Het onboarden van een lid van je team is heel wat anders dan het onboarden van een cliënt. De relatie die je gaat hebben met een lid van jouw team is natuurlijk ook heel anders dan die met een cliënt. Dat vraagt dus ook een andere aanpak.
Een onboarding pakket met ongetwijfeld behalve een bedrijfshandboek ook een personeelshandboek lijkt me logisch. Maar voor een virtueel team horen daar onder andere ook de mogelijkheden en regels rondom het communiceren met elkaar bij. Want je loopt maar niet zo even bij elkaar naar binnen.
EEN LID VAN JE TEAM ONBOARDEN
1. Pre-onboarden
Stuur ze van tevoren een schema van de eerste dag met daarin ook de apparaten of programma’s die ze nodig zullen hebben. En natuurlijk hun login informatie.
Op die manier kan het nieuwe teamlid zich alvast die programma’s of apps eigen maken.
2. Drie maanden plan
De teamleider zou eigenlijk een plan voor het nieuwe teamlid klaar moeten hebben liggen, waarin staat wat er bekend verondersteld wordt vanaf 1 maand, 2 maanden en 3 maanden. Zo kan het nieuwe teamlid zelf zijn progressie bijhouden en op tijd aan de bel trekken.
Natuurlijk moet ook de teamleider regelmatig checken of het nieuwe teamlid nog op schema ligt.
Een voorbeeld hiervan is:
- 1 maand: het teamlid is aan alle belangrijke teamleden voorgesteld
- 2 maanden: er is een meetbare voortgang geboekt in de vereiste vaardigheden
- 3 maanden: zowel de bedrijfsdoelen als hoe hun eigen werk hierin past, is duidelijk en goedlopend
3. Vaardigheden trainen
Het leren van vaardigheden op afstand kan heel lastig zijn. Maar met live-streams of registreerde online cursussen kun je heel veel vaardigheden bijleren.
Maar ook door online vergaderingen, bedrijfspodcasts en-blogs, discussies met andere leden, nieuwsbrieven en social media posts is een nieuw teamlid al snel op de hoogte van de vereiste vaardigheden.
4. Klein beginnen
Begin met kleine taken en breid dat dan uit naar meer of naar grotere taken. Probeer dat te matchen met wat het nieuwe teamlid kan en hoe snel hij of zij de nieuwe dingen oppakt en aanpakt.
Als er meerdere teamleden zijn, laat het nieuwe teamlid dan ook zo snel mogelijk meedoen in taken met andere teamleden. Zo leren ze elkaar kennen en krijgt het nieuwe teamlid een idee van de sfeer in de groep.
5. Communicatie
Omdat je op afstand werkt is communicatie nog veel belangrijker dan wanneer je op hetzelfde kantoor zit. Een aantal Zoom sessies, zowel met de ondernemer als met de andere teamleden zorgt er vaak voor dat een nieuw teamlid zijn of haar plaats in het team sneller vindt.
De juiste manier van communicatie met de verschillende teamleden en de ondernemer moeten natuurlijk vanaf het begin helemaal duidelijk zijn. Dit kun je het beste in het proces of plan van het onboarden van je team opnemen.
6. Introductie en een-op-een
Geef het nieuwe teamlid een lijst van mensen waarmee ze in de eerste week een een-op-een gesprek kunnen plannen. Dit zijn meestal teamleden waarmee het nieuwe teamlid het meeste zal werken. Als er een team dashboard is of iets dergelijks, laat hen dan een introductie schrijven met niet alleen hun achtergrond, maar ook een aantal fun facts en hun favoriete werkwijze.
7. Mentor
Als je die mentor voor je nieuwe teamlid niet zelf wilt zijn, stel er dan een aan. Het is belangrijk dat het nieuwe teamlid iemand heeft waar hij of zijn naar toe kan met vragen, ook als die niet direct over een bepaalde taak gaan.
8. Onboarding buddies
Als er meerdere teamleden tegelijk aangenomen worden, laat hen dan ook samenkomen als buddies. Waarschijnlijk lopen ze tegen dezelfde dingen aan binnen het bedrijf en kunnen dus van elkaar leren hoe ze daarmee om moeten gaan. Laat wel de mentor controleren of ze elkaar geen dingen aanleren die niet binnen het bedrijf thuishoren.
9. Digitale integratie
Vanaf het begin krijgt het nieuwe teamlid natuurlijk toegang tot het project management programma dat binnen het bedrijf gebruikt wordt, zoals ClickUp, Trello, enzovoort. Als er nog een apart communicatie kanaal is binnen het bedrijf, moeten zij daar ook toegang toe krijgen. Een aantal bedrijven gebruikt Slack hiervoor, hoewel veel project management systemen ook geïntegreerde communicatie kanalen hebben, zoals bij ClickUp het geval is.
Nogmaals, maak ook meteen duidelijk wat de juiste manier van communiceren met elkaar is binnen het bedrijf. Als er bijvoorbeeld een hiërarchie te respecteren is, kan dat maar beter vanaf het begin duidelijk zijn.
10. Vinger aan de pols
Regelmatig moet er met een nieuw teamlid gekeken worden of alles goed gaat en alles nog op koers ligt. Die frequentie zal per bedrijf verschillen, maar zal in het begin vaker zijn en dan overgaan naar wekelijks of tweewekelijks. Vraag ook om feedback over het hele onboarding proces. Op die manier kunnen er doorlopend verbeteringen aan dit proces van het onboarden van het team worden gedaan.
SAMENVATTING
- Pre-onboarden
- Drie maanden plan
- Vaardigheden trainen
- Klein beginnen
- Communicatie
- Introductie
- Mentor
- Onboarding buddies
- Digitale integratie
- Vinger aan de pols
Dus hoe je onboarding plan er ook uitziet, het belangrijkste is dat het officiële proces binnen jouw bedrijf voor het nieuwe teamlid duidelijk is en digitaal beschikbaar is. Bovendien doet het hele team aan het onboarden mee en wordt het proces regelmatig geëvalueerd en eventueel verbeterd. Zo blijven de doelen en verwachtingen voor iedereen duidelijk, worden productiviteit en andere resultaten altijd op dezelfde wijze gemeten en beoordeeld en wordt het team een samenhangend geheel.
En dat is toch wat je uiteindelijk wilt binnen een team!
Heb jij ook een dergelijk onboarding proces voor jouw teamleden?
En welk onderdeel mis je nog in bovenstaande opsomming?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn Online Workflow op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.
En wil je hulp bij het maken van een onboarding plan voor jouw team, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een afspraak van 30 minuten in mijn agenda.
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
