Als je een kleiner bedrijf hebt, dan is het nog belangrijker dat je goed met je tijd omgaat, omdat er maar weinig mensen of niemand is om op terug te vallen. Dan moet je dus nog beter zijn in time management. En daar kunnen de 4 D’s van time management bij helpen.
Natuurlijk schreef ik al eerder artikelen over time management. Erger nog, mijn eerste blogartikel ging over time management. Ook schreef ik een artikel over time management voor mompreneurs. Ook schreef ik al eens over de overeenkomsten tussen management van tijd en van geld. En mijn artikel over uitstelgedrag is ook een pleidooi voor time management.
En dan heb ik het nog niet over de artikelen over verschillende online tools die je een hoop tijd kunnen besparen.
Kortom time management is waar mijn interesse ligt.
DE 4 D’S VAN TIME MANAGEMENT
De 4 D’s van time management zijn
1. Doen
Is het iets dat in een korte afgebakende tijd gedaan kan worden en het past in je schema, doe het dan gewoon. Als het belangrijk genoeg is en je hebt er tijd voor, dan kun je het maar beter gedaan hebben.
2. Deleten
Is het niet iets voor jou en is het je tijd niet waard, dan weg ermee!
3. Doorschuiven
Is het iets dat niet nu hoeft te gebeuren, maar waar je in de toekomst nog wel naar wilt kijken, of waar nog iets aan toegevoegd moet worden, schuif het dan door naar later. Zet er wel duidelijk bij naar wanneer dan.
4. Delegeren
Moet het niet door jou gedaan worden, maar beter door iemand anders, maar wil je met het resultaat nog wel iets doen, dan kun je het beter aan iemand delegeren, die het na completering weer naar je terugstuurt.
Dat lijkt behoorlijk simpel. Als je al het werk dat op je bordje beland op deze manier behandelt, heb je in no-time je prioriteiten bepaald en kun je aan het werk.
Maar daarnaast heb ik nog 5 tips op een rijtje gezet en uitgelicht zodat jij daar je voordeel mee kunt doen.
5 EXTRA TIME MANAGEMENT TIPS
1. Meet wat je doet
Gebruik een online tool als Toggl (maar er bestaan ook nog heel veel andere tools die hetzelfde doen) om alle vaste werkzaamheden in je bedrijf te meten. Zo krijg je een idee van hoe lang bepaalde werkzaamheden duren. Op die manier is het makkelijker tijd in te plannen voor die werkzaamheden.
Doe dit na een bepaalde periode weer eens. Sommige werkzaamheden zullen door ervaring sneller gaan en inmiddels zijn er misschien nieuwe werkzaamheden bijgekomen.
2. Identificeer tijdlekken
Met tijdlekken bedoel ik dingen waar je tijd aan spendeert, maar die niet tot de werkzaamheden van je bedrijf behoren, zoals privé surfen op social media, aan de telefoon kletsen met vrienden en dergelijke. Niet erg dat je dat soort dingen doet gedurende de dag, maar het moet wel binnen de perken blijven.
3. Blok je tijd
Tijd blokkeren of timeboxing is een manier waarin je een bepaalde hoeveelheid tijd blokkeert voor een bepaalde activiteit. Want je weet nu hoeveel tijd je met je verschillende werkzaamheden bezig bent (zie 1.), dan blokkeer je die tijd in je agenda, met een redelijke marge voor onverwachte vertragingen. Nu kun je ook een of meer momenten op de dag inplannen voor je tijdlekken (zie 2.). Met name op momenten dat je weet, dat je toch minder effectief werkt. Voor mij is dat rond vier uur ’s middags; dan heb ik altijd een dip in mijn concentratie. Maar dat ligt voor iedereen anders. Plan op die momenten dus iets dat niet je volle concentratie vergt, terwijl je toch iets doet wat belangrijk voor je is.
4. Delegeer zonder loslaten
Daarmee bedoel dat je wel bepaalde werkzaamheden kunt delegeren, maar dat je ze niet op een ander kunt dumpen en dan weglopen. Er zit een voortraject aan delegeren, waarin de overdracht wordt voorbereid. Tijdens het delegeren houd je een vinger aan de pols en ben je beschikbaar voor vragen (op vastgestelde tijden). En na het delegeren wordt er geëvalueerd, zodat het de volgende keer nog beter verloopt. Dat lijkt veel werk, maar als dit soort systemen een keer zijn opgezet, verloopt het eigenlijk allemaal heel soepeltjes en natuurlijk.
5. Laat je niet afleiden
Zoals je weet, schreef ik daar al een eerder een heel artikel over. Maar ik blijf het nog maar even herhalen. Natuurlijk komen er gedurende de dag allemaal leuke, interessante en financieel aantrekkelijke projecten langs. Duik daar niet meteen bovenop! Noteer, parkeer en bewaar ze op een vaste plaats en plan tijd in om ze op een ander moment rustig te beoordelen. Als het werkelijk zo’n enorme buitenkans is, dan verdient zo’n project dat ook. Maar wijk niet te ver van je vastgestelde schema af, want anders krijg je nooit wat gedaan!
Ik denk nu dat zowel met de 4 D’s van time management als met deze 5 tips je weer een heleboel tijd kunt winnen!
Welke van deze 4 D’s van time management of deze 5 tips pas je al toe?
En welke tip zou je hier nog aan toe wilen voegen?
Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.
Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan kun je daarna onder andere deze gratis Timeboxing template downloaden!
Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:
