fbpx

Een Standard Operating Procedure is een stap voor stap beschrijving van een proces of procedure binnen je bedrijf.

Hoe uitgebreid je deze SOP maakt is natuurlijk afhankelijk van het proces en van je bedrijf. Dit kan gaan van een simpele checklist tot een epistel van meerdere pagina’s met diverse bijlagen.

Vorige week heb ik je al 5 redenen gegeven waarom je deze processen zou willen beschrijven. Maar nu neem ik je mee in hoe je dat dan aanpakt.

Niet alle stappen zullen voor jouw bedrijf van toepassing zijn, dus gebruik dit als een algemene leidraad voor een uitgebreide SOP. Voor een minder uitgebreide SOP laat je weg wat niet van toepassing is.

Bovendien, als het een uitgebreide SOP betreft, zul je het eerst moeten voorbereiden, het vervolgens schrijven en uiteindelijk controleren.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, dus daarom zijn deze grote stappen weer onderverdeeld in kleinere, makkelijker behapbare stappen.

SOP voorbereiden

1. Een SOP voorbereiden

Opzet

Als er al bestaande SOP’s binnen je bedrijf zijn, kun je die gebruiken als leidraad. Maar zo niet, denk dan aan deze mogelijkheden:

  • Eenvoudige stappen: dit werkt vooral bij korte, concreet processen met een duidelijke uitkomst. Behalve de noodzakelijke documentatie en veiligheidsvoorschriften is het in feite niet meer dan een lijst met stappen, waarin in eenvoudige zinnen wordt verteld wat er moet gebeuren.
  • Hiërarchische stappen: dit werkt goed voor langere procedures met bijvoorbeeld meer dan tien stappen, waarbij beslissingen genomen moeten worden, verhelderd moet worden en terminologie moet worden uitgelegd. Dit is over het algemeen een in een specifieke volgorde gestelde lijst met de hoofdstappen en de bijbehorende sub-stappen.
  • Stroomdiagrammen (flow): Als een procedure meer vertakt is, met heel veel verschillende mogelijke uitkomsten, is een stroomdiagram de beste oplossing. Je kunt ook voor deze opzet kiezen, wanneer de uitkomsten niet goed te voorspellen zijn. Ook kun je eventueel een stroomdiagram ter verduidelijking toevoegen bij de twee andere mogelijkheden.

Publiek

Voor wie schrijf je het en wat weten zij al? Pas de toon ook aan aan het taalgebruik van de gebruiker. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is. Als er mensen van verschillende afdelingen of met verschillende rollen bij de uitvoering betrokken zijn, geef dat dan ook duidelijk aan.

Opsteller of schrijver

Wie is de juiste persoon om deze SOP te schrijven? Misschien moeten er meerdere experts op andere vakgebieden bij worden betrokken, of moeten er mensen die er dagelijks mee werken over geïnterviewd worden. Een goede heldere SOP is goud waard, terwijl een slecht geschreven of foutieve SOP bij sommige processen zelfs gevaarlijk zou kunnen zijn.

Doel

Waarom moet deze SOP geschreven worden? Misschien gaat het om veiligheid, nalevingsregels of wordt het voor een training gebruikt. Als je weet waar je SOP de nadruk op moet leggen, is het makkelijker om het document om die punten heen te structureren. Het is ook makkelijker om te zien hoe belangrijk je SOP is.

SOP schrijven

2. Een SOP schrijven

Raamwerk

Een SOP bestaat, behalve uit de procedure zelf, uit vier elementen:

  • Titelpagina: deze bestaat uit de titel, een SOP identificatienummer, de datum van ingang of aanpassing, de naam van het bedrijf/afdeling, handtekeningen van voorbereiders en goedkeuring
  • Inhoudsopgave: alleen bij lange SOP’s
  • Kwaliteit en kwaliteitscontrole: zorg dat evaluatie mogelijk is en geef daartoe punten aan waarop geëvalueerd kan worden
  • Bronvermelding: maak aan het eind een lijst van alle aangehaalde naslagwerken, ook van eventuele andere SOP’s

Voorwaarden

Punten van aandacht voor het schrijven van een SOP:

  • Toepasselijkheid
  • Methodologie en procedures
  • Verheldering terminologie
  • Gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen
  • Apparatuur en voorraden
  • Waarschuwingen en problemen
  • Bondigheid en leesgemak

Interview

Als dat nodig is, kunnen van te voren alle mensen die met deze processen te maken hebben, gevraagd worden om hun deel te beschrijven. Deze kunnen dan in het totale proces ingevoegd worden.

Verduidelijking

Door gebruik te maken van bijvoorbeeld stroomdiagrammen. Vaak zijn deze plaatjes duidelijker dan een heleboel woorden. Ook kan het als een soort samenvatting van het proces dienen.

Paginacodering

Afhankelijk van de database waarin deze SOP’s binnen je bedrijf opgeslagen worden,  moet op elke pagina een korte titel of ID-nummer staan, de datum en een paginanummer.

SOP testen

3. Contrôle voor gebruik

Testen

Het beste kan dit gebeuren door iemand die er niet dagelijks mee werkt. Dan komen onduidelijkheden en fouten sneller aan het licht.

Beoordeling door gebruikers

Laat vervolgens de gebruikers er zelf naar kijken. Zij kunnen eventueel nog met aanvullingen komen.

Beoordeling door experts

Indien nodig kunnen in grotere bedrijven nog experts naar de SOP’s kijken. In ieder geval zullen er dan mensen zijn die er hun goedkeuring aan moeten geven door middel van het plaatsen van hun handtekening.

Voor het in gebruik nemen van de SOP moet je misschien eerst nog een training organiseren voor de betrokkenen medewerkers, maar het kan ook betekenen dat je het op een mededelingenbord wordt opgehangen, of direct aan de betrokken medewerkers wordt uitgedeeld. Hoe het ook zij, zorg ervoor dat je werk wordt gebruikt!

Let er ook op dat je SOP actueel blijft. Als dat niet meer zo is, zorg dan direct voor een update, zorg dat de updates goedgekeurd en gedocumenteerd worden en stuur de SOP weer rond. De veiligheid, productiviteit en het succes van je team hangen ervan af.

Zoals je ziet, kan het om een heel lang, uitgebreid proces gaan om zo’n SOP op papier te krijgen. Maar dat hoeft niet! Er zijn ook SOP’s die maar uit enkele punten op een blaadje bestaan. Wen je er alleen vanaf het begin aan,  om alles zo goed mogelijk te documenteren en vindbaar te maken, dat scheelt een hoop werk achteraf, indien de processen en procedures langer en ingewikkelder worden.

Welke SOP ga jij voor je bedrijf schrijven?

Of vind je het voor een kleiner bedrijf overbodig?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

SOP checklist

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers en krijg gratis de SOP checklist!

Klik daarvoor op deze foto >

En wil je hulp bij het maken en beheren van je SOP’s? Neem dan gerust contact met mij op.

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: