Inboxmanagement, of het checken, organiseren en beantwoorden van e-mail is voor jou als ondernemer een must, maar ook een tijdrovend werkje. Bovendien ben je vaak geneigd je e-mail meerdere keren per dag te controleren, zodat je focus vermindert op waar je eigenlijk mee bezig bent.

Ook gebruiken veel ondernemers hun inbox als verijdelde to-do lijst en werken ze vanuit hun inbox. Dit in plaats van hun e-mail zodanig te organiseren dat er een logische verdeling is en er geen onnodige mails meer in de inbox zitten, maar er ook geen mails meer over het hoofd gezien worden.

Zowel inboxmanagement als het organiseren van je e-mail inbox kun je zelf heel goed doen, maar op een gegeven moment is het misschien toch handiger om dat deels door een virtual assistant te laten doen.

Hulp van een VA bij inbox management

Afspraken maken

Veel van je mails zullen gaan over het maken van afspraken. En zeker als je met meerdere mensen probeert een afspraak te maken is dat een heel gedoe. Denk dan ook eens aan een tool als Calendly, waarmee anderen een afspraak kunnen maken op door jou aangegeven dagen en tijden in jouw agenda. Zij boeken een afspraak, moeten eventueel wat vragen beantwoorden, jij krijgt er een bericht van en de afspraak is gemaakt in de door jou gekoppelde agenda zonder dat jij je er mee bezig hebt hoeven houden.

Standaard antwoorden

Dit bespaart een heleboel tijd. Want hoe vaak typ jij dezelfde soort antwoorden in op dezelfde soort vragen? Soms zijn die standaard antwoorden maar kort, maar soms is het ook een langere uitleg bijvoorbeeld. En iedere keer typ je weer hetzelfde.

Dan zijn standaard antwoorden of ‘canned responses’ een uitkomst. Ze zijn onder andere mogelijk als ‘canned response’ in Gmail of ‘quick steps’ in Outlook. Maar ook andere e-mail clients hebben de mogelijkheid voor deze standaard antwoorden die in een mail ingevoegd kunnen worden.

Inbox organisatie

Er zijn verschillende manieren om je inbox te organiseren. Getting Things Done is zo’n methode, of Zero Inbox is een andere.

Over het algemeen kun je binnen de verschillende e-mail clients deze mogelijkheden, of een equivalent hiervan, gebruiken:

• Sterren (of andere symbolen): hiermee kun je bepaalde berichten een classificatie geven
• Filters en tags: hiermee worden bepaalde berichten al voor je inbox onderschept, krijgen een tag of een label en worden in een bepaalde folder gezet.
• Meerdere inboxen: deze mogelijkheid is er niet bij iedere e-mail client, maar creëert tot 5 verschillende inboxen en is te gebruiken samen met de sterren en de filters en tags om al je e-mails te organiseren.

Waarom een VA inhuren voor inboxmanagement ?

1. Je bent te veel tijd kwijt met je e-mail checken en organiseren

2. Je krijgt je mail niet georganiseerd of brengt de discipline er niet voor op

3. Je mist regelmatig e-mails en mist daardoor afspraken of zelfs klanten

4. Je bent te veel tijd kwijt met het doorspitten en beantwoorden van simpele mails

Hoe gaat inboxmanagement door een VA praktisch in zijn werk?

Toegang tot jouw e-mail accounts

Hier zijn verschillende manieren voor. Je kunt de VA complete toegang geven tot jouw e-mail accounts door haar jouw inloggegevens te sturen, al dan niet via een password manager (bijvoorbeeld Lastpass). Zo’n password manager kun je ook zodanig instellen dat de VA jouw inloggegevens niet kan zien. Ik heb al eens eerder beschreven hoe je precies veilig wachtwoorden met je VA kunt delen.

Maar ook e-mail clients als Outlook en Gmail hebben de mogelijkheid een derde toegang te geven tot jouw e-mail met een ander wachtwoord.

Een derde mogelijkheid is het creëren van een apart account voor mails die niet door jouw VA behandeld zullen worden. Dan kun je de inloggegevens van het algemene account aan de VA geven. Deze laatste mogelijkheid is ook handig als je bijvoorbeeld op vakantie of vrij bent. Dan kunnen hele urgente mails of andere urgente communicatie met je VA via het aparte account verlopen.

E-mail categorieën

Maak een lijst van het soort e-mails die je krijgt. Natuurlijk is er verschil tussen een privé en een zakelijke mail, maar ook die zakelijke mails kun je waarschijnlijk in categorieën opdelen. Dit maakt het makkelijker om te beslissen hoe je e-mails georganiseerd moeten worden en ook welke soort mails wel of niet door jouw VA beantwoord kunnen worden. Vergeet ook niet te bepalen welke e-mail weggegooid mogen worden.

E-mail beantwoorden

Bedenk hoe je wilt dat jouw VA de e-mail ondertekent. Met haar naam, met of zonder ‘namens jou’ of ‘namens het bedrijf’ of ‘VA van’, et cetera.

Bedenk ook bij welke mails het belangrijk is dat jouw VA in de eerste zin even uitlegt wie zij is en namens wie zij deze mail schrijft.

Geef duidelijk aan welke e-mails per se door jouzelf beantwoord moeten worden. En misschien ook hoe dit in geval van twijfel aangegeven kan worden.

Standaard antwoorden

Omdat jouw VA waarschijnlijk veel standaard antwoorden op mails zal moeten geven, moet je wel even de tijd nemen om deze antwoorden zorgvuldig op te stellen en te communiceren in welke precieze gevallen deze standaard antwoorden gegeven kunnen worden.

Soms zijn er meerdere stappen in een standaard e-mail conversatie mogelijk. Bedenk zo veel mogelijk standaard scenario’s en bedenk daar de bijbehorende antwoorden bij. Maak hiermee de kans zo groot mogelijk dat de e-mailer het juiste antwoord krijgt.

Feedback

Maak zeker in het begin ook tijd voor het geven van feedback en het bijsturen van je VA met betrekking tot haar inboxmanagement. Naarmate zij beter is ingewerkt kan de tijd hiertussen natuurlijk langer worden, maar laat het wel een regelmatig terugkerende afspraak zijn. Dat is voor beiden prettig en nuttig.

Zoals het gaat met alle werkzaamheden die je uitbesteedt, maak tijd voor jouw voorbereidende fase en maak tijd voor de voorbereiding van je VA op jouw inboxmanagement. En vergeet daarna niet regelmatig een afspraak in te plannen voor feedback. Zo zorg je voor een naadloze overgang naar het vrijmaken van tijd voor jou als ondernemer.

Ben jij op het ogenblik te veel tijd kwijt met je e-mail? Of is het onoverzichtelijk?

En zou je dit wel deels willen overdragen aan een virtual assistant?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Vragenlijst voor je Potentiële VA downloaden!

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: