Vorige week heb ik in mijn blogpost ‘Plan al je blogs voor 2019’ al gezegd, dat je een blog kalender ook prima op een groot vel papier kunt maken. Maar als je het belangrijk vindt om die kalender altijd en overal te kunnen raadplegen, dan zijn daar andere programma’s of apps voor. Behalve OneNote, die een van mijn favorieten blijft, zijn er ook programma’s als Trello, die een kanban uiterlijk combineert met een makkelijke manier van samenwerken. Niet onbelangrijk als je met meerdere mensen aan iets moet werken.

Hieronder zal ik laten zien hoe je Trello kunt gebruiken om ideeën te groeperen, een blog kalender te maken en blogposts te volgen. Bovendien kun je ook nog in de verschillende etappes deadlines inbouwen, zodat je een automatische stok achter de deur inbouwt.

Met Trello beginnen

Als je Trello nog niet kent, kun je hier alle informatie vinden en je gratis inschrijven voor Trello. Er zijn ook betaalde mogelijkheden, maar voor deze blog kalender voldoet de gratis versie.

Borden maken

De eerste stap is om een bord te maken. Noem het bord zoiets als ‘blog kalender’ of zelfs ‘marketing kalender’, als je van plan bent al je marketing activiteiten erin te zetten. Je kunt de achtergrond van je bord een leuke kleur of zelfs een foto meegeven. Dit is het ‘prikbord’ waar straks alles opkomt.

Lijsten maken

Maak nu lijsten voor iedere blog categorie. Dit zijn de kolommen waar de blog posts straks in geplaatst gaan worden. Maak helemaal rechts een lijst voor je blog kalender.

Samenwerken

Als je met meerdere mensen aan een blog werkt, kun je binnen Trello heel goed samenwerken. Want met Trello werk je in de cloud. Alles over het maken van teams en de samenwerkingsmogelijkheden vind je op deze pagina.

Organiseren

Indelen in categorieën

Als het goed is, heb je al een hele lijst met ideeën en heb je al een idee in welke categorie die thuis horen. Maak dan nu van ieder idee een kaart in de bijbehorende categorie.  De titel van de kaart is de naam van de blogpost of van het idee.  Als er verschillende mensen horen bij verschillende ideeën of blogonderwerpen, kun je die teamleden ook aan de betreffende kaart toevoegen.

Kleur codes

Maak een gekleurd label voor iedere categorie en zet de naam van die categorie ook in dat label. Label nu alle kaarten van dezelfde categorie met zo’n label. Op die manier kun je in een oogopslag zien in welke categorie een blogpost thuishoort, ook al staan ze straks niet meer in dezelfde lijst.

Kalender maken

Kaarten naar kalender slepen

Kaarten die je bijvoorbeeld in de aankomende maand wilt plaatsen, kun je nu eenvoudig naar de meest rechter kolom van de blog kalender slepen.

Volgorde bepalen

Je kunt de kaarten nu in de volgorde plaatsen waarin je ze wilt gaan plaatsen op je blog. Door de kleurcodes van de labels kun je in een oogopslag zien of je onderwerpen goed gemengd zijn, of dat je juist een serie van blogs over hetzelfde onderwerp gaat plaatsen. Je kunt dus ook zien of je ieder onderwerp wel gebruikt in de komende periode. Vooral voor visueel ingestelde mensen werkt dit heel prettig.

Datum bepalen

Als de volgorde vastgesteld is, kun je een deadline of due date toevoegen aan de verschillende kaarten. Dan zul je een dag van te voren door een mail gewaarschuwd worden dat de deadline bijna bereikt is. Wees wel realistisch met het bepalen van de data voor je blogs. Je moet natuurlijk wel de tijd kunnen inplannen om deze blogs ook te schrijven.

Kalender gebruiken

Volg kaarten met labels

De individuele kaarten kun je volgen met gekleurde labels. Een stoplicht systeem is hiervoor het handigst. Hierbij geeft een rood label een blogpost aan die nog in voorbereiding is, een oranje label dat het geschreven is en de foto’s erbij gezocht zijn. En het groene label is het plaatsingslabel! Maar natuurlijk kun je ook een eigen labeling gebruiken.

Details in ‘Notes’ toevoegen

Omdat het schrijven van een blog eigenlijk altijd volgens een zelfde schema gebeurt, kun je in de ‘notes’ een checklist zetten, waarin je al die stapjes kunt afvinken. Op de foto zien jullie mijn checklist, maar die is natuurlijk ook aan te passen aan jouw manier van blogs schrijven. Zodra je de verschillende onderdelen gaat afvinken, laat het blauwe balkje zien hoeveel procent van je checklist je al afgewerkt hebt.

Klaar!

En dan, als al die vakjes van de checklist afgevinkt zijn, dan kun je je blog plaatsen! Waarschijnlijk zowel op je website als op social media. Voor social media moet je misschien nog een promotietekst maken en een foto aanpassen, afhankelijk van het social media kanaal. Daarna kun je op het vakje van de deadline klikken. Het springt dan op groen, het alarm is eraf.

Je kunt ervoor kiezen ze dan te laten staan in de blog kalender, maar ik kies er meestal voor om ze te archiveren. Dat geeft ruimte en verhoogt de overzichtelijkheid. Als je dat niet meteen doet, doe het dan een keer in de zoveel tijd, anders wordt de lijst zo lang.

Ik hoop dat ik jullie hiermee heb kunnen laten zien dat Trello een fijn hulpmiddel is bij het maken van een blog kalender. Als je eenmaal aan Trello begonnen bent, zie je steeds meer mogelijkheden voor borden, categorieën en kaarten. Laat je ook inspireren door de verschillende voorbeelden die op de Trello website gegeven worden.

Samenvatting:

• Met Trello beginnen
  • Borden maken
  • Lijsten maken
  • Samenwerken: teams maken
• Organiseren
  • Categorieën bepalen
  • Kleurcodes bepalen
• Kalender maken
  • Kaarten naar blog kalende slepen
  • Volgorde bepalen
  • Datum bepalen
• Kalender gebruiken
  • Volg kaarten met labels
  • Details in ‘Notes’ toevoegen
  • Plaatsen en archiveren

En wil je hulp bij het maken van zo’n blogkalender, al dan niet in Trello, of in het algemeen bij het onderzoek naar zoekwoorden en beeldmateriaal voor je blog, maar ook voor het plaatsen van je blog op de diverse sociale media, vraag dan een gratis oriënterend gesprek bij mij aan: info@ef-officemanagement.com

Welk hulpmiddel gebruik jij bij het maken van een blogkalender? Gebruik je Trello voor een blogkalender of ergens anders voor? Ik hoor het graag in de reacties hieronder.

Volg en like EF Office Management: