In het begin van dit nieuwe jaar wil je waarschijnlijk je projecten gestructureerd aanpakken. In ieder geval wat gestructureerder dan voorheen. Want als je een project start zit je vaak met een heleboel deadlines. Dus heb je ook een project management kalender nodig om alle onderdelen van je project te kunnen volgen en te zorgen dat deze op tijd zijn afgerond.
Natuurlijk kun je een papieren kalender gebruiken, maar er zitten ook heel veel voordelen aan het gebruik van een electronische agenda.
WAAROM EEN PROJECT MANAGEMENT KALENDER?
1. Overzicht over de verschillende taken
Een project is vaak opgebouwd uit verschillende taken die ook nog van elkaar afhankelijk zijn, dus iedere taak heeft dan een deadline en moet af zijn voordat de volgende begonnen kan worden. Je kunt ze ook opdelen in bepaalde gebieden of ze linken aan bepaalde personen.
2. Planning van toekomstige taken
Natuurlijk moet je goed de planning van de tijd, de mensen en de benodigheden voor bepaalde taken voor een bepaald tijdstip in de gaten kunnen houden.
3. Beschikbaarheid van teamleden
Wie is waar mee bezig en wie is dus wanneer beschikbaar voor iets anders?
DE MEEST POPULAIRE PROJECT MANAGEMENT KALENDERS
Je kunt het met dit soort kalenders zo eenvoudig houden als je wilt en een spreadsheet of de kalenderfunctie van je e-mail gebruiken.
Maar je kunt ook een project management tool gebruiken dat er speciaal voor gemaakt is. Er zijn er velen, maar ik heb het in dit verband alleen even over mijn favoriet, ClickUp.
Excel
Voor lange termijn en grove planning is Excel een goede optie. Maar voor dagelijks overzicht niet echt.
Ook zijn de verschillende functies en het sorteren binnen Excel niet geschikt voor alle soorten projecten.
Excel is natuurlijk wel bij velen bekend, maar voornamelijk als een spreadsheet en niet per se als project management tool.
Google Calendar
Omdat veel mensen Google Calendar gebruiken om hun afspraken in bij te houden, willen ze het ook gebruik voor project management.
En hoewel het een hele goede tool is om je te herinneren aan allerlei evenementen, is het niet echt geschikt voor taak management. Je kunt bijvoorbeeld afhankelijke taken niet linken. Ook is er weinig ruimte voor notities, checklists en dergelijke.
Het is dus niet geschikt om alleenstaand te gebruiken, maar wel eventueel in combinatie met andere programma’s.
ClickUp
Zowel als individuele ondernemer of als team kun je heel goed overzicht houden en je project managen met ClickUp. In de ’time view’ kun je belangrijke deadlines goed zien aankomen. De belangrijke deadlines staan dan als mijlpalen in je overzicht. En je kunt dan ongedateerde taken in je kalender zetten met een ‘drag and drop’ systeem zodat alles op tijd af zal zijn. Bovendien kun je iedere taak een deadline geven en ook taken afhankelijk maken van elkaar (eerst dit afmaken, dan pas dat beginnen).
Zowel in de ‘calendar view’ als de ’time view’ kun je het overzicht houden per dag, week of maand. Als je op een bepaalde taak klikt, opent die zich en kun je alle details, commentaren en bijbehorende documentatie vinden.
Je kunt ook overzicht houden over de belasting van jezelf of je team, zodat je niemand te veel of te weinig belast.
Een andere manier om je kalender te bekijken zijn Gantt-charts. Dan kun je nog beter zien hoe lang bepaalde taken duren en hoe ze eventueel overlappen.
Daarnaast kunnen fans van Trello ook de Kanban view gebruiken, zodat ze zich meteen meer thuis voelen. Maar daarnaast kunnen ze binnen die Kanban view ook gebruik maken van alle andere eigenschappen van ClickUp.
Behalve dat je kunt inschatten hoeveel tijd een bepaalde taak kost en dat binnen die taak aangeven, kun je ook de tijd meten. ClickUp kun je linken aan verschillende tijd metende tools. Zelf heb ik het standaard aan Toggl gelinkt. Zo hoef ik niet meerdere programma’s te openen. Maar dat is niet de enige integratie die mogelijk is. ClickUp integreert heel makkelijk met heel veel verschillende tools.
Maar je kunt ClickUp natuurlijk ook voor allerlei andere dingen gebruiken dan als project kalender. In principe kun je ieder overzicht creëren dat je wilt. Ook zijn er vele templates, dus je hoeft het wiel niet zelf opnieuw uit te vinden.
Je kunt in ClickUp al starten met een heel uitgebreide gratis versie. Dus maak eens een profiel aan en ga eens spelen met de verschillende mogelijkheden.
Welke project management kalender gebruik jij momenteel binnen je bedrijf?
En heb je ClickUp al eens bekeken en daarmee vergeleken?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn e-mails op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Project Visualisatie checklist downloaden!
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
