Tijd besparen willen we allemaal wel, want tijd is geld. Een van de oplossingen hiervoor is het invoeren van systemen of workflows, die tijd besparen, zorgen voor meer inkomsten of besparingen en zorgen dat je meer gedaan krijgt.
De belangrijkste manieren waarop je systemen kunt invoeren binnen jouw bedrijf, zijn:
1. Automatiseren
Waarschijnlijk zijn er veel zaken binnen je bedrijf die je nu handmatig doet en die je zou kunnen automatiseren. Door automatiseren bespaar je niet alleen tijd, maar voer je vaak ook een verbetering door.
Bijvoorbeeld het posten op social media. Handmatig kost dat best veel tijd iedere dag. Als je dit nu een keer in de week of maand zou doen met een programma als Later, Hootsuite, Buffer en dergelijke, bespaar je heel veel tijd.
Voor heel veel taken die je nu handmatig doet, is er waarschijnlijk wel een vorm van automatisering mogelijk.
2. Uitbesteden
Kun je het niet automatiseren, dan kun je het wel uitbesteden (of beide!). Want hoeveel taken doe jij nu in jouw bedrijf waarvoor je eigenlijk te duur bent? Al dit soort taken zou je dus eigenlijk moeten uitbesteden. En jouw waardevolle tijd zou jij ergens anders in je bedrijf beter kunnen besteden.
Dus investeer in je bedrijf door allerlei taken die jij niet zou moeten doen, uit te besteden aan een virtual assistant bijvoorbeeld.
3. Opschalen
Hierbij doe je zelf een stap terug. Niet helemaal natuurlijk, maar voornamelijk uit de dagdagelijkse praktijk. Je vormt een team om je heen die het gros van dagelijkse dingen uitvoert, terwijl jij je bezig houdt met de bedrijfsvoering en enkele kerntaken. Dit noemen ze ook wel opschalen. En dit is waar de grootste groei ligt. Want jij hoeft niet alles zelf te doen.
Het invoeren van systemen is hierbij heel belangrijk, om ervoor te zorgen dat alles altijd op dezelfde manier gebeurt, met dezelfde kwaliteit.
Wat hierbij ook kan helpen is het verzamelen van taken. Hierbij worden dezelfde soort taken allemaal tegelijk gedaan en dan ook vaak op dezelfde dag in de week of maand. Bijvoorbeeld het schrijven van social media posts voor de hele maand op een dag. Dit scheelt een heleboel tijd ten opzichte van het schrijven van deze posts op dezelfde dag dat ze gepost worden.
Een aantal voorbeelden van het invoeren van systemen.
Klanten communicatie
Als je met langdurige cliënten werkt, is een follow-up systeem echt heel belangrijk. De druk en het initiatief moet namelijk nooit bij de cliënt liggen maar bij jou. En om die verschillende conversaties met die cliënten in de gaten te kunnen houden, heb je een systeem nodig. En of je dat nu doet met een project management systeem of met een CRM systeem (= customer relationship management), het doel blijft hetzelfde: geen cliënten communicatie door de mazen van het net laten glippen.
Met deze systemen kun je ook op een makkelijke manier een workflow opzetten, zodat bepaalde zaken altijd op een bepaald tijdstip voor elkaar zijn bijvoorbeeld. Het vermindert ook het aantal vragen dat je van cliënten via mail, telefoon of apps krijgt, dus ook daar bespaar je tijd.
Blog en social media posts
Ook bij blog en social media posts kun je systemen invoeren. Maak maar eens een lijst van alle taken die moeten gebeuren voordat een blog artikel op je blogpagina staat. En wat ervoor nodig is om een serie social media posts te maken. Als je al die taken nu nog zelf doet, bedenk dan welke van deze taken je zou kunnen automatiseren of uitbesteden. En hoeveel tijd je dat gaat besparen.
Dit zijn natuurlijk maar twee voorbeelden, maar er zullen er waarschijnlijk veel meer zijn binnen jouw bedrijf.
En ik begrijp dat het niet voor iedereen mogelijk is om werk uit te besteden. Zeker als je net met je bedrijf begonnen bent. Maar bedenk dan alvast welke taken je nu slimmer zou kunnen uitvoeren, door te automatiseren waar je kunt. En bedenk ook welke taken je als eerste zou willen uitbesteden, zodra je daar de investeringsmogelijkheid voor hebt.
Een andere manier van systemen invoeren, maar dan minder geautomatiseerd, is het hebben van SOP’s (Standard Operating Procedures) voor allerlei taken die herhaalbaar zijn. Daar heb ik al eerder twee artikelen over geschreven. Allereerst een artikel over de redenen waarom je die processen zou moeten beschrijven en een over hoe je zo’n SOP dan schrijft. SOP’s zijn toepasbaar bij alle drie manieren van het invoeren van systemen die hierboven genoemd zijn.
Werk jij met systemen binnen je bedrijf?
En vallen die dan onder automatiseren, uitbesteden of opschalen?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!
En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Zoom gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
