Werk delegeren is makkelijker gezegd, dan gedaan. In het eerste deel over delegeren heb ik al verteld over het waarom, wanneer en aan wie je werk kunt delegeren. En in dit tweede deel ga ik het hebben over op welke manier je dan kunt delegeren. Want je delegeert niet alleen werk naar bijvoorbeeld een virtual assistant, maar er komt ook weer een resultaat terug. En soms hoef je daar niets mee te doen, behalve blij zijn dat het gedaan is, maar soms levert dat dus weer werk voor jou op. Houd daar dus ook rekening mee.
Maar nu eerst een aantal overwegingen over hoe je kunt delegeren en vervolgens wat er na het delegeren nog te doen valt.
HOE ZAL IK WERK DELEGEREN?
Uitkomst
Communiceer naar je VA natuurlijk de gewenste uitkomst en wees daarin zo specifiek mogelijk. Maar tenzij de wijze waarop cruciaal is voor de uitkomst, laat dan de VA haar eigen methoden en procedures hanteren.
Verantwoordelijkheden
Leg de grenzen van autoriteit en verantwoordelijkheid vast. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar kan de VA met vragen terecht? Moet er tussentijds gerapporteerd worden? En hoe en naar wie moeten de resultaten gestuurd worden?
Keuze
Leg ook vast waar de keuzegrenzen liggen. Ligt de volgorde van de taken vast, of kan die door de VA bepaald worden? Zijn er andere keuzemogelijkheden of is er een strak protocol?
Informatie
Geef de VA alle informatie die nodig is om de taken uit te voeren. Dat klinkt heel logisch, maar bedenk dat zij op afstand werkt en dus geen toegang heeft tot de informatie in jouw computer of op jouw kantoor. Bereid dit dus goed voor.
Ondersteuning
Laat weten op welke manier en wanneer je beschikbaar bent voor vragen. Met name bij langdurige projecten is het belangrijk regelmatige contactmomenten te hebben om eventueel te kunnen bijsturen of veranderingen door te geven. In het begin zal je misschien vaker contact willen hebben, maar zodra je weet wat je aan je VA hebt, kan er meer tijd tussen die contactmomenten zitten.
Motivatie
Erken een goede uitkomst en geef complimenten indien gepast. Het is altijd fijn te weten dat je werk gewaardeerd wordt. Als de taak zich ertoe leent kan eventueel bij een groter dan gemiddelde uitkomst een bonus in het vooruitzicht gesteld worden.
Controle
Bepaal tijdlijnen en/of deadlines. Maak eventueel een schema of bepaal wanneer de voortgang gecontroleerd gaat worden. Pas eventueel gaandeweg deze schema’s aan. Maak tijd vrij in je agenda om terug geleverd werk te controleren.
NA HET DELEGEREN
Naderhand krijg je de uitkomst van de taken weer terug. Maak dan tijd om het werk te evalueren en met de VA te bespreken. Misschien moeten er nog dingen aan toegevoegd worden, misschien moet je er zelf mee verder of misschien is hiermee de taak klaar. Weet dit van tevoren en zorg dat je hier ook tijd voor hebt.
Evalueer ook het proces met je VA en luister naar wat zij hierover te zeggen heeft. Want misschien kan het de volgende keer anders of beter aangepakt worden. Vergeet niet dat VA’s werken voor veel verschillende bedrijven en dat zij dus verschillende werkwijzen en methodes om eenzelfde taak uit te voeren kennen en beheersen
Bepaal dan samen hoe het werk delegeren (de hoeveelheid, de manier waarop en het soort werk) het meest efficiënt gedaan kan worden. Probeer beiden van elke samenwerking te leren, zodat iedereen er uiteindelijk beter van wordt.
Want de uiteindelijke uitkomst moet natuurlijk zijn dat dit werk delegeren jou meer tijd en/of meer productiviteit oplevert!
Hoe delegeer jij het liefst: geef je het werk door en laat je het verder de VA zelf bepalen en uitzoeken?
Of bereid je alles tot in de puntjes voor en hoeft de VA het alleen nog maar uit te voeren?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. In die Bibliotheek kun je daarna onder andere deze Vragenlijst voor je Potentiële VA downloaden!
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
