fbpx

Bij workflow denken veel ondernemers dat het maar een vaag begrip is. Ze denken dat het te maken heeft met het werken in de flow, het nastreven van een gevoel van inspiratie en welzijn dat de laatste tijd nogal populair is. Voor mij heeft workflow echter meer met logistiek te maken. Hoe dat zit zal ik in dit artikel proberen duidelijk te maken.

Wat is workflow?

Een workflow is een bedrijfsproces waarin een serie van opeenvolgende taken worden uitgevoerd die leiden naar een bepaald doel. Het is een verzameling data, regels en taken die uitgevoerd moeten worden om een bepaald bedrijfsresultaat te behalen.

Dat klinkt mooi, maar wat heb je daar praktisch gezien nou aan?

Hoe maak je een workflow?

In principe kun je voor ieder proces binnen je bedrijf een workflow maken. Zolang de ene taak de andere opvolgt totdat je bij het gewenste resultaat komt, is het een proces en kun je er dus een workflow van maken. Hoe doe je dat dan binnen een bedrijf?

  1. Bepaal je onderdelen / ingrediënten / bouwstenen
  2. Maak een lijst van de taken die uitgevoerd moeten worden
  3. Bepaal wie verantwoordelijk is voor iedere stap of verdeel de rollen
  4. Maak hiervan een workflow diagram om het proces visueel te maken
  5. Test de gemaakte workflow
  6. Leer het team hoe de nieuwe workflow werkt
  7. Werk met de nieuwe workflow
  8. Evalueer de workflow en voer eventueel veranderingen door

Workflow diagram

Dit is het visuele aspect van de workflow en dus voor veel mensen ook het meest duidelijke. Veel mensen zijn nu eenmaal visueel ingesteld.

Via een tekening maak je duidelijk waar je begint, wat de verschillende stappen zijn van het proces, wat de input, output en de transformatie is in die stappen en wat het eindresultaat is. Je doet dat door middel van een diagram met cirkels, driehoeken, vierkanten, ruiten en andere vormen, verbonden door lijnen. Je kunt iedere vorm ook nog een specifieke functie meegeven. Bijvoorbeeld dat ieder vierkant een taak is en iedere ruit meerdere uitkomsten heeft. Zolang je maar een legende zet bij je diagram mag je dat in principe zelf bepalen.

Natuurlijk kun je zo’n diagram met pen en papier maken, maar er zijn ook handige programma’s voor. Zelf gebruik ik graag diagrams.net en ik gebruik vaak de ingebouwde mindmap functie in ClickUp, omdat ik ClickUp toch open heb staan. Andere programma’s zijn Lucidchart, Simplemind, Kissflow en Mural. Zo hoef je al heel veel van het tekenwerk niet zelf te doen.

mindmap in ClickUp

Voordelen van het werken met een workflow

1. Minder fouten: vaak kun je fouten in de workflow er al eerder uithalen

2. Betere samenwerking: vaak heb je andere afdelingen of werkgebieden nodig om je eigen werk te doen. Met zo’n workflow weet iedereen wat zijn of haar rol binnen dat grotere geheel is.

3. Verbeterde productiviteit: je hoeft heel veel niet meer uit te zoeken of te onderhandelen. Alles staat klaar voor gebruik.

4. Minder handwerk: zeker als er ook verschillende tools onderdelen van de workflow uitvoeren, scheelt dat heel veel handwerk.

5. Bundeling van taken: wat vroeger veel verschillende taken leken, blijken nu samen te vloeien. Betere organisatie van taken geeft rust.

6. Meer vertrouwen, overzicht en controle: minder micromanagement nodig. Alles is duidelijk en overzichtelijk afgebakend.

7. Verbeterde werkcultuur: zeker als je met een team werkt, geeft een duidelijk workflow betere samenwerking tussen de teamleden. Iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten en binnen welke termijn. Minder ongeduldige e-mails en berichtjes blijken dan nog nodig.

Automatisering als onderdeel

Zoals al gezegd, ook automatisering en het gebruik van verschillende (online) tools kunnen onderdeel zijn van een workflow. Met name voor die processen die repetitief zijn is dat een hele goede optie. Het wegnemen van ‘rotklusjes’ geeft lucht en stroomlijnt de hele workflow.

Bovendien is het gebruik van tools vaak veel efficiënter dan wanneer een teamlid een dergelijke taak handmatig uitvoert. Fouten komen minder voor en niemand kan tegen de snelheid en de hoeveelheid dataverwerking van een tool opwerken. Mede daardoor is het automatiseren van taken ook veel goedkoper.

Analyse & controle

Het is natuurlijk niet zo, dat zodra de workflow in werking gezet is, dat daarmee de kous af is. Tijdens het gebruik kunnen er nog ‘kinderziektes’ tevoorschijn komen, die dan weer aangepast moeten worden. En ook verandering in één proces geeft vaak weer veranderingen in andere processen.

Dus constante analyse, monitoring en aanpassing blijft geboden, maar valt waarschijnlijk ook weer deels te automatiseren. Dus dat zou niet te veel tijd en moeite moeten kosten.

En hoe zit het met de workflows binnen jouw bedrijf?

Heb je ze wel eens opgeschreven of uitgetekend en met welke tool deed je dat?

Laat het mij in een commentaar hieronder weten!

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn wekelijkse Online Workflow op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.

En wil je hulp bij het maken van een workflow, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom afspraak van 30 minuten in mijn agenda.

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: