HOE BEHEER(S) JE CYCLISCHE PROCESSEN?

Niet alle processen binnen je bedrijf zijn lineair; sommige zijn cyclische processen. Ze kunnen bovendien constant aan verandering onderhevig zijn. En omdat je die veranderingen wilt beheren en beheersen, heb je een vorm van proces management nodig. Lees hieronder meer over proces management en zijn meest voorkomende cyclus.

WAT IS PROCES MANAGEMENT?

Proces management is het ontwerpen, implementeren, gebruiken en aanpassen van bedrijfsprocessen. En het procesbeheer omvat hoe bedrijven verschillende processen analyseren, identificeren, wijzigen en controleren zodat het bedrijf een soepele machine wordt. Het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering omdat een slecht (werkend) proces problemen geeft, zowel voor de medewerkers als voor de klant. Proces management is niet eenmalig, maar een doorlopende, cyclische activiteit omdat zowel de processen als de omstandigheden constant veranderen.

WAAROM PROCES MANAGEMENT?

Omdat je van proces management binnen je bedrijf het volgende verwacht:

Omzetgroei: Proces management helpt bedrijfsprocessen en verschillende functies af te stemmen op de behoefte van de klant. Dat betekent automatisch een hogere klanttevredenheid, een verbeterde reputatie, en uiteindelijk een hogere omzet met verhoogde winstcijfers.
Kostenreductie: Inefficiënties en verspilling van middelen geven te hoge kosten binnen een bedrijf. Effectief proces management laat een manier zien om de verdeling van middelen te controleren en geeft het management de reden waarom de inefficiënties aangepakt moeten worden
Minder fouten: Proces management standaardiseert het bedrijfssysteem met functies en verantwoordelijkheden voor elke afdeling. Dat betekent dat elke functie en de taken van elk teamlid zorgvuldig gedefinieerd worden. Dat minimaliseert het risico door menselijke fouten in de uitvoering.
Verhoogde productiviteit: Productiviteit wordt beïnvloed door verschillende factoren. Hieronder vallen ook het juiste gebruik van middelen, mensen en werkomstandigheden. Proces management bepaalt ook de ‘best practices’ en dat zorgt ervoor dat de algehele productiviteit en efficiëntie verbeterd worden.

Oftewel, efficiëntie in je processen zorgt voor meer omzet, minder kosten, minder fouten en een verhoogde productiviteit. Maar doordat omstandigheden constant veranderen, moeten ook de processen constant aangepast worden, of in ieder geval goed in de gaten gehouden worden zodat ze snel aangepast kunnen worden. Zo blijken veel lineaire processen toch ook cyclische processen te zijn.

DE PROCES MANAGEMENT CYCLUS

Hoewel aan proces management niet een enkel stappenplan gekoppeld kan worden, omdat elke situatie en elk proces anders is, is er wel een uit zes stappen bestaande algemene levenscyclus. Als eerste is het belangrijk dat de bedrijfsprocessen en de bedrijfsdoelen op elkaar zijn afgestemd.

De proces management cyclus bestaat uit de volgende fasen:

Fase 1: Procesplanning

Alles begint met het maken van een planning. Dit plan moet dienen als richtlijn voor de teamleden die het plan uitvoeren. Proces management begint met de ontwikkeling van een plan dat de strategie en de richting duidelijk in kaart brengt. De strategie moet proces gestuurd zijn en het plan moet zodanig zijn ontworpen dat de levering van waarde aan de klant gewaarborgd wordt.

Procesplanning en strategie bestaan dus uit:

Inzicht in de strategie en doelen van het bedrijf
Identificatie en opsomming van huidige processen met analyse van de benodigde tools

Fase 2: Procesanalyse

Het opstellen van een lijst met bedrijfsprocessen is niet genoeg. Er is behoefte aan inzicht in de huidige processen. Niemand is in staat iets te beheren wat hij of zij niet begrijpt. Daarom is het doel van deze fase om erachter te komen of de huidige processen zijn afgestemd en overeenkomen met de bedrijfsdoelstellingen.

De eerste stap betreft vaak het verzamelen van informatie en gegevens over de bedrijfsprocessen.

Die worden verkregen uit

bijgehouden documentatie,
strategie,
procesmodellen
ervaringen van het team

De analyse geeft een inzicht in de zwakke en sterke punten van elk individueel bedrijfsproces en biedt de mogelijkheid om te begrijpen hoe deze de algemene prestaties van het bedrijf beïnvloeden. Er wordt gebruik gemaakt van zowel kwalitatieve als kwantitatieve analyses.

Kwalitatieve analyses worden gebruikt om inefficiënties aan het licht te brengen en om betrokken problemen te analyseren en op te lossen. Kwantitatieve analyses draaien om verbanden tussen cijfers, figuren, modellen en statistieken. Tools en methodes die hierbij gebruikt worden zijn proces simulaties en workflow analyses.

Fase 3: Design & modeleren

Afhankelijk van de resultaten van de verschillende analyses kan het nodig zijn om bestaande processen aan te passen of opnieuw te ontwerpen. Deze stap gaat dus over het bedenken van een nieuw procesontwerp.

De belangrijkste activiteit in deze fase is om te bepalen of het proces goed is zoals het is, of dat het opnieuw moet worden ontworpen voor een beter bedrijfsproces. De blauwdruk van een proces wordt getekend met behulp van een workflow diagram (zie daarvoor ook mijn blog over workflow), maar vaak genoeg worden ook beschrijvingen, diagrammen en illustraties gebruikt. Het belangrijkste is dat de methode een overzicht geeft van alle relevante processen binnen het bedrijf.

Wanneer besloten wordt dat het proces aangepast moet worden, of opnieuw ontworpen, heeft de gebruiker verschillende mogelijkheden. Als eerste is er de continue procesverbetering. Bij deze aanpak wordt stapsgewijs naar oplossingen voor een probleem binnen een proces gezocht. En er is totale procesverbetering. Bij deze aanpak wordt er gekeken naar de volledige processtructuur en wordt deze volledig opnieuw vormgegeven. Het doel van proces management is om processen beter te stroomlijnen, of om processen effectiever en efficiënter te maken.

Fase 4: Proces implementatie

Wanneer het design en het model klaar zijn is het tijd voor de implementatie van de aangepaste processtructuur. Systemische implementatie omvat het gebruik van software en technologieën. Soms zul je die al gebruiken binnen je bedrijf, maar soms gaat het ook om implementatie van nieuwe tools. Niet-systemische implementatie is wanneer deze technologische hulptools niet gebruikt worden. De keuze tussen twee zal afhangen van de aard van het proces en voor een (minder groot deel) van de kosten voor het bedrijf.

Fase 5: Proces monitoring

Zodra het nieuwe of herziene proces geïmplementeerd is, moet het gevolgd, gemeten en gecontroleerd worden. Dit moet op een continue basis gebeuren. Het doel van het proces monitoren is om benodigde informatie te verkrijgen om te bepalen of de wijzigingen of aanpassingen moeten worden gedaan in het procesontwerp.

Ook worden door het monitoren gegevens bekend over de prestaties van het proces. Die kunnen gebruikt worden om na te gaan of de hervormingen inderdaad geleid hebben tot het bereiken van de gestelde doelen. De analyse op bedrijfsprocessen geeft de belangrijkste cijfers in deze fase. Monitoring van de bedrijfsprocessen wordt vaak uitgevoerd met het behulp van dashboards.

Fase 6: Procesverfijning

Proces management zorgt dat bedrijven in staat zijn om een hoge kwaliteit bedrijfsprocessen te bereiken en handhaven. Door monitoring en controle van prestaties kunnen ze blijven innoveren en verbeteren. Deze fase heeft als doel de verbetering of verfijning van drie aspecten:

Procesprestaties
Procesbeheer
Organisatie als geheel

SAMENVATTING

Proces management gaat over het optimaliseren en standaardiseren van bedrijfsprocessen om de klant nog beter van dienst te kunnen zijn, en om nog efficiënter en effectiever te werk te gaan.

Alle dagelijkse activiteiten binnen een organisatie zijn bedrijfsprocessen. Het is aan de organisatie om te bepalen hoe deze bedrijfsprocessen uitgevoerd worden. Het beheren, aanpassen en plannen van nieuwe bedrijfsprocessen valt onder proces management.

Alles wat uitgevoerd wordt met processen moet direct gelinkt zijn aan het behalen van deze doelstellingen. Daarna worden de bedrijfsprocessen vastgelegd en vindt er een analyse op plaats. Uit de analyse blijkt of een bedrijfsproces al dan niet geoptimaliseerd kan worden.

Nadat de verbeteringen zijn aangebracht in het procesontwerp worden deze geïmplementeerd. Na implementatie wordt het proces nog geruime tijd gemonitord om na te gaan of de hervormingen inderdaad hebben bijgedragen aan het behalen van de bedrijfsdoelen.

En eigenlijk begint het dan weer van voren af aan. En blijken veel lineaire processen toch ook cyclische processen te zijn door de constante monitoring en verbetering.

Best heel logisch allemaal. En grote kans dat jij al heel veel van deze fasen automatisch doorloopt binnen je bedrijf. Maar de verschillende processen bewust doorlopen met deze fasen in het achterhoofd geeft nog veel meer efficiëntie uiteindelijk.

Welke fasen doorlopen de (cyclische) processen nu al regelmatig binnen jouw bedrijf?

En aan welke fase(n) mag je nog meer aandacht geven in de toekomst?

Laat het mij in een commentaar hieronder weten!

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn mails op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.

En wil je hulp bij het beheren/beheersen van de (cyclische) processen binnen jouw bedrijf, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom afspraak van 30 minuten in mijn agenda.