je nu nieuw bent of al jaren voor het bedrijf werkt. Het is daarom belangrijk dat het zich op een makkelijk vindbare plaats bevindt. Dat kan een fysieke plaats zijn voor een fysiek handboek, of bijvoorbeeld in de bedrijfscloud voor een electronisch exemplaar.
3. Het maakt het trainen van nieuwe werknemers makkelijker
Logisch natuurlijk! Want zelfs als je nieuwe werknemers inwerkt, dan hebben ze toch nog heel veel vragen achteraf. Die kunnen ze nu zelfstandig vinden in het bedrijfshandboek.
4. Minder tot last en meer verantwoordelijk
Met behulp van het bedrijfshandboek kunnen werknemers minder tot last zijn van andere werknemers en kunnen ze beter zelfstandig werken, eventueel met het handboek open naast zich. Verantwoordelijkheden en verwachte uitkomsten zijn duidelijker, dus ook daar zijn geen vraagtekens meer over.
5. Makkelijker opschalen
Mocht het bedrijf het zo goed doen, dat er in korte tijd veel nieuwe werknemers bijkomen, dan helpt het handboek hen tijdens de inwerkperiode. Dat betekent dat het bedrijf sneller en makkelijker foutloos kan opschalen zonder verlies van tijd of accuratesse.
6. Tijdsbesparing
Niemand hoeft zich meer af te vragen hoe een bepaalde procedure moet verlopen. Of zich af te vragen of hij het wel aan zijn manager kan vragen of dat het eigenlijk als bekend verondersteld zou moeten worden. Of moeten wachten tot er iemand beschikbaar is die jouw vragen kan beantwoorden. Allemaal niet meer nodig, want je kunt het opzoeken!
EN HOE NU VERDER?
Misschien ben je inmiddels overtuigd van het belang van een bedrijfshandboek voor jouw bedrijf. En wil je in jouw bedrijf ook zo’n handig bedrijfshandboek aanleggen, maar weet je niet hoe je zoiets kunt opzetten.
Download dan de SOP checklist in mijn Bibliotheek. Hiermee kun je van de verschillende procedures binnen je bedrijf een SOP schrijven (een Standard Operating Procedure) en die verzamelen in je bedrijfshandboek.
Wil je mijn hulp om binnen 3 maanden alle procedures binnen je bedrijf in zo’n bedrijfshandboek te zetten? Neem dan even contact met me op: esther@ef-officemanagement.com. Dan regelen we dat!
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
