Dit afgelopen jaar heb ik heel veel online VA tools uitgeprobeerd, zowel apps als programma’s die het leven van een VA, maar ook van iedere ondernemer makkelijker maken. Zoals zo vaak, passen sommige tools beter bij jou en bij jouw stijl van ondernemen, dan andere.

Hoewel het niet alle tools zijn waar ik gebruik van maak, volgen hierna een aantal VA tools die ik nu nog steeds gebruik. Sommige daarvan zal ik volgend jaar ook nog gebruiken, maar andere zal ik in 2020 vervangen.

OneNote

Dit lijkt een beetje een vreemde eend in de bijt van de VA tools, maar het is een handiger programma dan je denkt. In het begin gebruikte ik OneNote werkelijk voor alles! Maar beetje bij beetje heb ik een aantal taken overgeheveld naar andere tools.

Nu blijft OneNote mijn persoonlijke en werk Wiki, bevat het al mijn lijsten en schrijf ik er al mijn blogs in. Meer uitleg over gebruik van OneNote vind je in dit blog en dit blog, dat ik over mijn favoriete tool schreef.

LastPass

Iedere ochtend is dit de eerste tool die ik open, omdat het vervolgens het openen van allerlei programma’s vergemakkelijkt. Nergens hoef ik meer gebruikersnamen en wachtwoorden in te typen, want die vult LastPass automatisch voor me in (als hij ze kent, natuurlijk).

Dit is behalve voor de programma’s voor mijn eigen gebruik, met name heel handig bij het gebruik van programma’s voor klanten. Want ik kan al die verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden natuurlijk niet onthouden. Zij hebben die gegevens al dan niet met mij gedeeld via LastPass zelf, waarbij het niet eens nodig is dat ik zie wat die gegevens zijn. Voor meer informatie hierover kun je dit blog lezen.

Gsuite

Natuurlijk voor de mail en alle extensions die je eraan kunt hangen. Maar ook Google Drive voor het delen van documenten met cliënten en Google Forms gebruik ik veel.

ClickUp

Mijn favoriete projectmanagement tool is ClickUp. Ik schreef daar al eerder dit blog over. Ik gebruik de gratis versie en die is al zo uitgebreid, dat ik daarvoor echt niet de betaalde versie nodig heb.

Ondertussen heb ik zowel voor cliënten als voor mezelf al veel van de andere projectmanagement tools uitgetest, maar ik blijf steeds terugkomen bij ClickUp.

De enige die ik nog wel verder ga onderzoeken in het nieuwe jaar is Adminja. Dat is een projectmanagement tool speciaal voor virtual assistants.

Toggl

Daarmee registreer ik de tijd die ik voor mijn cliënten werk. Je kunt per tijdsmeting aangeven voor welke cliënt, voor welk project en welk onderdeel het is. Aan het einde van de maand draai ik dan een rapport uit als PDF en kan dat dan aan de cliënt sturen.

Zoom

Dit is een welbekend programma waarmee je meerdere personen realtime kunt praten, waarbij je elkaar kunt horen en/of zien. Het is een stabieler programma dan bijvoorbeeld Skype. Ik gebruik het met name voor het een op een contact met (potentiële) cliënten, met name als je elkaar ook wilt zien.

Daarnaast kun je met Zoom ook webinars geven, al is dat niet iets waar ik het voor gebruik.

Later

Hiermee plan ik posts in op Facebook, Instagram en Pinterest. Met de gratis versie kun je per platform 30 posts plannen en dat is voorlopig genoeg. Natuurlijk kan het plannen op Facebook en Instagram ook via Creator Studio tegenwoordig, maar ja, ik ben nu eenmaal gewend aan deze routine via Later. Dus dat laat ik nog maar even zo.

Audacity

Dit is het programma dat ik gebruik voor het monteren van podcasts voor cliënten. Redelijk simpel in gebruik en als je er niet uitkomt, zit er een hele goede uitgebreide handleiding bij. Zie ook dit blog over het eenvoudig monteren van podcasts.

Movie Maker

Er zijn heel veel verschillende mooie programma’s om video’s mee te monteren. En ik heb er al een heleboel uitgetest. Maar omdat ik vaak alleen maar korte eenvoudige video’s te monteren heb, grijp ik toch vaak even naar Movie Maker. Simpel, snel en met genoeg eigenschappen om een mooie video af te leveren.

TiimeAE

Op het ogenblik gebruik ik hier in Frankrijk een gratis boekhoudprogramma dat speciaal is voor het fiscale regime waar ik onder val.

Maar in het nieuwe jaar ga ik eens serieus kijken naar QuickBooks, dat een iets uitgebreider programma is en dus ook niet gratis.

Een boekhoudprogramma vind ik wel praktischer dan bijvoorbeeld een Excel sheet, want het heeft natuurlijk allerlei eigenschappen die het je makkelijker maken om overzicht te krijgen en bepaalde rapporten uit te draaien. Met een aantal boekhoudprogramma’s kun je ook je sociale lasten en belastingen betalen.

Printfriendly

Dit is zo’n extensie die ik heel vaak zowel zakelijk als privé gebruik. Van iedere webpagina kun je een print, een PDF of een e-mail maken. Bovendien kun je onderdelen die je er niet in wilt hebben, er gewoon uithalen. Erg praktisch!

Natuurlijk gebruik ik nog veel meer VA tools, maar dat is dan meer sporadisch of omdat mijn klanten er graag mee werken. Want natuurlijk pas ik mij vaak aan door programma’s te gebruiken waar mijn klant al bekend mee is.

Aarzel ook niet om een VA te vragen, welke programma’s of apps handig zijn om mee te werken. De meeste VA’s kennen heel veel programma’s en kunnen je daar makkelijk op antwoorden of je een duwtje in de goede richting geven.

Wat is jouw favoriete online programma of app?

Laat het mij graag in een commentaar hieronder weten.

Wil je meer tips over ondernemen, bloggen, social media, VA tools, organiseren en nog veel meer, schrijf je dan in voor mijn VA News voor ondernemers op de Bibliotheek pagina. Dan krijg je het wachtwoord voor de Bibliotheek, boordevol te printen en te downloaden documenten ook nog per mail toegestuurd!

En wil je mij persoonlijk spreken over dit onderwerp of over iets anders, kies dan zelf een moment in mijn agenda voor een gratis 30 minuten Skype of Zoom gesprek of stuur even een mail naar esther@ef-officemanagement.com

Pin deze afbeeldingen, behorend bij dit artikel:

Volg en like EF Office Management: