Wil je een leuk evenement in het buitenland organiseren voor je klanten? Heerlijk in een heel andere omgeving, een ander klimaat, een andere natuur en een andere keuken?
Dan zijn er wel een aantal dingen die je goed in de gaten moet houden. Evenementen in Nederland organiseren is al veel werk (zie dit blogartikel). Maar het organiseren van een evenement in een ander land brengt ook zakendoen in een ander land met zich mee. En daar gaat het er vaak anders aan toe dan in Nederland.
Waarom zou je eigenlijk een evenement in het buitenland willen organiseren?
Eigenlijk is het voornamelijk omdat een andere omgeving de deelnemers inspireert en verrijkt. Door de andere omgeving en cultuur komen zij tot andere inzichten en gaan met een mooie ervaring rijker terug naar Nederland. En dat heeft een positieve weerslag op jouw bedrijf.
Zo is het in de ideale situatie. Maar wat kan er dan onder andere misgaan in de organisatie van een dergelijk buitenlands evenement?
Veel voorkomende flaters
1. Je kiest een gewone locatie
Dit zorgt voor een ‘gewone’ beleving van het evenement. Leuk, maar niet echt iets extra.
Omdat de organisatie van een evenement in het buitenland toch al extra kosten met zich mee brengt, moet het wel speciaal zijn. Je wilt toch voldoende inschrijvingen om de kosten te kunnen dekken. Creëer dus een extra beleving door een spectaculaire ligging, opvallende architectuur of bijzondere geschiedenis. Of door een leuk secundair programma voor de vrije tijd naast het hoofdprogramma.
2. Je gaat alles zelf uitzoeken
Veel mensen willen vanuit Nederland het liefst zelf alles uitzoeken. Want dat kan toch zeker binnen Europa prima. En dan is het ook minder duur.
Goedkoop is zoals zo vaak hierbij duurkoop. Door het niet kunnen vergaren van de juiste informatie en het niet hebben van de juiste contacten haal je niet alles uit de organisatie van een dergelijk evenement. En door het niet (voldoende) spreken van de taal ontstaan er misverstanden en blijken er fouten gemaakt te zijn die dan weer op het laatste moment gecorrigeerd moeten worden. Dit alles brengt hogere kosten met zich mee, om het nog maar niet te hebben over de ergernis en de extra tijdsinvestering.
Neem als voorbereiding vanuit Nederland alvast contact op met het verkeersbureau van het desbetreffende land. Dit voor de eerste algemene informatie over het land waar je iets wilt organiseren.
En neem dan een lokale kracht in de arm. Voor een aantal landen is het toch wel prettig als je iemand ter plaatse hebt, die de taal goed beheerst, die de gebruiken en de gevoeligheden kent en die gebruik kan maken van een in dat land opgebouwd netwerk.
3. Je organiseert het zoals je dat zelf zou willen
Maar weet je wel voldoende wie je deelnemers zijn? Want als zij nog nooit of zelden in het buitenland zijn geweest of nog nooit een dergelijk evenement hebben bijgewoond, hebben zij misschien heel andere verwachtingen en wensen dan jijzelf. Behalve dat je voldoende van je deelnemers moet weten, is het verstandig alle informatie die je aan je deelnemers geeft, uit te leggen alsof zij nog nooit gereisd hebben. In dat geval ondervang je alle eventuele gaten in hun ervaring en kennis. Bovendien ben je er dan zeker van dat ze àlle informatie hebben.
4. De deelnemers komen zelf wel naar de locatie
Ook dat is niet heel erg netjes. Natuurlijk kun je in de informatie voor het evenement zetten dat de kosten van vervoer ter plekke voor eigen rekening zijn. Maar dan nog is het wel zo prettig om de verschillende vervoersmogelijkheden voor de deelnemers op een rijtje te zetten. Vaak kun je het ook nog voor hen vergemakkelijken door gezamelijk vervoer te organiseren. Ook zijn er soms lokale vervoerspassen mogelijk, die veel kunnen schelen in de kosten. De lokale organisator zal hierin vaak kunnen bemiddelen met de overheden en het vervoersbedrijf ter plaatse.
5. Je regelt alles vanuit Nederland
Je vertrouwt erop dat de foto’s van de website kloppen en dat ook alle andere informatie die er op de diverse websites wordt gegeven compleet is. Dan zou je nog wel eens van een koude kermis terug kunnen komen.
Het is heel belangrijk om minimaal één keer op de uiteindelijke locatie te gaan kijken. En dan niet alleen naar de locatie zelf, maar ook de omgeving en de andere diensten waar de deelnemers eventueel gebruik van maken, zoals openbaar vervoer, taxi’s en dergelijke. Ook is het belangrijk om de vertegenwoordigers van de voornaamste bedrijven waarmee je zaken doet even persoonlijk te spreken. Mensen doen namelijk toch altijd makkelijker zaken met mensen. Doe dit dan samen met je lokale contactpersoon. Niet alleen vanwege de taal, maar ook omdat diegene deze mensen waarschijnlijk al eens gesproken heeft en je dus makkelijk kan introduceren.
6. Een draaiboek heb jij niet nodig
Jij hebt dergelijke evenement al zo vaak in Nederland georganiseerd, dan is een draaiboek niet meer nodig.
Het lijkt me evident dat een goed draaiboek (in het Nederlands, maar ook vertaald naar de taal van het land) echt onontbeerlijk is. Zorg dat alles van tevoren staat als een huis. Alle afspraken gemaakt, contracten, plan voor noodgevallen, enzovoort. En dat alle betrokkenen weten wie er verantwoordelijk is, wat er gebeuren moet, als alles goed gaat, maar ook in geval van calamiteiten.
Zelf ben je als organisator natuurlijk minimaal een dag eerder aanwezig dan de deelnemers om alles nog even te controleren en kort te sluiten, samen met je lokale contactpersoon.
7. Betalen doe je net zoals anders
Net als in Nederland betaal je gewoon net als anders en let verder niet op de BTW of de eventuele andere belanstingen. Niet echt handig, want er zijn echt wel verschillen.
Zo zijn er eventueel andere valuta en dus een koers waarmee rekening moet worden gehouden. En is er de hele BTW kwestie. Zakendoen in het buitenland betekent vaak facturen met belastingen van het land waar je zaken doet. De Belastingdienst heeft een zeer nuttig overzicht van alle feiten met betrekking tot zakendoen in het buitenland. Gebruik daarvoor deze link.
Na al deze flaters en hoe ze te vermijden, zal ik misschien ten overvloede nog vermelden dat ik zelf in Frankrijk woon en mijn virtual assistance bedrijf heb. Dat betekent dat ik bij uitstek geschikt ben om jou te begeleiden bij het organiseren van een evenement in Frankrijk.
Maar dat niet alleen. Ik heb ook een heel groot netwerk van internationale VA’s, die jou eventueel zouden kunnen bijstaan bij de organisatie van een evenement in een ander land.
Mocht je dus vragen hebben over het organiseren van een evenement in het buitenland, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Als ik je zelf niet kan helpen, verwijs ik je met veel plezier door naar een van mijn collega VA’s.
Heb jij wel eens een evenement georganiseerd in het buitenland? En welke flater heb jij toen begaan?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
