In dit tweede deel over productiviteitstips gaat het over jouw organisatie, workflow en processen. Als dat goed op orde is, volgt meer productiviteit vanzelf. Haal de tips die voor jou en jouw bedrijf van toepassing zijn eruit en zie dan welk effect dat heeft!
ORGANISATIE TIPS
Hoe vaak ben je ergens aan begonnen en vervolgens op een zijspoor geraakt door de rommel op je bureau? Hoe vaak heb je niet kunnen vinden wat je nodig hebt omdat je digitale werkplek verspreid en ongeorganiseerd is? Als je bent zoals de meeste mensen, is het antwoord: ‘veel’.
De waarheid is dat als je werkruimte rommelig en ongeorganiseerd is, het moeilijk zal zijn om je te concentreren en iets gedaan te krijgen.
? Gebruik de Eisenhower-matrix om je taken op prioriteit te organiseren
? Ruim je fysieke werkplek op
- Hou je bureau en kantoorruimte vrij van rommel zoals afval, diverse items en eigenlijk alles wat niets te maken heeft met het werk dat je doet
? Ruim je digitale werkplek op
- Maak mappen, groepsbestanden, taken, enz. op basis van projecttype en categorieën voor snelle zoekopdrachten
- Gebruik een consistente en relevante naamgevingsconventie voor je mappen, taken, documenten, enzovoort.
- Doe elke week een digitale audit en verplaats onnodige bestanden naar de prullenbak
Het belang van het uitvoeren van een wekelijkse opruimronde van je digitale werkplek en kantoorruimte is echt heel groot. Laat de dingen zich niet opstapelen! Door beide gebieden van tijd tot tijd te organiseren, kun je toekomstige afleidingen en frustraties vermijden en onnodige zaken die je workflow en concentratie kunnen verstoren opruimen.
WORKFLOW EN PROCESSEN
Als het gaat om productief zijn, is er geen pasklaar antwoord. Wat voor een ander werkt, werkt misschien niet voor jou, en dat is oké! Het opzetten van een routine en het creëren van een systeem kan je helpen om je meest productieve manier van werken te vinden.
? Plan de volgende werkdag voor het slapengaan
- Een productiviteitstip die mijn werk verbeterde en stress verminderde, is het plannen van mijn taak voor het slapengaan. Voordat ik naar bed ga, noteer ik de taken die ik de volgende dag moet doen. Dus als ik ’s ochtends wakker word, hoef ik me geen zorgen te maken of te kijken wat ik moet doen.
- Er zijn altijd nieuw binnenkomende dingen die je plannen en productiviteit verstoren. Probeer ze te negeren en je te concentreren op je werk. Je haalt dan ’s avonds alle meldingen op en plant de volgende dag in. Op deze manier slaap je goed, wetende wat je de volgende dag gaat doen. Met de strategie die je de vorige avond hebt gemaakt, kun je meteen ’s ochtends beginnen!
? ‘Eat the frog’
- Bij deze methode doe je je belangrijkste en grootste taken ’s ochtends als eerste. Je bent dan namelijk nog fris en fruitig. En zoals Mark Twain ooit zei: “Eet ’s ochtends als eerste een levende kikker en er zal de rest van de dag niets ergers met je gebeuren”.
- Bonus: Grote taken vroeg gedaan krijgen = Dopamine niveaus omhoog: alertheid, focus, creativiteit, concentratie en het activeert het lange termijn geheugen.
? Werk met zo min mogelijk programma’s of apps
- Verkort de schakeltijd tussen apps en breng al uw werk samen op één plek: een gecentraliseerde hub. Je kan ook profiteren van app-integraties om al uw meest gebruikte apps met elkaar te verbinden voor een naadloze workflow. Dit zal meer tijd vrijmaken voor belangrijk werk en dus de weg vrijmaken naar productiviteit.
? Splits taken op in subtaken
- In plaats van verschillende taken afzonderlijk aan te pakken of aan je freelancers te geven, kan je proberen één doel te maken en dan subtaken onder de teamleden te verdelen. Deze methode zal waarschijnlijk beter werken omdat elk van hen een specifiek ding te doen heeft. Dus zullen ze al hun energie geven om deze taken te voltooien. Zo wordt de last over meerder teamleden gespreid.
? Gebruik de Pomodoro-techniek
- Werk in intervallen van 25 minuten om de aandacht en focus te maximaliseren. De Pomodoro-techniek is een timemanagement techniek die geweldig werkt voor degenen die het moeilijk vinden om zich op één taak tegelijk te concentreren. En het is ook handig voor uitstellers en voor perfectionisten die te veel tijd nemen om een taak te blijven verbeteren of erover na te denken.
? Begin met time-blocking of time-boxing
- Dit is een effectieve timemanagement tip die je dwingt om tijd voor specifieke taken te blokkeren en je alleen op die taak te concentreren in plaats van te multitasken.
- Blokkeer niet-onderhandelbare en ononderbroken tijd in je schema om afleiding te beperken, vermijd het kijken naar andere taken en kom in je “productieve flow-staat”.
? Blokkeer ‘focustijd’ in je agenda
- Het is gemakkelijk om in eindeloze Zoom vergaderingen te vervallen als je op afstand of hybride werkt. Er worden tegenwoordig heel makkelijk Zoom vergaderingen afgesproken, terwijl het onderwerp eigenlijk ook via een mail afgehandeld had kunnen worden. Vaak schakelen tussen gefocust, individueel werk en vergaderingen kan heel storend zijn voor je productiviteit. Om dit tegen te gaan, blokkeer je ‘focustijd’ in je agenda om ervoor te zorgen dat je voldoende tijd op de dag hebt om gedaan te krijgen wat nodig is.
Welke van de bovenstaande tips heb jij het hardste nodig in jouw bedrijf?
En ga je die dan ook invoeren?
Laat het mij in een commentaar hieronder weten!
Zoals gezegd is dit het tweede deel van een drieluik met productiviteitstips. Deel 1 vind je hier en volgende week volgt deel 3.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn mails op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna veel handige GRATIS documenten downloaden.
En wil je hulp bij het stroomlijnen en invoeren van productiviteitstips binnen jouw bedrijf, maak dan voor een vrijblijvend gesprek met mij over dit of over een ander onderwerp een Zoom afspraak van 30 minuten in mijn agenda.
